海洋资料发布中心

44海洋开发与管理2015年第12期浅谈国家海洋资料中心质量管理体系的设计与发展于婷,万芳芳,东成(国家海洋信息中心天津300171)摘要:国家海洋资料中心是搜集、汇总、处理、质控、分发、保存国际和国家海洋资料的国家机构.
海洋数据服务日常业务过程的背后,实际就是数据的观测、传输和使用的过程.
海洋数据已经成为国家海洋信息化建设和重要基础资源和国家海洋事业发展的重要组成部分,其质量管理正越来越受到关注.
文章讨论了我国作为政府间海委会的成员国,如何在国际海洋资料与信息交换计划发起质量管理框架的大背景下,及时做好海洋资料中心质量管理的标准化体系建设这一重要而迫切的工作.
针对海洋信息服务系统中,数据收集、数据管理和存储以及数据应用服务等活动,讨论如何通过施行国际标准,确保业务工作质量,提高工作效率和服务能力.
参考通用的国家海洋资料中心质量管理问题的定义和分类,介绍了我国国家海洋资料中心新建立的质量管理体系,探讨了在未来管理和不断发展中所应着重注意的问题.
关键词:海洋数据中心;数据质量;质量管理中图分类号:P732文献标志码:A文章编号:1005-9857(2015)12-0044-06近几年来,为了满足国家海洋发展战略制定、海洋权益维护、海洋资源开发利用、海洋环境保护、海洋防灾减灾等需求,社会各界对于高质量海洋数据和信息广泛而迫切的需求持续上升.
国家海洋资料中心这一国家海洋数据和信息的主管部门,在国家海洋信息化建设中扮演着不可或缺的角色.
随着空间技术、可视化技术、计算机网络、多媒体技术的发展,海洋数据和信息的获取、处理、管理正在发生着根本性变化;已经形成了一个天空—大气—海面—海底无缝链接的综合性海洋观测系统[1];海洋数据和信息产品经历了由数字到图像、由平面到立体、由黑白到彩色、由静态到动态、由单一时刻到时空连续的变革;及时、准确、可靠的海洋数据和信息及先进的信息技术,正在国家海洋管理决策中发挥着越来越重要的作用.
以海洋数据应用需求为驱动,利用日趋成熟的海洋数据和信息采集技术、管理技术、处理分析技术、产品制作和服务技术等,建立正规、高效的海洋数据和信息采集、处理、管理和服务业务体系,逐步实现国家海洋信息资源的科学化管理与应用,提供满足海洋综合管理和社会各界用户需求的高质量服务,是国家海洋资料中心在全国海洋信息化战略中的一个重要职责.
建立并实施质量管理体系是组织/机构为实现质量目标所必需的、系统的质量管理模式,是组织/机构的一项战略决策.
国家海洋资料中心建立自己的质量管理体系,将资源与过程结合,以过程管理方法对管理活动、资源提供、产品实现以及观测、分析与改进活动等业务过程进行的系统管理,是有效履行其职责、确保其服务质量所必需的一项工作.
世界气象组织(WMO)早在2003年就在提出了质量管理体系的概念,并发布了《国家气象和水文服务质量管理体系实施指南》[2]规范化管理WMO框架下的气象服务机构.
联合国教科文组织(UNESCO)政府间海洋学委员会(IOC,以下简称海委会)的国际海洋资料与信息交换计划(IODE)建立并维持了国家海洋资料中心(NODC)全球网络和海洋生物地理信息系统(OBIS)节点,负责海洋观测资料的收集、质量控基金项目:国家海洋信息中心"国际海洋合作及履约"(31201528C).
第12期于婷,等:浅谈国家海洋资料中心质量管理体系的设计与发展45制(以下简称质控)、存档和在线发布,并向成员国提供这些资料.
2012年IODE通过了建立IODE质量管理框架(IODE/QMF)项目和建立IODE对于成员国的国家海洋资料中心进行统一的质量管理资质认证的两项议案.
这项举措旨在保证IODE成员国已经建立和将要建立的国家海洋资料中心及其业务运行,能够遵循IOC的资料交换政策和IODE的统一标准规范,以保证所提供交换服务的海洋资料和信息的质量,满足广泛用户需求.
目前,IODE已开始对成员国已经建立的国家海洋资料中心重新进行质量管理资质认证,之后将NODC分列为通过质量管理资质认证和候选认证两类管理,并将IODE/QMF的资质认证作为常态化的质量管理工作长期开展.
中国作为IOC及IODE的成员国,一直奉行IOC资料政策,遵守IODE标准和最佳实践.
通过积极响应IODE的发展战略规划,申请质量认证,我国的国家海洋资料中心———国家海洋信息中心于2015年召开的IODE第23次大会上,正式获得了IODE的质量认证证书,成为首批获得质量管理认证的国家资料中心.
这有助于我国国家海洋资料中心管理和业务水平的提高,有利于增强我国在国际海洋事务中的显示度,符合我国建设海洋强国的目标.
1IODE国家海洋资料中心网络联合国教科文组织下属的政府海委会(IOC)建于1960年,为联合国成员国提供了全球海洋合作研究的基本机制.
当时人们虽然对占地球表面70%的海洋对人类、甚至对地球上所有生命形式的深刻影响已达成共识,为了正确解释海洋对人类的全部价值,必须研究海洋的方方面面,但对海洋的研究和认识仅来自科学家个人和小团体.
而海洋调查是一项巨大的任务,任何一个国家或几个国家都不可能彻底完成.
因此,海委会应运而生,它通过共享知识、信息和技术,以及国家项目的协调,协助各国政府处理他们各自遇到的问题和共同的问题[3].
随着海洋学由研究局部过程发展到研究洋盆和全球过程,海洋学研究更加依赖于一个国际交换系统提供所有来源的资料和信息.
为适应形势需要,海委会在1961年成立了IODE.
目的是通过海委会成员国之间海洋资料和信息交换,满足用户对资料和信息产品的需求,促进海洋研究和海洋开发.
经过50多年的建设,IODE已经拥有80多个海洋数据中心、57个国家海洋数据中心、3个世界数据中心———海洋学中心和20余个资料合作伙伴(ADU),以及全球海洋生物地理信息系统(OBIS),形成了一个以服务为方向的全球网络系统.
现在这个数字仍在增长.
该全球网络正在收集、质控、存储千百万的海洋观测资料,并向海委会各成员国和有关海洋机构与专家提供资料和信息服务.
作为IODE全球服务网络的核心部分,国家海洋资料中心的任务是:"提供国家海洋资料资源的访问与管理,要求搜集、质控、处理、汇总、分发、保存国际和国家机构产生的资料"[4].
在过去IODE资料中心主要集中关注物理海洋学数据,而现在IODE计划兼顾到所有的海洋相关数据,学科涉及物理海洋学、海洋化学、海洋生物,以及其他与海委会服务的需求密切联系的学科.
国家海洋资料中心对国际和国内社会都有责任,在国家层面,国家海洋资料中心的责任包括:①从研究和观测单位接收资料,并进行质控和存档;②每天接收浮标、船舶和卫星资料,并及时进行资料处理,向研究人员、预报人员、实验管理人员或参与资料管理的其他中心提供输出的产品;③作为质量保证过程的组成部分直接向资料收集者报告质控结果;④参与制订资料管理计划,建立实验、监测系统、渔业咨询系统等的支持系统;⑤通过互联网或其他方式,如CDROM、DVD等分发资料;⑥发布统计研究结果以及海洋变量图集;⑦为交换的不同资料类型提供标志符,跟踪进程.
国际层面的活动包括:①通过IODE和JCOMM(WMO-IOC海洋学和海洋气象学联合技术委员会)参与制定国际资料管理标准和方法;②通过IODE和JCOMM参加国际海洋资料与信息交换;③通过IODE和JCOMM,或在海委会海洋资料与信息管理战略规划框架下协助全球或区域项目的资料管理;④运行国际科学实验的资料汇集和质量控制中心;⑤运行区域或专门的资料中心.
46海洋开发与管理2015年IODE国家海洋资料中心必须保证有效履行提供海洋资料管理和产品服务的职责,实施质量管理体系会帮助其提供良好的管理实践,最终提升对其资料、产品和服务质量的信心,提高国家海洋资料中心在顾客、用户和利益相关者中的声誉.
质量管理不仅控制最终产品,而是整个过程.
2IODE质量管理框架长期以来,IODE委员会一直认为有必要建立质量管理框架,以确保NODC的建立与运行都依据明确的原则,包括遵守协商一致的海委会海洋资料交换政策规定的标准和要求,这样可以保证国家海洋资料中心能提供质量已知的资料以满足广大用户的需求.
2012年IODE委员会第22届大会(IODE-XXII)通过了制定IODE质量管理框架的第18项建议.
IODE质量管理框架(IODE-QMF)向国家海洋资料中心提供了设计和实施质量管理体系(QMS)成功提供海洋及相关资料、产品和服务的全面战略、建议与指南.
IODE鼓励国家海洋资料中心实施质量管理体系并证明符合ISO9001质量管理国际标准,虽然不强制要求国家海洋资料中心必须通过ISO9001正式认证,但要求国家海洋资料中心必须能证明已实施了有效的质量管理体系.
IODE-QMF的主要目标是:①推动NODC依据经过协议的标准通过认证;②向NODC提供帮助,协助建立质量管理体系;③制定并检查与质量管理程序和实践有关的现有标准、手册和指南;④向IODE委员会定期提供反馈信息.
IODE的质量管理框架(QMF)致力于实施质量管理体系,确保NODC能证明有能力提供符合已知标准和责任的资料与服务,并通过审核.
质量管理体系一方面涉及国家海洋资料中心的综合管理,如财政资源、人员、目标等;另一方面还管理技术文件的编制,如,资料和产品的管理与生产等.
每个NODC应设计各自的质量管理体系,过程和程序文件需由国家海洋资料中心的工作人员编制,以符合组织的工作习惯.
然而,许多过程要建立在共用标准和程序的基础上,全面的行政管理对实施质量管理体系至关重要.
此外,IODE还明确规定了NODC质量手册的内容(表1),以确保IODE整体工作的规范性和一致性.
IODE委员会鼓励NODC建立质量管理体系,但不会提出专门的标准建议.
ISO9001是一项国际公认的规定了质量管理体系基本要求的标准,要求认证,另外一个选择是执行ISO9004标准,该标准为组织持续改进其业绩、效率和有效性提供指南,不要求正式的认证.
表1犐犗犇犈国家海洋资料中心(犖犗犇犆)质量手册规定内容序号项目内容1标题和范围手册应简要描述质量管理体系覆盖的过程2审核、批准和修改手册应清晰说明审核、批准和修改状态和日期证明3质量方针和目标可以另外形成文件,但应在手册中说明该文明;或包括在手册内容中4组织、职责和授权手册应包括对组织机构的描述,组织机构图、流程图和工作描述可以包括在手册中,或在手册中说明5质量管理体系描述描述质量管理体系覆盖的过程及其相互作用,与过程有关的程序文件或参考文件6参考文件手册涉及的、但不包括在手册内容中的参考文件7任何支持信任息,如过程流程图和组织机构图3我国的国家海洋资料中心及质量管理体系中国是IOC成员国之一,积极参加了IODE的有关活动.
中国国家海洋资料中心(CNODC)的承办单位国家海洋信息中心是国家海洋局直属的公益性事业单位,创办于1958年,其主要职能是负责管理国家海洋资料和海洋信息资源,为海洋经济、海洋综合管理、海洋环境保护等提供信息业务、技术支撑与服务,并对中国海洋资料和海洋信息工作实施业务指导和协调.
CNODC为IODE的建设和发展做出了自己的贡献.
按照IODE的要求,CNODC承担着接收国家、区域和国际项目收集的海洋资料;(使用一致同意的标准)检验资料质量;保证资料和正确解释资料所第12期于婷,等:浅谈国家海洋资料中心质量管理体系的设计与发展47需的相关信息的长期保存;向国内外用户提供资料等资料的管理职责.
为了更好地履行职责,国家海洋信息中心建立了质量管理体系,通过制定明确的质量方针、目标和职责,执行严格的程序文件,策划、控制、保证和改进来使其实现的全部数据管理活动.
2002年获得ISO9000质量体系认证以来,中心每年接受具有质量认证资质的专业机构的检查,每5年重新进行认证资质验证和确认.
CNODC在国家海洋信息中心质量管理体系法规性文件的基础上制定了本中心资料处理、质量控制和产品研发服务的质量手册、程序文件和作业文件,用于CNODC质量管理体系的管理.
质量手册规定了CNODC质量管理体系的适用范围,描述了质量管理体系过程之间的相互作用;程序文件严格规定了管理评审、人力资源、基础设施、产品实现等控制程序;作业文件规定了CNODC每个部门的质量目标、部门岗位质量职责、岗位任职条件以及海洋地理信息资料处理与图集制作、海洋水体环境资料处理、海洋水体环境常规资料产品制作、海洋档案管理与服务等业务的详细作业内容与记录.
31质量手册创建质量手册是建立质量管理体系的第一步也是最重要的一步,它是建立、巩固和阐明质量管理框架过程的重要部分.
质量手册主要传达组织愿景、价值、任务、方针和目标;展现体系设计;体现过程之间相互联系的方式;明确职责;说明组织如何运行以及取得成果的相关过程;分析潜在改进措施;证明符合外部标准和规范.
信息中心按照GB/T19001-2008idtISO9001:2008《质量管理体系要求》国家标准制定了质量手册,规定中心各部门须严格遵照质量手册执行,并对实施效果进行评价,采取改进措施,以确保提供的产品和服务满足顾客及法规要求.
"以质量求生存,以信誉求发展;恪守合同承诺,满足顾客要求,超越顾客期望;开拓创新,持续改进,追求卓越,提高管理与服务水平,争做行业标杆"是国家海洋资料中心的质量方针,它体现了机构的核心价值.
CNODC的质量手册是整个质量管理体系的A层次文件,详细描述了国家海洋资料质量管理体系的范围(包括方针和程序文件的参考证明文件),提供了海洋资料业务化运行的"路线图";对外则是向顾客提供质量保证的证明性文件和作为第三方认证的依据.
顾客满意是CNODC质量管理体系关注的焦点,为顾客提供海洋数据与产品服务是CNODC的主要职责之一,CNODC制定了顾客满意调查分析控制程序,规定了与顾客满意相关的外部信息、内部信息的收集、处理和利用,详细调查用户满意度,并于年末对满意度调查信息进行统计、分析,做出评价,找出差距,并提出改进建议,形成顾客满意分析报告提交管理者代表审核.
为顾客提供服务的主要形式包括:①基于IE的Online查询界面的数据查询;②基于Email、电话、在线网页的顾客意见反馈;③基于Email、电话的离线数据与产品申请.
CNODC开展了IODE的质量管理操作程序、具体的认证标准的研究分析工作,结合工作实际,遵循IODE数据管理标准和最佳实践要求,具体制定了CNODC质量管理体系业务流程(图1).
32程序文件程序文件是质量管理体系的B层次文件,规定了文件控制范围、审批、更改和作废处理管理办法,对中心质量管理体系所要求的文件予以控制,确保各相关部门使用现行有效版本文件,使质量管理体系活动有效运行.
程序文件内容包括目的、适用范围、职责、控制程序、相关文件及质量记录.
中心各部门须严格遵照其中相应程序文件的规定进行项目质量管理工作,并对实施效果进行评价,采取措施进行改进,以确保提供的产品和服务满足顾客及法律、法规和标准的要求.
33作业文件为使质量管理体系文件编写格式规范,国家海洋资料中心编制了作业文件作为体系的C层次文件.
作业文件由各作业部门视需要而定.
它们是保证质量手册和程序文件正确有效执行的详细规定,与工作的复杂性及所用方法相适应.
作业文件规定了质量管理体系文件编写章节、条款、编码、审批和修改等内容;适用于本中心质量手册、程序文件、作业文件的编写以及记录的设计和填写.
48海洋开发与管理2015年图1中国国家海洋资料中心质量管理体系过程顺序及作用4质量管理体系建设若干问题的探讨质量管理体系的建设理念和国家海洋事业发展规划的目标是统一的.
IODE提出质量管理框架的概念,为各国国家海洋信息中心完善管理、提高产品和服务质量提供了科学指南,同时为海洋资料的科学管理找到了"共同语言",我国的国家海洋资料中心也站在了新的历史起点上.
目前,我国海洋信息服务标准体系和认证体系尚不完善,资料拥有单位开展资料服务还存在随意性,海洋信息资源现状不清、信息共享程度低,海洋信息流通与服务缺乏完整性和系统性,以至于使海洋信息服务的质量和时效受到了一定的影响[5].
科学判断和准确把握发展趋势,充分利用先进的管理理念,紧跟国际海洋发展潮流,才能促进我国海洋资料的管理和服务不断发展.
质量是组织/机构的生命,是一个组织/机构整体素质的展示,也是其综合实力的体现.
伴随国家用海需求的日益增长及海洋经济的快速发展,涉海单位和用户对国家海洋主管部门的管理和服务能力、对海洋数据和信息产品需求越来越高,质量要求也越来越高.
因此,国家海洋资料中心要想长期稳定发展,必须围绕质量这个核心开展工作,加强自身质量管理,借以生产出高品质的海洋信息产品.
从国家层面出发,根据我国海洋资料管理工作的实际需求,以用户(顾客)为中心,统筹规划、建设完善的适应海洋管理工作发展需要的质量管理体系,规范化综合管理国家海洋数据和信息资源,不断开发完善海洋相关业务管理系统功能,不断改进服务、强调质量经营,提高服务质量,增强服务力度和显示度是我们面临的一项重要工作.
41独立运行实施有效的质量管理,单单形成具有海洋行业特色、基础社会公益事业特色的海洋资料服务功能的管理体系文件是远远不够的,还需要在运行中保证其独立性.
质量管理体系的运行必须是独立的:①确保信息流通渠道的畅通.
质量管理信息在各个环节的传递必须畅通,传递速度要快,必须准确.
所收集的信息数据必须详细具体,尽量定量化,少用定性评定,这样得出来的结论才真实可靠.
②不断加强全体工作人员的质量意识与管理意识,增强其责任感,使其自觉严格遵守各项管理的职责和工作的程序,保证质量体系有效运行,做到"凡事有人负责、凡事有章可循、凡事有据可查、凡事有人监督".
③质量体系的运行不受外界行政干预,确保员工在工作过程中无顾虑,无负担,能够顺利的开展工作.
42以服务对象为中心海洋信息资源的建设与社会化服务具有鲜第12期于婷,等:浅谈国家海洋资料中心质量管理体系的设计与发展49明的行业特点,国家海洋资料中心有责任有义务向社会各界提供方便快捷、形式多样、内容丰富的海洋信息服务,例如为海上活动提供可靠的数据保障,为海洋科研工作提供及时、高精度的观测资料,为海洋战略发展和决策提供有针对性的信息服务产品等.
质量系统的执行应该紧密结合海洋服务需求,坚持以涉海单位和个人的需求为驱动,要面向社会、面向经济、面向海洋产业开展服务,有重点、有针对性地提供数据和信息产品,围绕"让顾客满意"及时认真地收集处理用户反馈,不断满足用户需求与期望,赢得信任,提高满意度,从而提升国家海洋资料中心的综合服务实力和市场竞争力.
43有效性评价通过定期组织质量检查、质量审核活动,能够及时发现和找出管理活动、服务质量方面存在的问题和薄弱环节,并进行有效纠正和补充,从而提高国家海洋资料中心整体经营管理水平和质量监控能力.
质量体系审核在体系建立的初始阶段尤为重要.
目前,我国国家海洋资料中心的质量管理体系正在处于这一初始阶段,"实践是检验真理的唯一标准",质量体系审核的重点,应主要关注验证和确认体系文件的适用性和有效性.
审核与评审的主要内容包括:①规定的质量方针和质量目标的可行性;②体系文件的全面性———是否覆盖了所有主要质量活动,各文件之间的接口是否清楚;③组织结构的功能性,各部门、各岗位质量职责的明确性;④质量体系要素选择的合理性;⑤质量记录的见证作用;⑥所有职工对体系的适应性和执行情况.
审核与评审中发现问题,如体系设计不周、项目不全等,应及时进行协调、改进.
需要强调的是,质量体系是在不断改进中加以完善的,质量体系进入正常运行后,仍然要采取内部审核、管理评审等各种手段,以使质量体系能够保持并不断完善.
44以人为本以人为本是科学发展观的核心.
以人为本,是组织发展的根本目的,也是发展的根本动力,一切为了人,一切依靠人,二者的统一构成以人为本的完整内容.
因此,在国家海洋资料中心质量管理的过程中应贯彻"以人为本"的原则,尊重员工的发展,不以控制和约束员工为主要管理手段,以鼓励和培训员工的方法来全面提高员工的业务技能和综合素质,从而实现员工与中心的协调统一发展,为资料中心的长远发展打下坚实的基础.
根据行业特点,定期举办数据获取、数据处理、质量控制、产品研发等方面的技术培训,同时积极推行相关国内外标准、规范的学习,创造学习氛围和环境,使员工成为中心发展的核心动力.
45总结海洋服务的规律,不断提高服务质量海洋信息服务部门从业人员服务意识的树立,不是一朝一夕的事情.
海洋科学的历史远远短于大气科学,因此,海洋资料服务也在诸多方面落后于气象服务.
目前,海洋资料中心对于海洋数据和信息服务的外部需求和内在规律仍处于初级认知阶段,我国不断发展的海洋事业对海洋信息服务又提出了更高的要求,空间化、可视化、产品化和网络化已经成为海洋信息服务的特色.
对于国家海洋资料中心来说,一定要及时了解海洋科学相关领域的发展,不断总结海洋信息服务的规律,了解各级海洋管理工作和不同的用户需求,树立"海味"服务意识,才能适应事业的发展.
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