技术文档管理技术文件都有哪些分类，怎么管理？

文档管理、档案管理、知识管理、内容管理之间的区别

文档管理，即为文件档案的归档管理工作。

文档管理既是一项应用广泛的日常性工作，同时又是一项非常重要的信息汇集工作。

对于企业来说，做好文件档案的归档管理工作，能够及时提供企业所需的第一手资料，促使企业的健康发展，提高企业的管理水平，也为企业运行机制的监督管理提供了必须的资料，有利于内、外部的监督管理。

因此，企业文档管理是一项必须抓好的制度性工作，如何推进、提高企业文档管理工作的业务水平也成为了一个重要的课题。

　　ISO9000 标准的实施和认证对文档管理的原则要求是：统一协调、准确适用、不断完善。

　　企业文档管理的对象，也就是“企业文档管理”中的“文档”泛指各类非结构化数据的数字内容，包括企业的各种文档、报表、账单、网页、图片、传真，甚至多媒体音频、视频、等等各种信息载体和模式。

近年来随着企业内容信息的飞速增长，文档管理已日渐成为信息管理新的需求热点。

企业低下的内容管理效率和急速膨胀的内容信息规模形成了尖锐的矛盾。

企业内容信息必须在企业内部的个人之间、部门之间以及企业与外部之间，包括供应商、合作伙伴、分销商、服务提供商、客户等进行整合，以便协同商务过程中快速、高效、充分地共享和应用内容，并实现内容价值体现的增值。

与业务信息系统中大量用于交易记录、流程控制和统计分析的结构化数据相比，“内容”具有某种特定和持续的价值，这种价值在共享、检索、分析等使用过程中得以产生和放大，并最终对企业业务和战略产生影响。

企业文档管理的功能覆盖内容采集、创建、加工、存储、发布以及检索、分析等等，并随着技术发展和业务创新，将不断演化。

档案管理是指在课题研究过程中,对课题的设计、课题的实施、课题的成果等所形成的材料进行整理、归类、提炼,从而记录、规范、指导课题研究,调控研究过程的管理行为。

档案管理的范围

　　主要以行政机关产生之文书经归档后之管理及应用作业为范围。

知识管理（KM, Knowledge Management）是网络新经济时代的新兴管理思潮与方法，管理学者彼得·杜拉克早在一九六五年即预言：「知识将取代土地、劳动、资本与机器设备，成为最重要的生产因素。

」受到1990年代的信息化(资讯化)蓬勃发展，知识管理的观念结合网际网络建构入口网站、数据库以及应用电脑软件系统等工具，成为组织累积知识财富，创造更多竞争力的新世紀利器。

　　所谓知识管理的定义为，在组织中建构一个人文与技术兼备的知识系统，让组织中的信息与知识，透过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新等过程，达到知识不断创新的最终目的，并回馈到知识系统內，个人与组织的知识得以永不间断的累积，从系统的角度进行思考这将成为组织的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以因应市场的变迁。

　　管理大师德鲁克认为："21世纪的组织，最有价值的资产是组织内的知识工作者和他们的生产力。

"

　　在信息时代里，知识已成为最主要的财富来源，而知识工作者就是最有生命力的资产，组织和个人的最重要任务就是对知识进行管理。

知识管理将使组织和个人具有更强的竞争实力，并做出更好地决策。

在2000年的里斯本欧洲理事会上，知识管理更是被上升到战略的层次："欧洲将用更好的工作和社会凝聚力推动经济发展，在2010年成为全球最具竞争力和最具活力的知识经济实体。

"

　　对于组织和个人，知识管理（Knowledge management, KM）都已经成为伟大机遇和挑战。

企业内容管理正是随着数据管理的发展而为客户提供的一种应用软件，它管理、集成和访问从音频、视频到扫描图像的各种格式的商业信息。

内容管理处理的对象范围比传统关系数据库管理系统(RDBMS)处理的结构化数据更广，除了一般文字、文档、多媒体、流媒体外，还包括Web网页、广告、程序（如JavaScript）、软件等一切数字资产(Digital Asset)，即所有结构化的数据和非结构化的文档。

内容管理解决方案重点解决各种非结构化或半结构化的数字资源的采集、管理、利用、传递和增值，并集成到结构化数据的信息系统中，如ERP、CRM等，从而为这些应用系统提供更加广泛的数据来源。

“内容”和“内容管理”

　　“内容”一词，源于出版媒体业，书报杂志、唱片影带里的创作，叫做内容，所以早期的内容管理CM(Content Management)，偏向出版产品的管理，以储存、流程、元数据(Metadata)为要件来制作系统。

储存多以关连式数据库的方式，也有的以一般数据文件方式储存，或者是根据需要两种并存。

内容从制作编辑到成品储存，都需经过或多或少的加工过程，有的是单线的简单流程，有的是分叉多线的并行操作，各种流程不同、相差甚远。

至于元数据，是对内容的描述，如作者、日期、关键词、媒体种类、版权等，都以XML标记的方式记录，来达到跨媒体出版与个人化出版的目标。

　　内容管理在几年前，还是一个通称，因为还没有任何单一的系统，能适用于所有出版媒体内容的管理。

各种内容虽然在数字化之后都是电子数据，应可用数字管理方式来处理，但在应用的层面上，却复杂得多。

内容从制作、分送、到储存，生命周期的每一阶段，在处理上都有不同的需求。

所以，这时的内容管理系统，是以个别出版媒体为主的。

企业如何做好电子文档管理

摘要：近几年来，随着计算机信息技术的快速发展，办公自动化和网络化也日趋完善，许多企业的文件管理工作都直接在计算机上或者网络上进行办理，真正实现了办公无纸化，这样便在办公过程中产生了大量的电子文档。

本文从企业办公实行电子文档的必要性和优势入手，剖析了当前企业电子文档管理的问题，并提出有效措施。

关键词：企业；办公自动化；电子文档；管理中图分类号：G275.9 文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 14-0000-01How to do Electronic Document Management Well for BusinessDou Yongmei(Large Equipment Lifting and Transportation Company of CPFCC,Luoyang471023,China)Abstract:In recent years,with the rapid development puter information technology,office automation working are also being perfected,the management of panies file directly on puter work on the handle,truly paperless office,so generated in the process will be in the office a lot of electronic documents.This electronic document from the corporate office to implement the necessity and advantages of starting analysis of the current enterprise electronic document management issues and propose effective measures.Keywords:Enterprise;Office automation;Electronic document;Management一、企业实行电子文档管理的必要性和优势（一）提升办公速度。

（剩余2046字）

技术文件都有哪些分类，怎么管理？

技术文件是指企业承担工程的有关技术文件和一般作为技术开发的技术资料。

前者如施工图纸、技术要求、规范、规定等，后者主要是国内外、同行业技术资料、文件、情报的收集，积累等。

设计文件的分类： 1、按表达的内容分类 (1)图样 按照投影关系绘制的、用于说明产品加工和装配要求的设计文件。

如装配图、零件图和外形图等。

(2)简图 以图形符号为主绘制的、用于说明产品电气装配连接、各种原理和其他示意性内容的设计文件。

(3)文字和表格 以文字和表格的方式说明产品的技术及组成情况的设计文件。

它是一个初步构想，表示理论或理想电路，不涉及实现方式。

如说明书、明细表和汇总表等。

2、按形成的过程分类 (1)试制文件 是指设计试制过程中所编制的各种设计文件。

(2)生产文件 是指设计性试制完成后，经整理修改，指导生产(包括生产性试制)所用的设计文件。

3、按绘制的过程和使用特征分类 (1)草图 是设计产品时绘制的原始图样。

它是供讨论、试制的一种临时性设计文件，草图也可以是用徒手方式绘制的一种不正规的图样。

(2)原图 供描绘底图用的设计文件。

(3)底图 是作为确定产品及其组成部分的基本凭证的图样，它是使用能晒制复印图或照相的材料所绘制的设计文件。

底图可分为： ①基本底图——原底图，是经各有关人员签署而制定的底图。

存入机要技术档案室； ②副底图——基本底图的副本，供复制产品的企业印制复印图时使用。

(4)复印图 是用底图以晒制、照相或能保证与底图完全相同的其他方法所复制的图样。

复制图可分为：①晒制复印图(蓝图)；②照相复印图；③印制复印图。

(5)载有程序的媒体 它是指载有完整独立的功能程序的媒体，如计算机用的磁盘、光盘等。

技术文件管理： 1、审查要点 (1)企业应具备相应的产品标准和相关标准，企业制定的企业标准应经备案； (2)企业的设计文件应正确、完整和统一； (3)针对产品形成过程，企业应制定相应的工艺文件，并做到工艺文件正确、完整、统一； (4)企业应有部门或专(兼)职人员对技术文件管理进行控制。

2、审查方法 (1)调阅标准文件清单，按《××X产品生产许可证发(换)证实施细则》的要求，查证企业是否具备产品现行有效的标准，对产品标准中引用的标准，凡涉及产品出厂检测技术要求的均应具备； (2)企业制定的企业标准，凡作为产品交付依据的，应核查其是否备案； (3)抽查企业的产品设计及工艺文件是否经编制、审核，且发布前是否经批准，且经批准的设计及工艺文件能否满足产品标准规定的性能、指标要求和指导生产的要求； (4)分层次抽取设计、管理、执行部门的现行使用文件，核查是否一致，有无不同部门使用不同版本的情况； (5)调阅企业文件更改规定，抽查更改的设计文件和工艺文件，查证更改是否符合规定要求； (6)调阅企业的人员任命书或职能配置文件，查证是否有部门或专(兼)职人员对技术文件进行管理； (7)调阅企业技术文件控制清单，查证是否能识别企业技术文件的现行修订状态； (8)调阅企业文件发放、收回记录，抽样审查，查证企业有关部门能否得到并使用文件的现行有效版本。

3、审查关注点 (1)产品标准的修订是动态的，应要求企业提供具有和使用的国家或行业标准是否现行有效的客观证据； (2)如企业制定的企业标准仅作为内部控制使用，则不需经标准化管理部门备案； (3)企业的设计文件应包括产品的包装、标识及顾客使用说明等相关要求； (4)企业对确定的关键、特殊过程进行的控制，企业工艺文件的简繁程度应与企业的实际相一致，只要能进行有效的控制即可，而不应要求一定如何如何。

但工艺流程和工艺卡片则是需要的。

(5)工艺文件应经批准，应建立识别技术文件修订状态的控制清单及文件的发放、收回及处置记录。