电子政务协同办公系统进行公文收发必须按系统流程进行操作事项的通知

各单位电子政务协同办公系统公文管理员:目前我县已正式启用电子政务平台协同办公系统进行公文收发,近日各部门(单位)在办公系统内进行公文收发.
电子政务办公室管理人员以系统管理员身份登陆系统,在查看我县系统使用情况时,发现各部门(单位)在进行公文收发时,存在着很多没有按正常流程进行公文处理,在各单位都存在这些问题,现我办汇总相关问题的处理方法及注意事项,各单位公文管理员务必仔细阅读,公文处理正确操作方法及注意事项如下:一、在办公系统内发文件和各类通知必须按以下几个方面进行操作(一)各部门(单位)拟稿下发文件时,在选择收文单位人员时必须选择各部门(单位)的公文管理员进行收文,系统内的非公文管理员是各部门(单位)对本单位发文进行审批人员,目前审批功能还未开通,等各部门(单位)公文管理员能熟练运用协同办公系统各项功能后,将开通发文审批功能.

(二)各单位公文管理员可以在系统内设置自定义组来建立多个收文组,建成后在发文选择收文部门和单位时可以按自定义组来选择收文单位,可以快捷的进行发文,不用每次发文件时去一个一个的选择收文单位的管理员,具体操作如下:登陆办公系统后在首页左下角我的日程下方单击有一个向大于号的功能按键看下图:具体操作:点击上图后→个性化设置→自定义组→在空白处点击鼠标右键→新建,在名称内输入想要组建的组→点击成员添加该组组成成员→点击鼠标右键→保存此时完成,想组建多个组可按上述方法进行操作.

(三)各部门(单位)拟稿下发文件时,切记在短信提醒方式选项内,应选择在线短信提醒(已办理CDMA手机,并按要求正确添加到系统内的公文管理人员才能正常接收到相关信息).
如选择不短信提醒或离线短信提醒功能后收文单位公文管理人员将不能收到短信提醒.

短信终端(CDMA)手机号码添加置协同办公系统具体操作如下:人事管理→个人信息→基本信息→移动电话.
鼠标右键编辑添加,鼠标右键保存即可,添加正确CDMA手机号码后才能正常接收到短信提示.

各部门(单位)公文管理员随身携带短信终端(手机),要求24小时保持开机状态.
若遇出差、请假情况移交办公室其他工作人员临时负责处理公文.
(四)文件套红时注意事项各单位公文管理员在对文件套红操作时,将正文进行排版后,如果最后有空白页请将它删除掉,如不删除最后空白页面在发文本机看是正常的,但收文单位电脑显示(下图)抄送和印发后显示下空白页面上.

(五)发文件加盖公章时注意事项各单位公文管理员在加盖公章时,将盖好的公章左右稍微拖动一下,确定好位置后,鼠标放到公章上,点击鼠标右键点→透明重设,然后再点击→文档锁定,最后点击左上角→文件→接受文档→保存文档.
加盖公章时必须按照以上四个步骤进行操作,以下是详细说明.

注意:加盖公章时,将盖好的公章左右稍微拖动一下,确定好位置后,点击鼠标右键点透明重设,然后再点击文档锁定,最后点击左上角文件——接受文档,在点击保存即可.
1.
盖章时,将鼠标的光标移到其他地方去,如果放在需要盖章的地方,把章子盖上以后就锁死了2.
由于电脑分辨率的问题,加盖公章时将公章左右稍微拖动一下,确定到合适的位置3.
盖章子时,最好把需要盖章的地方不要放置任何窗口,否则盖章的时候,就会把该窗口加盖在公章之下4.
在加盖公章这一步工作中,如果还没有保存,但公章已经加盖上了,要对文档进行修改的话,必须将公章撤销,重新进行加盖,否则公章就作废了.
5.
盖好后要进行稍微拖动,还有透明重设6.
透明重设(在word文档、xls表格上也可以进行盖章须按以上第一步、第二步、第四步进行操作)(六)各部门(单位)公文管理员按正常流程成功发文后注意事项在协同办公系统进行发文后,各部门(单位)发文人员可以随时查看各单位文件接收详细情况.
具体操作:在左侧栏公文管理→在办公文→点开任意一个在办公文→点击右上角向下箭头(上图)就可以看到收文流程和收文情况.
是否已阅读公文、具体操作时间和是否已按流程提交.
如各单位公文管理员,只阅读了公文但未按流程点击提交,此时发文单位管理员将无法办结公文,此公文将一直处于在办公文状态,直到所有收文单位公文管理员,按办公系统的流程操作完毕后,发文单位的公文管理员在协同办公系统内,才能处理完此文件的所有流程,并进行归档.

收文人员在发送文件后,如有收文单位没有按时接收文件(特别是紧急文件、通知)时,发文单位公文管理员要及时通知各单位公文管理人员进行查收文件,目前我县有100个部门(单位)已加入协同办公系统并能正常收发文件,但还有10个单位因各种原因未加入协同办公系统,如发文单位在发文件时要对需要接收文件未加入电子政务平台的单位,进行电话通知未加入平台单位收文人员,到指定地点领取相关文件及通知.
发文人员应及时在协同办公系统内查看文件接收情况,并对没有及时查看公文的单位公文管理员进行电话通知.
(全县各单位公文管理员联系电话和我县未加入办公系统单位表格,我办已在协同办公系统首页上的通知公告内.
)二、公文管理员查看文件及各类信息后需要按正常流程处理的注意事项(一)各单位公文管理员在收到短信提醒后,必须在2个小时内(紧急文件和通知除外),登陆系统对公文进行处理.
目前政府办正在制定管理办法,并对不按时处理公文,在系统内未按规定流程正常操作的单位,将定期进行通报.

(二)各单位公文管理员,在办公系统内查收阅读各类公文后,应按系统流程完成以下操作.
具体操作:请选到表单→在空白处点击鼠标右键→点击提交,此时操作完成(阿勒泰地区电子政务平台使用培训教程PPT内也有详细说明),提交成功后,此时在系统首页上的待办公文内就不会显示提交后的公文,此时可以在左侧菜单的公文管理→在办公文内查找到提交的公文,待所有的收文人员都进行提交后,必送此文件的人员才能进行归档,这时这个公文才算办结,这时所有人员可以在公文管理→办结公文内找到文件.