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《论电子邮件归档审计技术在企业中的应用与发展》
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文档信息
论电子邮件归档审计技术在企业中的应用与发展
目录
21邮件归档审计技术应用现状
32邮件归档审计技术的发展
43邮件归档审计在企业应用的必要性
54邮件归档审计应具备的技术特点
65结束语
正文
论电子邮件归档审计技术在企业中的应用与发展
1引言
随着网络及邮件技术的发展 电子邮件已经成为企业及个人之间通信联络的一种重要方式。然而作为一个企业除了提供基本的通讯手段外企业电子邮件还包含着大量有价值的文档和信息。实现电子邮件归档审计管理不仅是电子邮件价值实现的根本要求也是企业邮件管理的现实需要更是企业实现法律诉讼和应对法律的必然选择。
21邮件归档审计技术应用现状
邮件归档审计是企业完成法规遵从必须面对的问题也是企业推进信息化发展中必不可少的一部分。企业对于电子邮件归档审计的需求主要有四个方面分别为 内部策略管理、知识库管理、存储节省考虑、遵从法律法规。 内部策略管理是企业进行通讯的重要手段企业必须对员工内部邮件往来进行了解尤其是对信息数据非常敏感的企业对员工的来往邮件进行有效管理显得尤为重要知识库管理是对邮件进行分类管理方便企业对邮件进行检索及准确的查找存储节省是对企业中陈旧的、使用较少的邮件进行服务器离线存储节省存储空间遵从法律法规是要求企业进行邮件归档审计过程中应该遵从国家的法律法规进而降低法律诉讼风险和企业成本。
32邮件归档审计技术的发展
邮件归档就是对邮件数据进行在线归档、分类管理长期保留并允许实时搜索和访问主要是针对海量邮件数据的应用是对数据进行有效的迁移和管理的技术。邮件归档技术最早采用磁带备份主要是为了能够进行灾难恢复但这种方法会使邮件检索的成本不断升高让很多企业无法承受。后续发展成将一些数据存储到其它设备但是这种形式是基于文件而不是应用层而且因为此方法的实现机制存在一些问题使文件在拷贝归档过程中会出现重复拷贝的现象甚至可能使数据出现破损 同时实现的成本较高。简单的归档方式虽然实现了数据层到应用的跨越但并不能给企业提供更加全面而又专业的并能遵守法规要求的归档审计方法。近年来的邮件归档审计技术已发展成能集邮件收集、分类、记录、存储、检索、还原、恢复、审计于一
体的软、硬一体化综合性邮件数据管理平台在硬件的设计中内嵌了安全可靠的大容量存储空间、引入网络ByPass、 RAID磁盘冗余、冗余电源、系统健康检查等关键核心技术能以最大的需求来满足企业大容量邮件数据归档审计的要求。
43邮件归档审计在企业应用的必要性
近几年我国制定了一系列法规如《公务电子邮件归档与管理规则》和《企业内部控制基本规范》 对国内企业和机构的电子邮件归档做出了明确的规定。企业必须将这些法规的基本要求作为基础部署适合本企业的电子邮件归档审计系统 以确保企业信息数据安全为企业创造更多的利益提供保障。如果因为企业电子邮件的收发而造成企业机密的泄漏会给企业带来巨大的损害企业要想通过法律手段进行自我保护时完善的电子邮件归档审计系统将会给企业提供强有力的电子举证。
54邮件归档审计应具备的技术特点
企业在选用电子邮件归档审计技术的时候应该从企业的需求出发确保企业选用的电子邮件归档审计技术能够完成邮件数据的归档、保存及备份防止数据丢失后造成的信息缺损在特殊情况下能够对邮件进行查看及电子举证让企业的信息风险降到最低。因此电子邮件归档审计系统在日常运行过程中除了要保障其持续性、安全性、稳定性外还应具有以下技术特点
邮件数据完整性
邮件归档审计技术的主要特点就是将企业邮件中的信息数据进行归档为企业日后的数据恢复和电子举证提供方便所以电子邮件归档审计系统必须能将企业所有的邮件进行归档。其中包含本域到本域邮件、外域到本域邮件以及本域到外域邮件。因为各个企业电子邮件系统的结构不同使用习惯也不一样无论企业是通过S MTP协议还是WebMai l的HTTP协议所投递、接收的邮件数据均能进行完整保留和归档。
归档数据实时性
因为电子邮件数据属于一种实时性的数据所以电子邮件归档审计系统也应该拥有实时性的特点 即当收到一封邮件其归档审计系统必须对邮件进行相应的归档两者之间不能存在归档数据的时间差一旦拥有时间差 邮件系统就会出现一些真空片段给数据篡改提供了时间基础那么一封存在篡改可能性的电子邮件它的电子举证有效性将会受到严重影响和质疑 因此系统必须保证归档的数据全程不可篡改。
系统安全性
企业邮件通过归档审计技术进行数据归档非常重要通过什么样的手段对数据进行安全保存避免由于误操作或者硬件故障使邮件信息对视也是邮件归档审计技术在企业中快速发展的重要指标。 同时系统本身及保留邮件数据存储介质的安全性也相当重要必须要有必要的保护手段和措施来保障系统的正常运行和数据的安全性。
数据的可恢复性
对归档邮件数据的恢复是邮件归档审计系统所使用的最终目的被保留下来的海量邮件数据在特定情况下需要恢复时要求电子邮件归档系统具备在短时间内方便的通过多种条件检索并展现必要时可以将未被篡改的原始邮件恢复、导出、并。
系统的存储与后续开发能力
电子邮件归档审计系统是对电子邮件进行实时归档、整理、储存将信息资产有序的进行保存这就要求电子邮件归档审计系统必须有强大的存储空间和具有可长时间保留海量邮件数据的能力 以满足不同企业对邮件数据的后期发掘需要并能为日后的邮件数据增长提供其扩展能力和应用需求开发能力。
65结束语
在企业的电子邮件系统中研发一套完整的电子邮件归档审计技术对企业的应用发展至关重要研发应用过程中不但要符合法规规定还要能有效处理企业日益增长的邮件数据方便日后的查询最后还要确保邮件信息的安全性。对于企业的一名员工高效而又安全的使用电子邮件系统会给日常工作带来极大地帮助而对于一个企业的领导者来说确保企业邮件数据的安全性、完整性及法律遵从尽量避免由于邮件的丢失给企业造成的巨大损失才是企业关注的重点。因此 电子邮件归档审计技术的应用与发展对于企业来说非常重要只有科学、合理的利用这项技术最终形成一套集电子邮件数据归档、
电子邮件审计管理、 电子邮件备份恢复、 电子邮件数据挖掘为一体的综合解决方案才能为企业带来更大的利益。
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