Exc e l表格的35招必学秘技
也许你已经在Exce l中完成过上百张财务报表也许你已利用 Excel函数实现过上千次的复杂运算也许你认为 Exc el也不过如此甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是 Exc el全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人知的技巧入手 领略一下关于Exce l的别样风情。
一、让不同类型数据用不同颜色显示
在工资表中如果想让大于等于 2000元的工资总额以“红色”显示大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示低于 1000元的工资总额以“棕色”显示其它以“黑色”显示我们可以这样设置。
1.打开“工资表”工作簿选中“工资总额”所在列执行“格式→条件格
式”命令打开“条件格式”对话框。 单击第二个方框右侧的下拉按钮 选中“大
于或等于”选项在后面的方框中输入数值“ 2000” 。单击“格式”按钮打开“单元格格式”对话框将“字体”的“颜色”设置为“红色” 。
2.按“添加”按钮并仿照上面的操作设置好其它条件 (大于等于1500字体设置为“蓝色” 小于1000字体设置为“棕色”)。
3.设置完成后按下“确定”按钮。
看看工资表吧工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
二、建立分类下拉列表填充项
我们常常要将企业的名称输入到表格中 为了保持名称的一致性 利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
1.在Sheet2中将企业名称按类别(如“工业企业”、 “商业企业”、 “个体企业”等)分别输入不同列中建立一个企业名称数据库。
2.选中A列(“工业企业”名称所在列)在“名称”栏内输入“工业企业”
字符后按“回车”键进行确认。
仿照上面的操作 将B、 C……列分别命名为“商业企业”、 “个体企业”……
3.切换到Sheet1中选中需要输入“企业类别”的列 (如C列)执行“数据→有效性”命令打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中单击“允许”
右侧的下拉按钮选中“序列”选项在下面的“来源”方框中输入“工业企
业”“商业企业” “个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开)确定退出。
再选中需要输入企业名称的列(如D列)再打开“数据有效性”对话框选中“序列”选项后在“来源”方框中输入公式 =INDIRECT(C 1) 确定退出。
4.选中C列任意单元格(如C4) 单击右侧下拉按钮 选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的 D列单元格(如D4)单击下拉按钮即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
提示在以后打印报表时 如果不需要打印“企业类别”列可以选中该列右击鼠标选“隐藏”选项将该列隐藏起来即可。
三、建立“常用文档”新菜单
在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单将常用的工作簿文档添加到其中
方便随时调用。
1.在工具栏空白处右击鼠标选“自定义”选项打开“自定义”对话框。
在“命令”标签中选中“类别”下的“新菜单”项再将“命令”下面的“新
菜单”拖到菜单栏。
按“更改所选内容”按钮 在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称 (如“常用文档”)。
2.再在“类别”下面任选一项 (如“插入”选项)在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项)将它拖到新菜单(常用文档)中并仿照上面的操作对
它进行命名(如“工资表”等)建立第一个工作簿文档列表名称。
重复上面的操作多添加几个文档列表名称。
3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项 (如“工资表”等)右击鼠标在弹出的快捷菜单中选“分配超链接→打开”选项打开“分配超链接”对话框。
通过按“查找范围”右侧的下拉按钮定位到相应的工作簿 (如“工资.xl s”等)文件夹并选中该工作簿文档。
重复上面的操作将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时只要展开“常用
文档”菜单单击其中的相应选项即可。
提示尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中但并不影响
“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的
功能。
四、制作“专业符号”工具栏
在编辑专业表格时 常常需要输入一些特殊的专业符号 为了方便输入 我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。
1.执行“工具→宏→录制新宏”命令打开“录制新宏”对话框输入宏名 ?如“fuhao1”?并将宏保存在“个人宏工作簿”中然后“确定”开始录制。选
中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮然后将需要的特殊符号输入到某个
单元格中再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮完成宏的录制。
仿照上面的操作一一录制好其它特殊符号的输入“宏” 。
2.打开“自定义”对话框在“工具栏”标签中单击“新建”按钮弹出
“新建工具栏”对话框输入名称——“专业符号” 确定后 即在工作区中出现一个工具条。
切换到“命令”标签中选中“类别”下面的“宏” 将“命令”下面的“自
定义按钮”项拖到“专业符号”栏上 (有多少个特殊符号就拖多少个按钮 )。
3.选中其中一个“自定义按钮” 仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
4.右击某个命名后的按钮在随后弹出的快捷菜单中选“指定宏”选项
打开“指定宏”对话框选中相应的宏 (如fuhao1等)确定退出。
重复此步操作将按钮与相应的宏链接起来。
5.关闭“自定义”对话框 以后可以像使用普通工具栏一样使用“专业符
号”工具栏 向单元格中快速输入专业符号了。
五、用“视面管理器”保存多个打印页面
有的工作表经常需要打印其中不同的区域用“视面管理器”吧。
1.打开需要打印的工作表用鼠标在不需要打印的行 (或列)标上拖拉选中它们再右击鼠标在随后出现的快捷菜单中选“隐藏”选项将不需要打印的
行(或列)隐藏起来。
2.执行“视图→视面管理器”命令打开“视面管理器”对话框单击“添
加”按钮弹出“添加视面”对话框输入一个名称(如“上报表”)后单击“确
定”按钮。
3.将隐藏的行(或列)显示出来并重复上述操作 “添加”好其它的打印视面。
4.以后需要打印某种表格时打开“视面管理器” 选中需要打印的表格名称单击“显示”按钮工作表即刻按事先设定好的界面显示出来简单设置、
排版一下按下工具栏上的“打印”按钮一切就 OK了。
六、让数据按需排序
如果你要将员工按其所在的部门进行排序 这些部门名称既的有关信息不是
按拼音顺序也不是按笔画顺序怎么办 ?可采用自定义序列来排序。
1.执行“格式→选项”命令打开“选项”对话框进入“自定义序列”标
签中在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列 (如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)单击“添加”和“确定”按钮退出。
2.选中“部门”列中任意一个单元格执行“数据→排序”命令打开“排
序”对话框单击“选项”按钮弹出“排序选项”对话框按其中的下拉按钮
选中刚才自定义的序列按两次“确定”按钮返回所有数据就按要求进行了排
序。
七、把数据彻底隐藏起来
工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅只好将它隐藏起来了。
1.选中需要隐藏内容的单元格(区域)执行“格式→单元格”命令 打开“单
元格格式”对话框在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项然后
在右边“类型”下面的方框中输入“ ” (三个英文状态下的分号)。
2.再切换到“保护”标签下选中其中的“隐藏”选项按“确定”按钮退
出。
3.执行“工具→保护→保护工作表”命令打开“保护工作表”对话框设
置好密码后 “确定”返回。
经过这样的设置以后上述单元格中的内容不再显示出来就是使用 Exc el的透明功能也不能让其现形。
提示在“保护”标签下请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号
这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
八、让中、英文输入法智能化地出现
在编辑表格时 有的单元格中要输入英文 有的单元格中要输入中文 反复
切换输入法实在不方便何不设置一下让输入法智能化地调整呢 ?
选中需要输入中文的单元格区域执行“数据→有效性”命令打开“数据
有效性”对话框切换到“输入法模式”标签下按“模式”右侧的下拉按钮
选中“打开”选项后 “确定”退出。
以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时 中文输入法
(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开 当选中其它单元格时 中文输入
法自动关闭。
九、让“自动更正”输入统一的文本
你是不是经常为输入某些固定的文本如《电脑报》而烦恼呢 ?那就往下看吧。
1.执行“工具→自动更正”命令打开“自动更正”对话框。
2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符 “pcw”用小写)
在“替换为”下面的方框中输入“ 《电脑报》 ” 再单击“添加”和“确定”按钮。
3.以后如果需要输入上述文本时只要输入“ pcw”字符?此时可以不考虑“pcw”的大小写?然后确认一下就成了。
十、在Excel中自定义函数
Exc el函数虽然丰富但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个
函数来完成一些特定的运算。 下面我们就来自定义一个计算梯形面积的函数
1.执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F 11 ”快捷键)
打开Visual Basic编辑窗口。
2.在窗口中执行“插入→模块”菜单命令插入一个新的模块——模块 1。
3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码
Function V(a,b,h)V=h*(a+b)/2End Function
4.关闭窗口 自定义函数完成。
以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
提示用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
十一、表头下面衬张图片
为工作表添加的背景 是衬在整个工作表下面的 能不能只衬在表头下面呢?
1.执行“格式→工作表→背景”命令打开“工作表背景”对话框选中需
要作为背景的图片后按下“插入”按钮将图片衬于整个工作表下面。
2.在按住Ctrl键的同时用鼠标在不需要衬图片的单元格 (区域)中拖拉 同时选中这些单元格(区域)。
3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮在随后出现的“调
色板”中选中“白色”。经过这样的设置以后 留下的单元格下面衬上了图片
而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实 是图片被“白色”遮盖了)。
提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。
十二、用连字符“&”来合并文本
如果我们想将多列的内容合并到一列中 不需要利用函数 一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、 C、 D列合并到一列中)。
1.在D列后面插入两个空列(E、 F列)然后在D1单元格中输入公式
=B1&C1&D1 。
2.再次选中D1单元格 用“填充柄”将上述公式复制到 D列下面的单元格中 B、 C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。
3.选中E列执行“复制”操作 然后选中F列执行“编辑→选择性粘贴”命令打开“选择性粘贴”对话框选中其中的“数值”选项按下“确定”按
钮 E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。
4.将B、 C、 D、 E列删除完成合并工作。
提示完成第1 、 2步的操作合并效果已经实现但此时如果删除 B、 C、D列公式会出现错误。故须进行第 3步操作将公式转换为不变的“值” 。 生成绩条
常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题有不少人采取录制宏或 VBA的方法来实现 这对于初学者来说有一定难度。 出于此种考虑 我在这里给出一种用函数实现的简便方法。
此处假定学生成绩保存在 Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中其中第1行为标题第2行为学科名称。
1.切换到Sheet2工作表中选中A 1单元格输入公式 =IF(MOD(ROW()
3)=0 ″″ IF(0MOD?ROW() 3(=1 sheet1 Aū INDEX(sheet1 $A $GINT(((ROW()+4)/3)+1) CO LUMN()))) 。
2.再次选中A1单元格 用 “填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中然后再同时选中 A1至G1单元格区域用“填充柄”将上述公式复制到 A2至G185单元格中。
至此成绩条基本成型下面简单修饰一下。
3.调整好行高和列宽后 同时选中 A 1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮在随后出现的边框列表
中选中“所有框线”选项为选中的区域添加边框 (如果不需要边框可以不进行此步及下面的操作)。
4.同时选中A 1至G3单元格区域 点击“常用”工具栏上的“格式刷”按
钮然后按住鼠标左键 自 A4拖拉至G186单元格区域为所有的成绩条添加边框。
按“打印”按钮 即可将成绩条打印出来。
十四、 Excel帮你选函数
在用函数处理数据时 常常不知道使用什么函数比较合适。 Exc el的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围挑选出合适的函数。
执行“插入→函数”命令打开“插入函数”对话框在“搜索函数”下面
的方框中输入要求(如“计数”)然后单击“转到”按钮系统即刻将与“计数”
有关的函数挑选出来并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关
的帮助文件 即可快速确定所需要的函数。
十五、 同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
有时我们编辑某个工作表 (Sheet1)时需要查看其它工作表中 (Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容可以利用 Excel的“监视窗口”功能来实现。
执行“视图→工具栏→监视窗口”命令打开“监视窗口”单击其中的“添
加监视”按钮展开“添加监视点”对话框用鼠标选中需要查看的单元格后
再单击“添加”按钮。重复前述操作添加其它“监视点” 。
以后无论在哪个工作表中 只要打开“监视窗口” 即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。
十六、为单元格快速画边框
在Excel 2002以前的版本中 为单元格区域添加边框的操作比较麻烦 Excel
2002对此功能进行了全新的拓展。
单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮 在随后弹出的下拉列表中
选“绘图边框”选项或者执行“视图→工具栏→边框”命令展开“边框”工
具栏。
单击工具栏最左侧的下拉按钮 选中一种边框样式 然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉 即可为相应的单元格区域快速画上边框。
提示①如果画错了边框没关系选中工具栏上的“擦除边框”按钮然
后在错误的边框上拖拉一下 就可以清除掉错误的边框。 ②如果需要画出不同颜色的边框可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮在随后弹出的调色板中选
中需要的颜色后再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。
十七、控制特定单元格输入文本的长度
你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数 或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候 Exc el就能自动判断、 即时分析并弹出警告那该多好啊!要实现这一功能对Excel来说也并不难。
例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中 为了输入的统一和计算的方便我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以我们可以单击“数
据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜
单中选择“文本长度” 。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于” 且“长度”为
“4” 。 同时我们再来到“出错警告”卡片中将“输入无效数据时显示的出错
警告”设为“停止” 并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非
法!”和“请输入四位数年份。 ”字样。
很显然 当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时 Exc el就会弹出示的警告对话框告诉你出错原因并直到你输入了正确“样式”的数值后方
可继续录入。神奇吧?其实在Excel的“数据有效性”判断中还有许多特殊
类型的数据格式可选 比如“文本类型”啊 “序列大小”啊 “时间远近”啊
如你有兴趣何不自作主张 自己设计一种检测标准让你的 Excel展示出与众不同的光彩呢。
十八、成组填充多张表格的固定单元格
我们知道每次打开 Excel软件总是默认打开多张工作表。 由此就可看出
Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力更适合在多张相互关联的表格中协
调工作。要协调关联 当然首先就需要同步输入。 因此在很多情况下都会需
要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。
那么如何对表格进行成组编辑呢 ?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1 ”然后按住Shift键单击最后一张表格的标签名“ Sheet3 ”(如果我们想关联的表格不在一起可以按住 Ctrl键进行点选)。此时我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样我们就可以进行对工作组的编辑工作了。
在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么我们发现 “工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。
但是仅仅同步输入是远远不够的。 比如我们需要将多张表格中相同位置
的数据统一改变格式该怎么办呢 ?首先我们得改变第一张表格的数据格式再单击“编辑”菜单的“填充”选项然后在其子菜单中选择“至同组工作表” 。这时 Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框在这里我们选择“格式”一
项 点“确定”后 同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。
十九、改变文本的大小写
在Excel中为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式也不是数
据库而是函数。不要以为 Exc el中的函数只是针对数字其实只要是写进表格中的内容 Exce l都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。
在Excel 2002中 至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。 它们分别是“=UPPER(源数据格)” 将文本全部转换为大写 “=LOW ER(源数据格)” 将文本全部转换成小写 “=PROPER(源数据格)” 将文本转换成“适当”的大小写如让每个单词的首字母为大写等。例如我们在一张表格的 A1单元格中输入小写的“excel” 然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)” 回车后得到的结果将会是“EX CEL” 。 同样如果我们在 A 3单元格中输入“mr.we iwe i” 然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”
了。
二十、提取字符串中的特定字符
除了直接输入外 从已存在的单元格内容中提取特定字符输入 绝对是一种省时又省事的方法 特别是对一些样式雷同的信息更是如此 比如员工名单、 籍
