群组Office 365 轻松上手指南 - Exchange online (三)

2.4.日程管理更灵活、会议组织更轻松

2.4.1.典型需求

公司开展的很多会议都是由助理打电话通知相关与会人员为了将所有人约齐助理需要打电话通知到每个与会人员了解每个与会人员的空闲时间最终才能把具体会议时间定下来通常一个大型会议要约好几天才能定下来效率太低沟通成本太高。 为了降低沟通成本提高会议组织效率公司希望大家将自己的日程安排进行共享以便同事之前可随时查看到每个人的闲/忙状态以及时间安排会议组织者也可根据闲/忙状态快速组织会议。

2.4.2.应对方案配置共享日历

步骤1 用您的Office 365帐户登录Office 365然后点击“日历“。

步骤2右键单击“其他日历”然后再单击“打开日历”。

步骤3在“从目录”中搜输入您要打开的共享日历人员的邮箱地址点击“打开”

步骤4按照此方法将公司每个人的共享日历邮箱全部打开则您就可以通过共享日历很方便的时刻了解到每名员工每天的日程安排根据员工的闲/忙状态快速组织会议在提高工作效率的同时也大幅降低了沟通成本。

2.5.邮件群组轻松搭建、团队协作更高效

2.5.1.典型需求

为提高项目团队的协作效率公司希望能够集中管理共享文档、对话、会议和OneNote方便项目团队内部人员和外部的人员进行高效协作以多种方式安全共享项目信息。

2.5.2.应对方案配置Office 365 Groups

步骤1 在Office 365管理界面中依次点击“组“——”添加组“

选择组的类型输入组的名称和ID并设置好权限。

组创建成功后会出现在Office 365组列表中如图

步骤2双击打开刚创建的Contoso组然后依次点击成员后边的“编辑“——”添加成员“将所需的成员添加到Contoso组中成员添加好后即可以看到此组中所包含的所有成员。

步骤3打开Office 365网页版邮箱然后在邮箱左下方点击刚创建好的Contoso群组。

在群组中可以查看到组内所有的对话可以进行文件的上传、下载与分享可进行邮件收发、日历共享以及会议管理还可以查看和编辑OneNote笔记等。

步骤4如果想添加新的成员到Contoso组中——点击邮箱最下方的“人员”按钮——再点击“添加成员”。

步骤5输入欲加入Contoso群组中的成员邮箱地址——点击“保存“。

添加成功后打开邮箱中的群组即可以看到群组中所有成员的对话历史以及此群组中分享的项目资料。

注加入外部用户到现有的Office 365群组中的功能 目前仅能通过国际版Office 365来实现目前世纪互联版的Office 365的群组功能还不支持添加外部用户。

2.6.邮件审批保安全、外发邮件无风险

2.6.1.典型需求

有些员工特别是新员工网络安全意识较为薄弱容易有发错邮件的行为或者无意中泄露公司机密。为保证邮件外发的安全性公司希望设置新员工外发的邮件经过部门主管的审批才能发出去确保外发邮件无风险。

2.6.2.应对方案配置邮件审批

步骤1 在Office 365主界面的管理中心中依次点击“Exchange”——“邮件流”——“规则”——“创建新规则”审批规则设置如下

步骤2

审批设置完成后邮件审批规则中员工给组织外部邮箱发邮件系统自动发信给审批主管依据情形选择“允许”或“拒绝”。

(1) “允许”该封邮件才能发送给组织外部人员

(2) “拒绝”向发件人说明拒绝原因让发件人进行修改拒绝邮件被撤销不会发送给组织外部人员。