XToolsCRM升级功能介绍V3.5I0424.384

更新:2009-4-22目录XToolsCRM升级功能介绍11.
短信系统的全面升级2说明2关于106通道2新的发送界面2拆分短信后的自动序号3短信点数的计算变化3短信在客户视图内的集成32.
XToolsSFA3说明3操作4使用SFA的概要建议4设置SFA方案4设置SFA序列内的事件4对SFA序列内各事件排序或编辑8给某客户启动一个SFA序列9SFA序列的查看方法10执行一个SFA事件(具体事务)11执行一个SFA事件(发短信)12执行一个SFA事件(邮件)14查看最近执行的SFA事件14删除或中止一个SFA序列15编辑执行中的SFA序列15查看SFA序列的详细执行进度163.
关于XToolsSFA工作台17说明17操作17查看需要我执行的SFA17执行失败的SFA17最近自动执行成功的SFA事件17SFA方案对应的客户18热点客户的SFA序列184.
SFA序列18说明18操作185.
SFA执行日志19操作19本次升级全部功能201.
短信系统的全面升级说明增加0591和022通道,特别增设了106通道(中国移动官方通道,发到移动手机的短信及时性最佳、丢失率最低).
同时对短信发送功能大幅升级,包含:自动拆分后的序号、客户视图内显示给客户发的短信等功能.

关于106通道其中106通道需要单独签署不发垃圾短信的保证协议,并预先交付承诺押金方可开通.
106通道启用后,将逐步恢复短信回复的功能.
目前短信网关的通道主要分为移动通道和电信通道两种:移动通道专指106开头的通道号码;电信通道则会以各地区号为开头,比如022则表示是天津电信的短信通道,0591则表示福建电信的短信网关.
移动和电信的通道均支持向移动联通发短信,但是由于网络融合问题,发到移动手机短信时,使用106通道效果最好.

鉴于中国移动对网络通道的管理非常严格,如果需要使用106通道,则必须按照SP(电信服务商)的要求,签署不发垃圾短信的保证协议并预先交付专项押金.
具体方法请咨询我公司的销售部:400-811-6138新的发送界面在这个界面中,新增的操作主要是:选择短信通道.
另外,对定时发送、自动拆分和短信签名等发短信时的辅助操作进行了界面分布优化,更容易理解应用.
拆分短信后的自动序号短信息内容超长后,系统一直支持自动拆分.
本次升级,增加了自动序号的功能.
比如一个短信内容被拆分为3条,则三条短信内容的开头依次会增加序号显示为:1/3……2/3……3/3……例图如下:短信点数的计算变化原短信点数为1点发1条,1角钱1点.
变更为充值点数:10点发1条,1分钱1点.
例图如下:短信在客户视图内的集成使用CRM给客户发的短信,可以在客户视图的客户跟踪部分,查看与客户的短信沟通记录.
2.
XToolsSFA说明销售自动化SFA功能发布测试版.
SFA指的是销售过程自动化,主要功能用于实现:预先定义标准的跟单过程或者服务过程,并详细设定过程内每个事件的执行时间和执行要求根据客户情况选用适当的SFA序列,启动自动推进根据SFA序列的事件,提醒到期事件或者自动执行事件,完成对客户的规范跟踪或服务推进操作使用SFA的概要建议首先设置好公司内统一使用的SFA方案;然后,销售人员在跟单时可以根据具体情况选择启用对应的SFA方案,形成一个SFA序列.
这时SFA进入自动运行策略,根据事件的时间自动提醒或自动执行,只需要销售人员经常到SFA工作台查看,就可以知道有哪些事件是需要办理的,哪些事件自动执行失效,也可以查看热点客户的SFA序列情况.

另外,也可以在客户视图内查看SFA序列的执行情况.
设置SFA方案点击菜单内的"设置"-方案设置,如下图:进入方案设置界面.
输入方案名称,点击新建SFA方案.
注意:方案名称言简意赅,不宜过长.
新建方案后,在列表中看到,点击方案名后面的"设置SFA序列".
进入设置序列界面.
设置SFA序列内的事件在SFA序列设置界面上,通过新建SFA事件,构成该序列的一个个步骤.
我们要通过新建SFA事件,来设定SFA序列中的标准环节或规范事件.
注意:事件的设定主要分为两部分:1)执行的日期,支持绝对日期、相对日期和循环2)执行事务,包括具体事项、发邮件、自动和手动发短信,其中邮件和短信均支持模板.
来看设置事件的界面,点击新建SFA事件,出现如下界面:分别讲解如何使用这个界面.
事件名称:描述该事件的名字,要求尽量简短并说明含义.
比如:初次电话,报价邮件,短信提醒收货等,都可以作为事件名称.
要求不要超过8个字,经验表明,在可以明了意思的前提下,越短越好.
从某种意义上讲,您也可以事件理解为SFA方案序列中的步骤,但因为存在循环,用事件命名更为恰当.
执行事件的时间:分为四种情况,分别是:无日期,表示对日期没有明确要求,只要执行这个事件即可绝对日期,表示明确的年月日.
其中开始日期和结束日期指的是,在此期间内执行该事件均比较合适.
相对日期,对应于基准日期后几天开始,持续几天后结束.
这里出现的基准日期的概念,需要注意的是:当SFA序列在某个客户视图内执行的时候,可以设置基准日期,它往往和这个客户的具体情况有关系.
举个例子:比如作婴儿用品的企业,要根据婴儿的出生日期作为基准,从而判断满月、半天、半岁、周岁等销售阶段的不同跟进方式.
如下面的满月服务的时间设置:同理,也有把客户的签约日期作为基准日期来设计售后服务序列的,这都可以.
需要注意的是,如果使用了相对日期,在启动SFA序列时,必须根据客户的具体情况明确制定基准日期方可发挥作用.
其开始日期和持续几天结束的意思也是指在此期间执行该事件均合适.
循环:在基准日期后几天开始,每次持续几天,多少天循环一次,一共循环几次.
由于我们已经讲解了基准日期概念,这里的循环就比较容易理解了.
比如:服务器托管服务商,每月要求客户缴费,可设定按照30天一次设定循环基准日期注意事项:比如基准日期为2009年4月15日,则基准日期后1天,指的是4月16日;基准日期后0天,指的是4月15日.
执行动作:用于设置该事件具体做什么动作,简单说就是:做什么事.
分为:具体事务、发邮件和发短信,每个事件只能选择一种动作.
具体事务指的是,通过文字描述,告诉销售人员该事件的执行要点和标准.
举例如下:发短信首先选择自动和手动.
自动:指的是到执行时间开始的那天,自动发给客户,不需要确认.
手动指的是,到执行时间开始的那天,在SFA工作台出现执行提醒,由人工确认后,点击执行事件即可.
另外,短信内容支持通配符,包括客户的姓名和公司名称.
举例如下:注意:发送时间的设置,仅在选择自动时有效.
如果选择手动,则在执行该事件时发送.
发邮件目前只支持手动执行,即:需要手工执行事件发送邮件.
自动执行的功能将在后期升级中增加,但由于自动邮件时很容易被认定为垃圾邮件,可能需要采用第三方服务,产生一定的费用,这部分内容请关注后期的升级说明.

抄送:如果选择抄送给自己,则自己也会收到这封邮件.
发件人:既可以选择执行事件人的邮件地址,也可以使用公司统一的对外邮件地址.
信纸模板:可以自定义(在SFA设置菜单下的:邮件信纸设置),系统提供空白信纸、简约灰色等三种基本信纸.
邮件标题:支持通配符.
邮件内容:也支持通配符,可用客户名称、联系人姓名和联系人称谓三种通配符,通配符会在发邮件时自动替换为该客户的信息.
举例如下:细节设置完成后,点击保存,即可看到具体事件.
根据SFA的具体要求,多个事件增加后,完成SFA序列.
对SFA序列内各事件排序或编辑事件设置完成后,还可以调整各时间的显示顺序.
在SFA序列中,各事件的名称、执行日期、执行动作、动作说明等,在右侧出现四种动作分别是:编辑、删除、上移和下移.
上移和下移用于调整事件在方案的中的现实顺序.
给某客户启动一个SFA序列在客户视图中,启动SFA.
进入某客户视图,可以看到在客户基本信息下方出的SFA部分模块,如下图:启动的方法是,选择正确的方案,点击开始按钮.
之后,会看到启动SFA序列的对话框,如下图:在这个界面里,我们需要确定几个元素:1)标题,如果不填写则会自动生成序号,比如SFA272)基准日期,根据该客户情况选择基准日期,这主要看SFA方案设置时对基准日期的定义3)执行人可以不选,如果不选执行人,则表示由您自己来执行4)事件接收人也可以不选,自动为该客户的全部联系人,该选项主要指发邮件和发短信的接收人您可以看到,这个界面中有很多自动处理,可以明显提升操作效率.
如果不选基准日期,甚至可以直接点击开始SFA按钮.
当然,SFA序列的启动也是很重要的,建议您在启动前,把这些项目认真选择后,再启动则较为稳妥.

启动后,可以看到一个SFA序列.
如下图:SFA序列的查看方法SFA启动后,显示在"正在执行的序列"区域.
我们要注意的是如何看懂这个序列:图标的含义::成功执行,表明该事件已经被成功执行过:跳过,表明该事件被手工跳过,不需要执行:执行失败,表明该事件虽然已经被执行,但是因为某种情况失败,一般出现在自动执行的情况.
比如:发邮件时链接不到发信服务器,发短信时出现敏感字等.
遇到这种情况时,请点击该事件名字,查看执行结果,确定原因.