技术文档管理如何做好技术管理

文档管理的主要功能

① 集中存储，统一的文档共享 ② 权限管理，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作 ③ 全文索引，可以索引Office、PDF等文件内容，快速从海量资料中精准查找所需文件 ④ 文档审计，描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。

⑤ 版本管理，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。

⑥ 自动编号，可自由组合设计编号规则。

⑦ 锁定保护，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。

当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。

⑧ 规则应用，系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。

⑨存储加密，文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。

⑩数据备份，支持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。

用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作。

? 文档借阅，借出过程中可控制用户访问权限。

被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。

系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。

? 审批流程，可自定义审批流程，实现流程固化，解决企业内部流程审批混乱的问题。

? 统计报表，自动统计人员、部门文档使用情况和文档的存储情况

文档管理定义是什么？

文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。

每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。

这些文档一般归档在较便宜的磁带上，必要时归档在可读写的光盘上。

一般最方便的方法就是使用系统管理，使用易度文档管理系统，将文档集中安全存储在文档服务器上，建立一套以服务器为中心的文档组织、使用、协作、监管机制，主要是系统支持文档的安全和流程管控。

什么是文档管理细则

转载以下资料供参考 文档管理指文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。

每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。

这些文档一般归档在较便宜的磁带上，必要时归档在可读写的光盘上。

文档管理条约细则 为规范、加强公司的电子档案管理，包括电子档案的形成、积累、归档、保管、使用、及销毁等各项工作，特制定本规定。

其中，电子档案是指电子化的、以word、excel、ppt、pdf、bmp、jpg等格式存在的档案资料。

一、总 则 1.1 对电子档案的形成、积累、归档及电子档案的保管使用实行全过程管理，应当由档案主管部门统一协调，指定档案专员负责，保证管理工作的连续性。

1.2 电子档案的形成部门负责电子档案的形成、及积累工作，档案主管部门要进行指导与监督。

1.3 电子档案的管理由档案主管部门负责，具体由档案专员进行日常的管理和维护工作，电子档案形成部门要提供必要协助和支持。

1.4 由档案主管部门，明确归档范围、数据类型、格式、归档时间等并统一发布到形成部门，以保证电子档案的质量。

二、电子档案管理的适用范围 所有因公司业务或管理等活动产生的归公司所有的文档都需要进行标准与严格的管理。

原本就是电子化格式（如word,excel,ppt,pdf格式等）的档案文件直接进行归档管理，对需归档的纸质化档案，配置专用的扫描仪进行电子化处理后进行归档管理。

2.1 技术研发文档，包括研发过程中借鉴的资料、研发过程的记录、最后形成的结果文档等。

2.2 管理文档，包括公司制度文档，相关政策文档，通知公告，来往公函等。

2.3 业务文档，包括与客户的来往文件，合同，市场与营销策划等。

2.4 其他文档，包括需要扫描的凭证、图纸等各类档案。

三、电子档案的管理 公司局域网内搭建专用的电子档案管理系统，采取B/S(浏览器/服务器)架构，承担对电子的管理职责，构建公司的电子化档案库。

3.1 电子档案的主管部门、及专员等根据档案管理的规定，负责对电子档案进行整体管理。

? 定期对档案分类进行规划与整理。

? 根据公司规划、业务需求以及人员流动情况对电子档案进行权限维护，设置公司用户的访问权限，以供档案使用部门的使用与查阅等。

? 定期针对电子档案的使用情况提供使用报表，检查是否有异常使用情况。

? 定期对各部门到期的电子档案进行逻辑归档操作。

? 需要物理归档的电子档案，需要制定保存明细清单，在申请通过后，将档案备份保管。

? 对于需要进行销毁的电子档案，需制定销毁的明细清单、发起申请、审批通过后方可销毁。

3.2 电子档案的使用部门，登录系统后，根据业务需要对电子档案进行访问与使用。

? 不得将专用帐号与密码信息泄露给他人使用。

? 因业务需要撰写完毕后的档案，需要及时上传到公司指定分类，并按照公司相关规定编写规范的档案名称与档案说明。

? 档案因业务需要修订时，需要提供必要的修订说明。

? 可在分配的权限范围内对需要查阅的电子档案进行预览、下载、及在线打印等操作。

在使用时需要严格遵守公司档案保密的原则，禁止外流、泄密。

3.3 IT专员负责确保“电子档案管理系统”的正常运营与提供需要的IT支持。

? 定期维护服务器，确保服务器设备的无故障运行。

? 定期维护系统，确保系统的正常使用。

? 定期备份数据，确保电子档案数据的安全。

? 对需要物理归档的历史电子档案，配合档案主管部门进行归档档案的病毒扫描、备份刻录等保管工作。

如何解决设计与研发的文档管理问题，保证文件安全？

1、产品设计与研发文档管理常见问题随着信息化的发展，越来越多的公司在产品设计与研发过程中需要用到各类电子文档。

单纯依靠windows文件服务器等方式来管理公司产品与研发文档已难以解决文档管理的问题。

包括： 海量文档存储，管理困难产品设计和研发部经过日积月累，文档的数量和容量都很庞大，并且文档类型、格式、用途多种多样。

庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能。

文档版本管理混乱由于设计文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十乃至上百个不同的版本，文档版本繁多，难以整合和统一管理。

文档安全缺乏保障大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、权限控制不明等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。

另外纸质文档的抗灾难性差。

知识管理举步维艰大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量文档资产的流失（人才流失=知识流失）。

企业内部缺少分享经验和共享知识的环境和氛围。

2、易度产品设计与研发文档管理解决方案易度产品设计与研发文档管理解决方案可以实现对企业的各类技术文档,如研究报告、设计稿、零件图等多种类型图文档的统一管理。

可对存储在不同位置的产品与研发文件根据产品类别/研发对象等进行统一的分类视图、快速查找。

同时通过设置文件之间的动态关联管理及消息订阅，有效的解决产品研发的各零件更新后的提示问题。

还可扩展应用到工作流程管理，实现对文档生命周期（创建、审核、归档等）全过程的电子化。

能够很好地解决企业图文档的安全、备份、查询、共享等问题。

适用于：汽车、造船、航空、通用机械、电子、建筑、设计院等行业的设计研发部门 文档存储文件存储越复杂，获取文件依赖的组件越多，导致文件获取失败的风险就越大。

易度采用FRS存储文件, 文件系统文件在物理文件系统中的存储结构和通过浏览器所管理的文件结构完全相同。

同时，文档的附加的元数据信息也以json文本格式直接存放在文件系统中，易度这种存储方式可保证文档存储的风险最低。

支持集中（分区）存储，对文档进行有效的分类管理。

通过提供个人区、公司文档区和网络共享区，分区进行文档分类管理。

权限管理提供委托管理、成组授权、权限继承、负授权、四层6级别查看人等权限管理，保证所有产品设计和研发文档的处理严格按权限进行，根据用户的不同等级、所属部门进行严格的权限划分，分别控制用户的文件查看、下载、上传、修改、复制、移动、删除、发布等权限，从而保证文档在使用过程中的安全。

搜索查找用户可按多种方式搜索产品设计和研发文档，支持全文检索、高级检索、标签组搜索、收藏夹搜索等查找手段，确保快速高效地从大量的产品设计和研发文档库中找到想要的产品设计和研发文档。

在线查看支持研究报告、设计稿、零件图等多种类型图文档的在线查看，同时支持音频、视频的在线播放，音频和视频无需插件自动转换为flv和mp3格式，采用flash播放。

版本控制提供获取历史版本功能。

帮助用户在文档多版本中查找到历史版本，以免造成知识流失。

同时支持版本差异比较、删除历史版本和定版功能。

协作和编写系统支持在线编写和在线编辑文档功能，无需用户上传、下载，直接可在线进行协作编写。

审核发布支持文档审核的一般流程：提交审核—>审核通过—>正式发布，中间可安排众多的审核过程，采用消息通知流程变更。

一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。

对于发布的文档，可以调整文档的有效期限，包括生效时间和失效时间，还支持文档自动编号和调整文档编号。

文档管理办法

文档管理办法 为有序管理各种文件材料，便于工作利用，规范管理，提高工作效率，特制订本办法。

一、总体要求 1.档案馆在工作中形成并办理完毕的具有保留和备查作用的文件材料，必须整理立卷，统一保管。

按规定向中心档案室归档的材料，应保留一份原件或复印件。

2.每年初档案馆的工作人员负责将自己形成的上一年的文件材料按要求整理立卷。

二、整理原则 1.遵循文件形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

2.分类：一般按时间（年度）一问题分类。

3.排列：按形成时间顺序，结合事由进行排列。

4．编目：立卷文件应依据分类和文件排列填写文件目录。

目录内容包括：件号、责任人、文号、题名、日期、页数等项目。

5.装盒：将立卷文件根据文件多少选择不同厚度档案盒装入盒内。

6.形成档案后统一按年度编流水号。

档案盒外（脊背）要写明年度、问题和件数，集中存放。

三、利用 工作人员可根据需要查阅利用档案。

档案利用完毕管理人员必须按序放回原处

如何做好技术管理

1、熟悉并掌握工艺流程、技术规程、设备参数和运行状况等基本情况； 　　2、熟练掌握运用数理统计、分析工具和方法； 　　3、了解并熟悉员工素质、技能情况； 　　4、贯标准、抓规范、勤检查、提指标； 　　5、善于分析并发现现场、文件的问题并提出改进方案和意见； 　　6、技术管理要依托设备管理、人力资源管理、生产计划管理，为企业经营效益提供支撑。

　　一个企业要想把自身做强做大，产品多样化，效益最大化，发展有后劲，市场竞争力强，是离不开技术工作的强有力支持。

企业的技术管理工作，要以企业的经济效益为中心，根据企业年度经营目标，明确企业技术管理工作的重点，围绕重点展开工作。