2.4.日程管理更灵活、会议组织更轻松
2.4.1.典型需求
公司开展的很多会议都是由助理打电话通知相关与会人员为了将所有人约齐助理需要打电话通知到每个与会人员了解每个与会人员的空闲时间最终才能把具体会议时间定下来通常一个大型会议要约好几天才能定下来效率太低沟通成本太高。 为了降低沟通成本提高会议组织效率公司希望大家将自己的日程安排进行共享以便同事之前可随时查看到每个人的闲/忙状态以及时间安排会议组织者也可根据闲/忙状态快速组织会议。
2.4.2.应对方案配置共享日历
步骤1 用您的Office 365帐户登录Office 365然后点击“日历“。
步骤2右键单击“其他日历”然后再单击“打开日历”。
步骤3在“从目录”中搜输入您要打开的共享日历人员的邮箱地址点击“打开”
步骤4按照此方法将公司每个人的共享日历邮箱全部打开则您就可以通过共享日历很方便的时刻了解到每名员工每天的日程安排根据员工的闲/忙状态快速组织会议在提高工作效率的同时也大幅降低了沟通成本。
2.5.邮件群组轻松搭建、团队协作更高效
2.5.1.典型需求
为提高项目团队的协作效率公司希望能够集中管理共享文档、对话、会议和OneNote方便项目团队内部人员和外部的人员进行高效协作以多种方式安全共享项目信息。
2.5.2.应对方案配置Office 365 Groups
步骤1 在Office 365管理界面中依次点击“组“——”添加组“
选择组的类型输入组的名称和ID并设置好权限。
组创建成功后会出现在Office 365组列表中如图
步骤2双击打开刚创建的Contoso组然后依次点击成员后边的“编辑“——”添加成员“将所需的成员添加到Contoso组中成员添加好后即可以看到此组中所包含的所有成员。
步骤3打开Office 365网页版邮箱然后在邮箱左下方点击刚创建好的Contoso群组。
在群组中可以查看到组内所有的对话可以进行文件的上传、下载与分享可进行邮件收发、日历共享以及会议管理还可以查看和编辑OneNote笔记等。
步骤4如果想添加新的成员到Contoso组中——点击邮箱最下方的“人员”按钮——再点击“添加成员”。
步骤5输入欲加入Contoso群组中的成员邮箱地址——点击“保存“。
添加成功后打开邮箱中的群组即可以看到群组中所有成员的对话历史以及此群组中分享的项目资料。
注加入外部用户到现有的Office 365群组中的功能 目前仅能通过国际版Office 365来实现目前世纪互联版的Office 365的群组功能还不支持添加外部用户。
2.6.邮件审批保安全、外发邮件无风险
2.6.1.典型需求
有些员工特别是新员工网络安全意识较为薄弱容易有发错邮件的行为或者无意中泄露公司机密。为保证邮件外发的安全性公司希望设置新员工外发的邮件经过部门主管的审批才能发出去确保外发邮件无风险。
2.6.2.应对方案配置邮件审批
步骤1 在Office 365主界面的管理中心中依次点击“Exchange”——“邮件流”——“规则”——“创建新规则”审批规则设置如下
步骤2
审批设置完成后邮件审批规则中员工给组织外部邮箱发邮件系统自动发信给审批主管依据情形选择“允许”或“拒绝”。
(1) “允许”该封邮件才能发送给组织外部人员
(2) “拒绝”向发件人说明拒绝原因让发件人进行修改拒绝邮件被撤销不会发送给组织外部人员。
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