审批Office 365 轻松上手指南 - SharePoint Online (四)

2.7.业务流程自动化、项目协作效率高

2.7.1.典型需求

传统的纸制人工审批流程已经无法适应移动时代和远程办公的要求因此公司希望能够实现流程审批的自动化管理将提交的审批项目 如文档审批、请假审批、报销审批等自动通过邮件传送至指定人员进行审批从而实现企业内多种审批流程的自动化管理。

2.7.2.应对方案

2.7.2.1.配置二级“差旅报销”审批工作流部门主管审批后经理审批

步骤1 依次打开“SharePoint”—“工作组网站”—“网站内容”—“新建”—“列表”输入列表名称如 “差旅报销”然后点击“创建”。

步骤2点击“差旅报销“列表然后依次点击“...”—“设置”在新弹出的栏目界面中添加所需的栏目如 “出差事由”、 “出差地点”、 “开始时间”、 “结束时间”、 “出差天数”、 “报销金额”、 “费用明细” “审批状态”几个栏目。

其中审批状态的设置如下图

步骤3 用SharePoint Designer打开该SharePoint工作组站点。

站点网址为 https://microsoft.sharepoint.cn/Lists/List 不要加后面的ALLLtems

步骤4点击“列表工作流”—“差旅报销” 输入名称和描述然后将工作流类型选定为默认的“SharePoint 2013工作流”。

步骤5将当前第一阶段命名为“工作流初始化”。

步骤6点击工作流正文处然后再点击菜单栏中的“操作”—“设置当前项目中的字段“将“审批状态”设置为“待部门主管审批”。

步骤7将光标放在“工作流初始化”阶段的底部然后右击鼠标—“阶段” 将下一个新阶段命名为“部门主管审批”。

步骤8在“工作流初始化”阶段的“切换到阶段”右击—“请转到阶段“然后选择转到

“部门主管审批”阶段。

步骤9将光标放在“部门主管审批”阶段的工作流正文处然后点击“操作”—“设置工作流状态“将工作流状态设置为“部门主管审批中”。

步骤10将光标放在将工作流状态设置为“部门主管审批中”的底部然后点击“操作”—

“分配任务”将任务分配给部门主管“ZG@microsoft.com”。

注意在将任务分配给部门主管“ZG”的选择弹窗处输入任务标题和描述“请部门主管审批”。

步骤11将光标放在“分配任务“的底部点击“右键”—“如果任何值等于值”然后设置为如果“变量结果”等于“已拒绝”。

注意在“如果”处点fx按钮在弹窗中数据源选择“工作流变量和参数” ,在值处选择“变量:结果”然后点击“确定”。

步骤12在条件语句的下方将“审批状态”设置为“申请驳回”。

步骤13将光标放在“审批状态设置为申请驳回”的底部然后将工作流状态设置为“部门主管已驳回申请”。

步骤14将光标放在整个大的条件语句底部使得再次插入的条件语句与上一个条件语句平行 根据步骤1 1的操作  如果“变量:结果”等于“已批准”将“审批状态”设置为

“部门主管审批完成待经理审批”。

步骤15将光标放在部门主管审批”阶段的底部将下一新阶段命名为“经理审批”。

步骤16右键“部门主管审批”阶段的“转到阶段”处添加一个条件语句如果“变量:结果”等于“已批准“选择转到“经理审批”阶段其它选择转到“工作流末尾”。