案卷文件上传

档案管理系统使用说明书档案馆二〇一四年十月目录一、浏览器设置1二、系统登录2三、档案信息著录4四、电子文件上传8五、打印相关表格13中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书1一、浏览器设置1.
设置浏览器兼容模式.
中国石油大学(华东)档案管理系统推荐使用360或IE浏览器,二者均需要开启兼容模式,设置方法如图1和图2所示.
图1360浏览器兼容模式设置方法图2IE浏览器兼容模式设置方法2.
设置安全站点.
将系统地址http://121.
251.
255.
15/添加到浏览器安全站点(只在IE浏览器添加即可),设置方法如图3.
中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书2图3IE浏览器受信任站点添加方法二、系统登录1.
进入系统.
在学校档案馆主页(http://dag.
upc.
edu.
cn/)点击"常用系统"下"管理系统"(图4),或者直接在浏览器输入:http://121.
251.
255.
15/login.
asptarget=file,进入系统登录界面(图5).
中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书3图4档案馆主页"管理系统"入口图5系统登录界面2.
用户登录.
输入用户名和密码,点击"开始"按钮,登陆成功后,点击"档案管理"进入"档案信息管理"界面(图6),该界面列出用户所有被授权操作的档案门类,分"部门临时库"和"馆藏档案"两大类,在前者进行归档信息著录,后者可查看往年归档内容.
中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书4图6档案信息管理界面三、档案信息著录1.
选择表格.
档案信息著录统一在"部门临时库"下对应档案门类进行,点击相应门类,如"党群",进入案卷和文件显示界面(图7):图7案卷和文件显示界面2.
添加案卷信息.
在案卷与文件显示界面,点击击右上角的"添加案卷",进入案卷信息录入界面(图8):中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书5图8案卷信息录入界面案卷著录信息说明如下:一级目录:档案形成年度,如:2014二级目录:档案分类目录,如:DQ11、XZ11、JX11、JX16三级目录:文书类、财会类为单位名称(如:党委办公室、财务处),论文为各学院代码(如:地球科学与技术学院12)档号:归档材料档号,如2014-DQ11,2014-JX161211序号:阿拉伯数字,每卷一个序号,如1、2、3、4……(连续输入时系统会自动递增)保管期限:参照《归档范围和保管期限表》选择对应保管期限,中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书6分永久、30年、10年密级:均选择内部题名:案卷拟定题名,如:学校"十三五"规划及二〇一六年工作要点,案卷题名中数字不能出现阿拉伯数字责任者:文件形成单位,涉及多个单位时,填写一个即可页数:按打码总页数填写,文件材料打码要求:归档材料有文字或其他内容部分按顺序打码,无内容部分不打码起止时间:案卷内所有文件中最早形成日期至最晚形成日期,如:2014.
03.
07-2014.
12.
12归档单位:本单位全称,如:地球科学与技术学院载体:无特殊情况均为纸质输入员:各单位兼职档案员移交人:各单位兼职档案员案卷信息录入完成后,点击"添加"按钮,可继续添加.
3.
添加文件信息.
在案卷与文件显示界面,点击右上角"添加文件",进入"文件信息录入界面"(图9):中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书7图9文件信息录入界面文件著录信息说明入下:一级目录、二级目录、三级目录、档号同所属案卷一致序号:自动生成,卷内文件依次为:1.
0001、1.
0002……(小数点前面的1代表该文件属于序号为1的案卷.
0001代表文件编号)保管期限:参照《归档范围和保管期限表》选择对应保管期限,分永久、30年、10年密级:均选择内部题名:严格按照文件名称填写责任者:文件形成单位,个人材料填写个人姓名中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书8页数:文件首页打码页数时间:文件形成时间,格式:2014.
01.
01归档单位:本单位全称,如:地球科学与技术学院载体:无特殊情况均为纸质输入员:各单位兼职档案员移交人:各单位兼职档案员文件信息输入完后点击"添加"按钮,若有多份电子文件,可继续添加,文件序号自动增长.
四、电子文件上传所有案卷和文件信息著录完成后,可进行电子文档(全文)、图像和多媒体文件的上传,上传操作需在"档案文件信息管理界面"(图10)完成,具体如下:图10档案文件信息管理界面1.
上传电子文档.
点击对应文件信息的全文按钮,进入全文管理界面(图11).
中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书9图11全文管理界面电子文档可单个上传也可批量上传.
单个上传:点击图11中"浏览"按钮,选择需上传的电子文件(文档类格式以WORDPDF为宜,表格类以EXCEl为宜),上传方式选择"上传整个文件",提取全文三种类型适用情况如下:"不提取全文"适用于只上传电子文件,不提取文件内容时选择;"将内容中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书10追加到全文"适用有多份文件上传时选择;"用内容替换全文"适用于文档上传有误需要重新上传时选择.
批量上传:点击"电子文件上传按钮",进入"电子文件批量高速上传界面"(图12),先选择文件所在目录,再选择需上传的文件(按住CTRL或SHIFT可多选),选中后点击上传按钮,提取全文方式和单个文件上传方式一致,视情况选择.
图12电子文件批量高速上传界面提示:文档上传后,Word文档需在系统进行PDF转换,Excel文档无需转换.
转换方式,点击电子文件列表中"转换"图标,如图13.
中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书11图13电子文件转换界面2.
上传图像.
点击对应文件信息的"图像"按钮,进入"文件、案卷相关图像"界面(图14),图像可一次选择多个上传也可批量上传,方式和文档上传方式一致.
中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书12图14文件、案卷相关图像界面3.
上传媒体.
点击对应文件信息的"媒体"按钮,进入"文件、案卷相关视频音频"界面(图15),可进行音视频资源的上传,上传方式也分为批量上传和单个上传,方式与文档上传方式一致.
中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书13图15文件、案卷相关音视频界面五、打印相关表格案卷和文件信息著录完成,电子文档等上传完毕后,档案材料在移交档案馆之前需打印移交目录(两份)、卷内文件目录(每卷一份)、卷内备考表(每卷一份,需移交人员和部门分管领导签字),打印方式如下:在"档案文件管理"界面(图16)选择"打印当前",进入目录打印界面(图17)选择需打印的类型,进入打印界面(图18-20)右键,点击"打印预览",显示正常打印即可(如不能正常生成目录,将图17中自动设置边距勾选掉).
中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书14图16档案文件管理界面图17目录打印界面中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书15图18案卷移交打印界面中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书16图19卷内文件目录打印界面中国石油大学(华东)档案管理系统使用说明书17图20卷内备考表打印