文件大型物流公司行政管理制度汇编[精品企业管理资料]

大型物流公司行政管理制度汇编

目 录

文件收发管理办法……………………………………………………1

行文管理办法……………………………………………………5

印信使用管理办法……………………………………………………10

档案管理制度……………………………………………………12

证照管理制度……………………………………………………21

会议管理制度……………………………………………………26

办公用品管理制度……………………………………………………36

车辆管理制度……………………………………………………41

考勤管理制度……………………………………………………52

出差管理制度……………………………………………………61

通讯费管理制度……………………………………………………69

请示报告管理制度……………………………………………………73

1 目的

规范文件处理程序避免文件管理混乱加速公文运转从而提高管理职能和办事效率特制定本办法。

2范围

2.1收进文件指由外公司发来的文件。

2.2外发文件指由公司发出的文件。

2.3内部文件指由公司内部传递的文件。

收发文件的管理一般应包括登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。

3收文处理程序

3.1收文

(1)收文由办公室行政秘书负责对文件进行检查验收。

(2)应严格遵守拆封权限所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。

(3)收文收到后应立即进行登记按收文登记簿上要求准确登记。

(4)应保持原信封的完好以备处理时需要。

5工作文件收到第一时间及时通知收件人按其意见处理

6 按文件密封等级要求做好保密工作。

3.2拟办

办公室负责人在阅读文件后根据文件性质、 内容和有关要求根据公司领导的分工对文件提出初步处理意见并将其填写在《文件阅办单》中。

3.3批办

办公室行政秘书应根据《文件阅办单》的意见及时报请公司领导批示办理 由公司领导在《文件阅办单》中明确批示文件处理公司、处理办法、处理时间等要求。

3.4承办

办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。

3.5传阅

对非承办的传阅文件办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。防止文件积压或遗失。

3.6催办

对承办文件办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。

3.7办复

对承办文件办理完毕后承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。

3.8借阅

(1)未归档文件视文件性质经本部、室负责人批准后办理借阅或借用手续。并应填写《借阅文件登记表》借阅后应及时归还。

(2)已归档的文件经本部、室负责任批准后在档案室办理借阅手续对有关文件或文件的部分需复印的经批准后 由档案管理人员复印并办理有关手续。

4发文处理程序

4.1文件的起草与修改

由拟稿人按要求起草文件必要时按要求进行修改。文件起草完毕后应签注姓名、年、月、 日。

4.2文件的会审会签

涉及两个以上部门职责范围的文件起草修改完稿后应交有关部门负责人分别对文件内容进行会审会审人应在稿件上签注姓名、年、月、 日。

4.3文件的审批签发

文件进行会审、会签后应及时递交给公司领导审批签发。

4.4文件的打印、发行

文件经拟制会审、审批签发后 由行政秘书打印拟搞人校对无误办公室加盖公章后按要求发送。

5文件的归档

5.1分类

(1)上级机关来文、外公司发来的文件。

(2)公司发出的文件。

(3)公司经营、管理活动中反映主要工作职能活动和基本情况今后需要参考或执行的文件。

(4)公司内部文件。

(5)各部、室及分公司等直属部门报送的重要文件。

(6)兄弟公司业务往来等有关文件。

5.2归档

(1)来文应根据轻重缓急抓紧时间处理原则上应在收到文件后两星期内办结。若要长期留部、室使用的经有关负责人批准后本部、室留复印件原件应在一星期内退办公室归档。

(2)发文打印校对完毕后应将原版文件进行归档登记。

(3)文件办理结束后应及时退办公室归档。

(4)每年的第一季度内办理前一年度的文件归档按保管期限及归档要求整理归档。

(5)文件在交相关部、室阅办时应办理签收手续退回文件时应当场注销以明确责任者。发现遗失应视来文性质报公司领导处理。

(6)归档的文件应按保管期限和一定程序手续进行清理销毁。

第一条为提高公司文书质量及效率行文规范严肃制订本办法。

第二条本办法所称行文管理指公司与外界含控股公司来往的文书及公司职能部门间来往文书(包含签呈)的规范管理。

第三条行文力求措词严谨、简明扼要。

第四条充分发挥公司局域网功能普通文件推行无纸化。

第五条文件所有权为公司所有文件内容为公司机密所涉部门严格执行保密纪律。

第二章类别

第六条行文类别指业务工作上往来的公文、会议纪要、信息简报、规章制度、大事记等。

(一)公文主要指公司在经营过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书用于对外机关、团体、公司行文公司内部各部门间业务接洽向公司员工或特定对象发布奖惩、任命、调动等文件

公司的公文种类包括

1 决定适用于对公司重要事项作出的决策和安排、奖惩有关公司、

人员变更以及撤销下级公司不适当的决定事项。

2 决议适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项。

3 通知适用于转批下级公司的公文转发上级公司和不相隶属公司的公文传达要求下级公司办理和需要有关公司周知或执行的事项。

4 报告适用于向上级公司汇报工作、反映情况、答复上级公司询问。

5 请示适用于向上级公司请示指示、批准。

6 批复适用于答复下级公司的请示事项。

7 函适用于不相隶属公司之间商洽工作、询问和答复问题请求批准和答复审批事项。

(二)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项

(三)信息简报适用于公司对内、外的工作交流反映公司各项工作进展情况、开展的各项活动

(四)规章制度公司和所属职能部门等所制定的、必须遵照执行的规章制度

(五)大事记适用于记载公司有关重要事项。

第三章书面格式

第七条公文的书面格式依次划分为眉首、主体、版记三部分。

第八条眉首——臵于公文首页公司名称之下、间隔横线以上包括秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人。

第九条主体——臵于间隔线以下包括标题、主送公司、正文、附件、成文时间、印章、附注。

第十条版记——包括主题词、抄送、抄报部门、打印日期、印刷份数等位于主体之后、公文的最后一页亦称封底 并保证版记的最后一行文字臵于页面的最下一行。

第十一条秘密等级——指文件机密程度分为绝密、机密、秘密。

第十二条紧急程度——是对公文送达和办理的时间要求。紧急程度分为特急、急件。

第十三条主送公司——向上级公司请示只写一个主送公司受双重领导的要同时抄送另一上级公司 向下级公司行文如果发送公司在3个以内可将发送公司名称全部写上发送公司多可采用“各有关部门和公司”等概括。

第十四条正文——是公文的主体部分。正文中的人名、地名、数字、引文应当准确用词、用字要准确、规范文内如果要使用非规范化简称必须在首次使用全称的同时注明简称用数字表示多层次结构序数应层次清晰。

第十五条附件——是正文的附属部分是补充公文正文内容的其他公文或材料包括图表 。

第十六条成文时间——以负责人签发的时间为准联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。

第十七条印章——正文末尾落款加盖发文部门印章。

第十八条附注——公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说