单击office办公软件使用技巧大全

办公软件使用技巧

1.同时保存所有打开的W or d文档

有时在同时编辑多个W or d文档时每个文件要逐一保存 既费时又费力

有没有简单的方法呢在按下 Shift 键的同时单击“文件”菜单大家看已经多出了“同时保存”和“同时关闭”命令这可就方便多了

2.巧妙设置文档保护

在用Word 2000/XP打印一份文件时忽然头儿有要事吩咐要暂时离开一下关闭文件吧既费事又没必要但又不想辛辛苦苦写的文件被别人破坏了。

怎么办呢执行“工具”菜单中的“保护文档”命令在弹出的窗口中选择“保

护窗体” 然后设上密码。怎么样光标跑到了文件头任你怎么移动鼠标、敲击键盘就是无法编辑了不错吧。等回来时执行“工具”菜单中的“解除文

档保护”命令一切又正常了。

3.编辑长文件更轻松

相信大家都有这样的经历在使用 Exc e l 、W or d编辑长文档时有时需要将文章开始的多处内容复制到文章末尾。但通过拖动滚动条来回移动非常麻烦

还会出错。其实只要将鼠标移动到滚动条上面的适当位置发现鼠标指针变成

双箭头此时按住鼠标左键向下拖动文档编辑区会被一分为二。你只需在上

面编辑区找到文章开头的内容在下面编辑区找到需要粘贴的位置这样你就

可以复制内容了而不必来回切换。这种方法特别适合复制相距很远且处数较

多的内容。

4.给WP S文档添加水印

先用作图软件(画笔工具等)制作一张色彩非常淡的图片(直接将W or d的水印效果图“抓”下来也行) 然后打开需要添加水印的 WP S文档执行“格式→办公软件使用小技巧 (4) 第 页 1 朱实逸编辑

页面背景→设置”命令打开“设置背景”对话框切换到“图片”标签下

按“选择图片”按钮选中刚才制作的图片并进行适当设置后确定就可以

为文档设置上水印了。

5.在金山文字中快速打开“页面设置”

在用金山文字2002处理文档时一个最常用的操作就是设置页面。先执行

“视图→标尺→水平(垂直)标尺”命令展开“水平(垂直)标尺”打开然后

用鼠标在水平(垂直)标尺上双击 即可快速打开“页面设置”对话框对页面

进行设置了。

6.在Exc e l中插入拼音

在我们使用Exc e l时常常会遇到十分孤僻的字但加上拼音注释就能使

人看得更明白。具体的方法是选中想要加入拼音注释的表格打开 Exc e l的菜单栏中的“格式”菜单选中“拼音信息/设置”项在弹出的对话框中的“设

置”和“字体”选项中分别选择拼音的对齐方式和字体最后选择“拼音信

息”子菜单中的“编缉”  即可以在单元格中输入拼音了。要查看拼音可通过

“拼音信息”子菜单中的“显示和隐藏”项显示注释的拼音。

7.取消“自作聪明”的超级链接

当我们在Wor d文件中键入网址或信箱的时候 W ord会自动为我们转换为超

级链接如果不小心在网址上按一下就会启动 IE进入超级链接。但如果我们不需要这样的功能就会觉得有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢在 Wor d中单击“工具→自动更正选项”  “键入单时击自动套用格式”选项将 “Interne t及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。再单击“自动套用格式”选

项将“Interne t 及网络路径替换为超级链接”项目前的小钩取消。 再单击“确

定” 。这样 以后再输入网址后就不会转变为超级链接了。

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8.巧设W ord启动后的默认文件夹

Wor d启动后默认打开的文件夹总是“我的文档” 。通过设置我们可以自定义W ord启动后的默认文件夹步骤如下 (1)单击“工具”菜单中“选项”命令程序将会弹出“选项”的对话框 (2)在对话框中选择“文件位置”标签 同时选择“文档”  (3)单击“更改”按钮打开“更改位置”对话框在

“查找范围”下拉框中选择你希望设置为默认文件夹的文件夹并单击“确定”

按钮 (4)最后单击“确定”按钮此后 Wor d的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。

9.在Wor d中快速输入汉字偏旁部首

作为语文老师在用W or d编制练习时常常需要输入汉字的偏旁部首。执行“插入→符号”命令打开“符号”对话框在“符号”标签下将字体选

定为“标准字体” “子集”选定为“CJK统一汉字”你就会发现下面的汉字是按偏旁部首排列的。每一类汉字都是以该类汉字的偏旁部首开始的选中你需

要的(如扌、攵、 氵等)偏旁部首按“插入”按钮就行了。

10.改变WPS Office 2000启动后的默认纸张和字号

1.进入WPS Office 2000 选择“文件→页面设置” 将“纸张规格”设置

为16开或B5并根据需要设置好纸张边距 回车确定。

2.字体字号可根据自己的写作习惯定义一下 比如“宋体、 四号” 。

3.选择“文件→存为模板”在左面模板类型中选择“通用”型在右面“模

板名”中输入模板名称单击“确定” 。然后退出WPS Office 。

4.再次进入WPS Office 选择“文件→新建” 单击“通用”模板单击你刚才输入的模板名称单击对话框右下角的“设为默认模板” 单击“确定”大功告成。这样 当你每次进入 WPS Office后纸张就变为16开或B5、字体办公软件使用小技巧 (4) 第 页 3 朱实逸编辑

字号也变为你所需要的了。

11.将W or d表格巧妙转换为E xc e l表格

先打开带表格的Wor d文件接着选中整个表格先将光标放在表格的任一

单元在整个表格的左上角会出现一个带框的十字模样的标志。把光标移到上

面再单击整个表格的字会变黑表示全部选中单击右键在出现的菜单中选

择“复制” 然后打开Exc e l 再单击右键 在出现的菜单中选择“选择性粘贴”

在出现的对话框中有6项菜单可选选择“文本”并确定就行了。

12.巧存Wor d文档中的图片

有时候收到朋友寄来的一篇图文并茂的 Wor d文档想把文档里的所有图片全部保存到自己的电脑里可以按照下面的方法来做打开该文档选择“文

件”菜单下的“另存为Web页” 指定一个新的文件名按下“保存”按钮你

会发现在保存的目录下多了一个和 Web文件名一样的文件夹。打开该文件夹你会惊喜地发现 W ord文档中的所有图片都在这个目录里保存着。

13.在金山表格2002中为数值自动添加单位

在使用金山表格 2002时 因工作需要笔者常常需要在输入的数字 (如

“2310”等)后面添加单位如“平方米”等。其实只要稍加设置一下就可以让

系统自动添加选中相应的单元格 (区域) 打开“单元格格式”对话框在“格式”标签中选中“格式类别”下面的“数值扩展”选项再在下面“格式编

码”的方框中输入“#"平方米"” 先后按“添加”和“确定”按钮退出。 以后

在上述单元格中输入数字按下“ Enter”键后 即可将数字后面自动加上所设置的单位。

14.P owerP oint的特殊播放模式

在实际使用Powerpoint演示文稿的过程中往往需要与其他程序窗口的数

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据配合使用以增强演示效果。而用 Powerpoint演示文稿时一般会处于全屏放映模式在这种模式下必须使用 Alt+Tab组合键或Alt+Esc键与其他窗口切换。其实我们可以这样操作按住 Alt键不放依次按下“D”“V”键而、激活

播放操作这时启动的幻灯片放映模式是一个带标题栏和菜单栏的形式这样

就可以将此时的幻灯片播放模式像一个普通窗口一样操作如最小化和自定义

大小。

15.在Word XP中巧输分数

启动Word XP 选择“插入”菜单下的“域”命令 出现“域”对话框在

“请选择域类别”的下拉列表中选择“等式和公式”  “域名”项选中“Eq” 然后单击“域代码”按钮单击“选项”按钮在“开关”中选择“ \F(,)” 按下“添加到域”在下面的“域代码”中添加上分子和分母如 EQ\F(1,2) 连按两次“确定”回到W or d编辑窗口这样分数制作就完成了。

16.快速输入大写数字

由于工作需要经常要输入一些大写的金额数字 (特别是财务人员) 但由于大写数字笔画大都比较复杂无论是用五笔字型还是拼音输入法输入都比较

麻烦。后来偶然发现利用 Wor d2000可以巧妙地完成首先输入小写数字如

“123456” 选中后从“插入”菜单中选择“数字”命令接着会出现如图所示

的对话框选择“壹贰叁”项 点击“确定”即可或者你也可以直接在

“数字”对话框中输入数字。

17.巧设WPS Office的表单域外形

WPS Office中的表单域虽然可以自由设置填充色和边线但是却不能修改

外形。为此笔者找到一个方法可以对几种表单域外形进行设置只是方法略

为麻烦了一点。

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插入一个单行文字型表单域 点击表单域工具栏中的保护文档图标确定

使文档处于保护状态单击该表单域使它进入输入状态可以看到文字输入的

光标在表单域中闪烁然后点击表单域工具栏中的保护文档图标解除保护状态。

请注意此时文字输入的光标仍处于表单域中马上右击该表单域在弹出的右

键菜单中就会有一个外形选择项。现在只要在外形选择项中选择喜欢的外形就

可以修改表单域的形状了。

当然并不是所有的表单域都可以采用以上方法设置。经笔者试验单行文

字型、多行文字型和日期型的表单域都可以设置外形。

18.在E xc e l中快速输入特殊符号

报表中常用的“二○○二”中的“○” 。很多人都是将就地打印为“二 00

二”“、二OO 二”或“二零零二”。其实这都是不正确的 “00”是数字键 “OO ”是英文字母“o”的大写 “零零”是中文数字的大写而“二”是中文数字的

小写它们之间都不匹配。经过仔细摸索笔者发现被忽略的中文输入法中的

“软键盘”可以轻松地输入常用符号。打开中文输入法先输入“二” 在中文输入法状态下用鼠标右键单击输入法的“软键盘”标志这里选“单位符号” 这样输入法的软键盘就被打开且定位到中文数字上按键盘上的 Q键或用鼠标点击“软键盘”上的Q键 中文小写的“○”便被录入进来。

19.WPS Office中用文字框巧分栏

在工作中经常会用到页面分栏设置 WPS Office能够将栏间距设为 0100mm之间的任何数值 基本上能满足工作的需要。 但有的时候可能需要将栏间

距再加大或左右不对称这时系统设置就无能为力了。其实利用文字框就能解

决这个问题。

1.首先设置好分栏数然后打开“插入”下的“文字框” 这时鼠标变为十办公软件使用小技巧 (4) 第 页 6 朱实逸编辑

字形用鼠标在分栏的中间拖出一个文字框。

2.用右键点击文字框在弹出的菜单中选择“对象属性” 然后在“边线端点”中将“边线风格”设为空线。

3.再到“位置尺寸”框中根据需要设定好文字框的大小与位置。这里需要

注意的是文字框应该与栏中的文字等高。

4.最后将右键弹出菜单中的“绕排方式”设为“左右绕排” 。

20.幻灯片播放速度随意设

用P owerP o int2002制作幻灯片时 “自定义动画”的“速度”只有 5个选项其中最快为0.5秒最慢为5秒但有时播放动画需要更快或者更慢的速

度在“速度”框中又不能直接修改怎么办呢这时可以先在“自定义”动

画的任务窗口中选中所定义的动画 点击右侧的小三角选中“计时”项然

后在弹出的对话框中找到“速度”项将它修改为合适的速度即可 (最长不能超过60小时) 。

21.在E xc e l中快速输入大写数字

在“智能ABC输入法”状态下按住Shift键再按下“i”键(不含引号) 

松开Shift 键然后输入任一数字键就得到相对应的大写数字了。另外财

会人员常用的单位词如“个、拾、佰、仟、万”等 同样可以借助于 i键加上单位词相对应的汉语拼音第一个字母方便地得到 (具体可查看“智能ABC输入法”的“帮助”菜单) 。

22.在W or d文档中插入MP 3文件

在Wor d文档插入声音文件 一般采用“插入”菜单下“图片”选项中的“剪

贴画” 从“剪贴库”中选取插入。但是这种方法插入的声音文件只限于 WA V和MIDI文件。要插入MP 3格式的声音文件可打开 Wor d文档把光标移到你办公软件使用小技巧 (4) 第 页 7 朱实逸编辑

要插入声音文件的位置选择“插入”菜单下的“对象”选项在打开的“对

象”对话框中选择“由文件创建”活页卡片 点击“浏览”按钮从打开的

“浏览”对话框中找到准备插入的 MP 3文件并确定。 当“浏览”对话框自动

关闭后 点击“由文件创建”活页卡片中的“确定”按钮稍等一会儿插入

点就会出现MP 3文件的图标双击它即可播放。但必须说明在此操作之前必

须在W ind ow s中使MP 3文件与你的MP 3播放器建立关联。

23.让E xc e l启动时自动打开工作簿

用户可自定义默认工作簿 以便每次启动 Exc e l时均可自动打开此工作簿。方法是 自定义一个新工作簿然后将它保存在 XL Start文件夹下。在

用户名\Application Data\Micros oft\Exce l 或

C:\ProgramFiles\Microsoft Office\Office10 下就可以找到XLStart文件夹。具体路径还要视你的系统安装盘符而定。

24.在英文状态下快速输入中文标点符号

在输入中文过程中经常会遇到一些英文单词或句子此时许多人会将中

文输入法切换为英文输入法来输入英文。这样一来标点符号也成英文的了

输入标点符号时 还要再将输入法转为中文 十分麻烦。 有没有简便的方法呢

当然有。 Office2000为用户提供了 12组输入中文标点符号的快捷键(详见附表) 不管在任何输入法状态下 (当然包括英文) 只需按下快捷键 即可输入中文标点符号省去了来回切换的麻烦。需要请大家注意的是 “, :;?! ”等标点符号的中英文方式看似一样其实是有区别的。

25.为W or d添加小助手

我们在使用W ord2000进行文档处理时经常使用工具栏中的“字数统计”

功能来了解当前文档的字数、字符数、行数等信息非常方便。可是很多时候

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我们需要了解文档的更加详细的信息这时可以通过在工具栏上添加“属性”

的方法来快速查看文档的详细信息。

1.单击“工具”菜单从其下拉菜单中选择“自定义”命令打开自定义

设置窗口。 2.在自定义设置窗口中选择“命令”项。在其下面的“类别”中

选择“控件工具箱”然后在右边的“命令”中选择“属性”项。 3.双击“属性”项并将它拖动到工具栏上。这样在 Wor d的工具栏上就出现了“属性”项。

当我们在Wor d中需要查看某个文档的详细信息时 只要单击工具栏上的“属性”项那么文档的创建时间、修改时间、文档大小、创建人等详细信息就会

出现了也可以根据自己的需要添加、修改文档的主题、作者、备注等信息。

26.找回Wor d中的菜单栏

首先在工具栏右击 在弹出的菜单中单击“自定义(C)”命令。再单击“命

令(C)”选项然后在“类别(G)”列表框中拖动滚动条找到“内置菜单”单

击。这时我们就可以在右边“命令(D)”列表框中看到我们熟悉的“文件(F)” “编辑(E)”等菜单了。既然找到了就动手一个个地把它们拖回去吧 当然这些

菜单既然能被拖到菜单栏中去 当然也能把它拖回对话框。

27.彩色Exc e l表格显示打印两不误

如果将E xc e l工作表中的数据设置为彩色格式而打印机为黑白打印机

那么工作表中的彩色区域打印出来的效果可能会不理想。在不更改工作表颜色

设置的情况下可以进行如下设置

1.在“文件”菜单中单击“页面设置”命令。

2.单击“工作表”选项然后选择“打印”框下的“单色打印”项。如果

使用的是彩色打印机选择该选项可减少打印所需时间。

3.单击“确定”按钮。

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