技术文档管理文档管理的步骤？

文档管理介绍

文档管理 Document Management ↑ 　　文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。

每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。

这些文档一般归档在较便宜的磁带上，必要时归档在可读写的光盘上。

　　在一个法律事务所的案例中，文档管理跟踪一个文档发生的所有活动，如键字的数目、校订和打印等，使客户为这些服务付费。

　　文本管理系统与面向对象的操作系统紧密相关，如Microsoft Windows的未来版本和IBM/AppleTaligent工程。

面向文档的接口将自动地使一个应用程序基于文档的信息之上。

　　文档管理在法律事务所、保险公司、政府财政部门、广告代理公司和其它具有大量书面文件或影象操作活动的商业领域中最为有用。

文档管理、档案管理、知识管理、内容管理之间的区别

文档管理，还是顾名思义，就是针对不同的文档，通过上传和下载，预览和编辑等，有没有权限，有没有留痕，是否可以有权限搜索，这类的都是简单的功能，难就难的是，有些文档，需要通过审批，自动归档，并且，保存最后版本等，这些细微行业产品的价值体现，就需要通过一些定制的工具平台，包含80%的功能，结合这个基础上，在做整合，应该更加好。

技术文员主要做些什么

做文员,我认为应该注意的问题也有共同点: 1、认真，文员与文件、材料、领导交办事项打交道，琐碎事件很多，一定要认真，保证每件事都有着落，不可丢东落西。

2、守时，按时上下班，不要迟到早退，因为文员要接听电话，收发传真，应对领导随时的分配工作，必须坐住登子。

3、搞好协调。

文员经常与领导、同事之间发文件，协调事件，必须搞好关系，才能做好工作。

技术部文员 职责：技术部文件的归档、管理。

技术部文件的打印。

绘制机械图纸。

技术部环境卫生的管理及维护各种沟通信息的传达 推广文员 职责：收信整理各地广告投放计划、广告预算、广告投放报表及监播资料；与财务核对当月宣传推广品费用及与代理商核对宣传品发入数量；促销员销售报表及促销员管理费、培训费的报销等 传媒公司 文员 职责：管理一个数据库，负责把客户的资料发类，输入，核对，存档，负责帮查找资料，把客户资料和供求信息投入在网上。

另协助设计人员排版和处理广告图片。

工程文员 职责：负责跟客户、业务员、销售人员沟通打样的公差，材质、规格及样品的用途。

开打样单，踀打样的进程，画图纸，查找技术资料并把资料归类存档。

电脑公司 职务：业务文员职责：负责计算机软硬件售后、调试、维护、操作系统的安装及工具软件的使用，接待客户、接听电话，打印资料，起草合同，负责招聘及培训各学校电脑教师及教授电脑英语的工作。

电子有限公司 职务：物控兼文员职责：从事与电子产品及库存物品采购，进销存货单据的登记物料控制文员等电脑操作工作及拟订公司会议通知和起草简单的合同。

通信责任有限公司 职务：客服兼出纳职责：主要从事与铁通相关的安装电话、办理长途业务及处理客户投诉、建立客户档案、催缴各代理商长途话费、打印长途话单和统计帐单等工作。

电力建设企业技术档案管理制度

总则： 1．1 为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。

特制订本管理制度。

1．2 本公司技术档案是指各技术部门（包括车间）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

1．3 公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。

以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

1．4 按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司技术部设立综合档案室，并配备专职人员管理。

综合档案室在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。

建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2 技术文件资料的归档： 2．1 每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、代、册、盒），由技术主管审查后及时向公司综合档案室移交归档。

2．2 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时，交接双方应按规定办理交接手续(参见PD423《文件控制程序》表码PD423-02)，签字归档备查。

凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。

2．3 凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。

做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。

严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。

2．4 凡各部门形成的图纸类文件，应描制底图一份，并经技术责任签字后，向档案室移交归档。

2．5 凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。

在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有或拿走。

3 综合档案室的任务和管理人员的职责： 3．1 综合档案室的任务： 3．1．1 集中、统一、科学地管理好技术档案，维护技术档案的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。

因工作严重失职，造成技术档案原件遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任，严重者调离岗位。

3．1．2 协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、立卷归档工作。

3．1．3 承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关单位和技术人员服务。

3．2 技术档案管理人员的职责： 3．2．1 认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。

钻研业务，提高管理水平，保证技术档案工作任务的完成。

积极主动地为生产、开发提供技术资料。

3．2．2 科学地管理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。

3．2．3 遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。

3．2．4 严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。

3．2．5 保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。

4 技术档案的鉴定和销毁： 4．1 认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。

因破损或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。

因修改内容而更换的档案，原档案报废，保管期限为一年。

4．2 凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后，在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。

有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。

5 技术档案的保管和借阅： 5．1 对接收来的技术档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制《档案查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

5．2 认真执行技术档案的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。

并于12月30日以前整理出检查报告，交技术主管审查。

技术主管根据检查报告的结果，对出现的问题勒令档案管理员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。

5．3 做好技术档案的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。

经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。

防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。

如有破损或变质的档案，管理人员要及时修补和提出复制。

5．4 技术档案的保密制度： 5．4．1 全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。

凡借阅重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备回公司的文件资料，原始底图等），要由技术主管批准后方可借阅。

借阅者必须妥善保管，不得遗失。

5．4．2 技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。

5．4．3 非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术档案。

5．5 技术档案的借阅： 5．5．1 凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术档案。

由管理人员填写《文件借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。

用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。

5．5．2 技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。

若需借出室，应办理手续，借出副本。

如无副本时，需经技术主管批准方能借出。

a 5．5．3 经同意借出之档案，每次最长时间为三天。

如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。

如遇假期，必须将所借技术档案退回。

到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收，并要求其限期归还。

到期还未归还，由档案管理员根据所借资料的实际价值（各类书籍按标价、资料按制作价格）报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。

事后借阅者如能归还所借档案，根据其时间的长短，可按处罚金额的1/2至全额返回。

a 5．5．4 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。

借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责。

如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。

并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。

6 技术档案的复制和技术资料的发放： 6．1 凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。

重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。

6．2 需加工制作的工装类图纸文件，应晒制三套。

一套用于技术员作工艺后发放采购部备料，以及转交质量部进行木模、坯料检查，其中装配图发放于模具保管，供工装的管理使用；一套发放生产部或采购部，用于加工订货；一套用于档案室存档，供日常借阅使用。

6．3 用于指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份，发放生产车间、质量部、分管技术员及档案室存档。

经会签后的铸件图还应至少发放一份至顾客处，其中，重油厂需发放三份。

6．4 用于指导生产及作为验收依据的泥芯图，应晒制四份，发放外协办、生产车间、质量部、及档案室存档。

6．5 用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，应晒制三份，发放生产车间、分管技术员及档案室存档。

6．6 作为验收依据的检验卡片，应晒制三份，发放质量部、分管技术员及档案室存档。

6．7 因工作原因，需要发放各使用场所的技术资料，应在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。

未规定发放场所的文件应编制《文件发放清单》（参见PD423《文件控制程序》表码PD423-01），发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交档案室。

档案室按清单的要求发放至各使用场所，发放时注明发放场所、发放号、发放日期、是否受控等，并有接收人员签字。

其它需要文件的单位或个人，应提出申请，填写《文件领用申请单》（参见PD423《文件控制程序》表码PD423-06），经主管领导审查、文件编制部门主管批准后，可签名领取。

a 6．8 发放各使用场所的文件资料，使用者应妥善保管，不得损坏或丢失。

因受条件限制，破坏或污损至无法使用时，可到档案室换取新文件，原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。

凡使用者无法提供原文件资料，而要求档案室重新发放时，文件使用者应承担重复发放文件的资料费用，其金额按复（晒）制资料的实际价格核算，由档案管理员报技术主管审查，总经理批准后，送交公司财务部。

7 技术档案和受控技术文件的更改： 7．1 当文件编制部门需对技术档案实施更改或补充时，应有更改通知单。

对用户提供的文件资料进行更改时，还应有用户同意更改的书面证明，并存档备查。

更改人员根据通知单的内容对技术档案实施更改。

修改时统一做好修改标记，坚持技术责任签字，标明日期。

同时修改清单中的更改级别，并将修改通知保留备查。

7．2 技术档案更改后，资料管理人员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所， 以保证文件的使用得到有效控制。

7．3 为防止各使用场所的受控文件失控，各类受控技术文件自发放之日起，其使用期限为一年，过期自动作废。

需重复使用时，经文件归口管理部门审查后，盖上“确认”印章，审查人员签字认可后方可再次使用。

如何做好项目文档管理

一些项目文档管理的规定： (1)将文档分为两大部分提交管理：项目常规文档和项目归档文档。

常规文档的提交和使用根据项目组内部小组成员任务的不同进行权限划分；项目归档文档由项目管理主管(或项目文档管理员)将项目中的重要文档从常规文档中进行分类归档。

(2)常规文档管理目录分为项目日常管理文档和项目流程管理文档。

(3)日常管理文档包括项目报告、会议纪要、项目管理模板、重大问题跟踪、数据质量管理。

项目报告又可分为个人周报、小组周报、项目周报、项目简报，项目简报。

并都按照不同目录进行分类管理。

(4)提交完整的项目开发、应用开发流程文档。

一般包括：项目计划、业务需求说明书、数据需求说明书、模块、应用开发文档、系统测试文档、详细设计文档、系统测试文档、用户手册、上线文档、培训资料、系统运行维护等。

(5)所有项目组成员均建立VSS软件环境下的对应用户，各自拥有对以上各类文档的读、写、增加、删除权限。

由各项目小组长保证提交已保存文档的质量；由文档管理员或项目经理整体把握项目文档在各阶段的提交情况。

文档管理的步骤？

确定文档管理角色 确保在计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程 分析文档用途 在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式 规划文档的组织结构 可以将文档放在库、团队网站和门户网站中 规划内容类型 使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据文档管理、文档模板、策略和工作流程。

规划内容控制 可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。

例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。

通过为组织规划工作流，我们公司通常利用日事清来参与文档的管理。

日事清是一款专业的文档管理工具。

规划工作流 规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以确保文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。