财务加盟连锁酒店财务管理手册

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北京市xxx商业管理咨询有限责任公司加盟管理手册

财务管理手册

目 录

第一章、组织管理

一、绪言

二、财务组织架构

三、财务职能范围

第二章、财务各岗位工作职责说明

一、财务总监

二、财务经理

三、加盟店财务业务督导员

四、分析会计

五、主管会计

六、材料会计

七、主管出纳

八、分店出纳

九、主收银员

十、副收银员

第三章、财务业务流程

一、分店收入业务流程

二、分店出纳的工作流程

三、分店收银员工作流程

四、分店副收银的员工作流程

五、财务帐目规范标准

六、营业外收入及其他业务收入的管理

七、优惠权限

八、财务日常复核程序

第四章、财务各项规章制度

一、支票的管理规定

二、现金的管理规定

三、餐券的管理规定

四、应收款的管理规定

五、预收款的管理规定

六、应付款的管理

七、 固定资产的管理规定

八、低值易耗品管理规定

九、营销物品管理规定

十、存货管理规定

十一、成本费用管理规定

十二、物资出入库的管理

十三、总部物资、 中心库房与财务业务程序

十四、发票管理规定

十五、公司贵宾卡制度

十六、积分卡的管理制度

十七、盘点、稽查制度

十八、分店各项业绩指标考核制度

十九、报销制度规定

二十、财务细则

二十一、财务安全及保密制度

二十二、财务人员守则及奖惩条例

二十三、漏收营业额及跑单问题的管理规定

二十四、档案的管理规定

二十五、税收管理办法

二十六、加盟费用的缴纳

第一章 财务管理总论

一、绪言

财务核算贯穿于经济活动的全过程它是会计最基本的职能也称反映职能。会计以货币为主要计量单位通过确认、计量、记录、计算、报告等环节对特定对象的经济活动进行记帐、算帐、报帐为各有关方面提供会计信息的功能。对企业单位一定时期的收入、费用成本、利润和一定日期的资产、负债、所有者权益进行计算。对企业单位的财务状况、经营成果和现金流动情况以会计报表的形式对有关方面进行报告。会计人员在进行会计核算的同时对特定对象经济业务的合法性、合理性进行审查。随着生产力水平的日益提高、社会经济关系的日益复杂和管理理论的不断深化会计所发挥的作用日益重要其职能也在不断丰富和发展。会计还具有预测经济前景、参与经济决策、评价经营业绩等功能。

二、财务部组织架构

一财务组织架构总体说明

公司财务管理是公司管理体系中极其重要的部分。为了使公司财务准确、及时、有效

地报告企业的经营状况和经营信息更好的为分司制定企业发展战略提供会计依据公司对财务工作实行了严格的管理制定了适合本企业特点的财务管理架构。公司各加盟店设有出纳员、收银员、库管员总部设有与各加盟店及总部财务相对应的出纳和会计。整个财务工作由总经理直接授权财务部经理及主管人员由财务经理挂帅负责对全公司的一切经济活动统一核算、统一监督和统一管理。各加盟财务机构直接对公司财务部负责公司财务部根据分工对各加盟店相对应财务岗位实行直接业务督导实行垂直管理、层层负责、逐级把关规范运作的财务管理制度。

二财务组织架构图见图1—1

三、财务部职能范围xxxx管理公司财务部在董事长和总经理的领导下行使财务管理、会计核算、财务监督和财务控制职能。

图1—1 xxxx管理公司财务架构图

1、负责银行存款和现金的日常管理对现金和银行存款进行严格管理做到日清月结银行存款帐次月要与银行核对清发现问题及时解决。

2、负责成本、费用的核算和管理工作并按期计算好成本、费用。

3、负责办理纳税申报和购领、监控发票工作。

4、根据经济业务及时编制记帐凭证、及时记帐、对帐 月末按时编制会计报表并报送董事长和总经理及有关部门 包括公司各部门和政府部门要求提供的财务报表及资料。

5、依据财务报表定期编制财务分析报告并报送董事长和总经理及有关部门。

6、管好、用好各项专用款做到专款专用。

7、依据行政人事部、营运部、生产部提供的资料按时计算并发放员工工资及奖金。

8、依据公司有关规定和核算要求协助各业务部门做好与财务相关的业务工作。

9、执行公司财务制度的规定 向企业管理层提供财务管理制度建议。

10、负责办理董事长和总经理交办的其他有关公司财务工作。

第二章 财务部各岗位职责说明

一、 财务总监的岗位职责

1 在总经理的直接领导下负责公司财务的整体运作、筹划、制订和健全各项管的财务制度。

2 协助公司领导在公司发展目标下拟定实施方案 当好领导的参谋。

3 负责对公司各单位财务会计人员的绩效考核和培训、督导工作。

4 定期组织人员对公司各单位的会计账目进行审计。找出薄弱环节提出改进意见。

5 定期对特许加盟店进行业务巡视检查和指导其财务会计工作按照《北京xxxx商业管理咨询有限责任公司特许加盟合同》的规定进行帐务处理。

6 协助总经办协调公司的外部环境如工商、税务、财政、街道等。

二、 财务部经理的岗位职责

1、在财务总监的直接领导下负责组织财务工作 当好领导的参谋和助手。

2、认真宣传和贯彻执行财经政策、财务制度及有关规定。

3、组织制定并贯彻执行各项财务会计制度并根据实际情况不断修订和完善。

4、负责审定经济合同、协议及其他经济文件 审查对外提供的财务会计资料。

5、负责全公司的经济核算工作组织编制和审核会计、统计报表并负责向上级领导报告工作。进行成本费用预测编制成本计划控制成本费用开支督促有关部门降低消耗节约费用提高经济效益。监督采购人员做好采购工作杜绝大量使用现金。

6、负责对本单位财会机构设置、会计人员的配备、会计专业职务的设置和聘任提出

方案、组织会计人员的业务培训和考核、支持会计人员依法行使职权。

7、协助领导人对企业生产经营、行政业务发展以及基本建设投资等问题作出决策。

8、参与产品价格和工资奖金等方案的制定。负责与财政、税务、金融部门的联系、协助总经理处理好这些关系及时掌握财政、税务及国家政策的动向。

9、严格处理费用开支认真执行成本物资审批权限费用报销制度。审查各加盟店及各部门的开支情况合理制定各分店的营业指标确保经济效益。

10、监督有关人员进行应收帐款的催收工作加速资金回笼。

11、参与公司经营管理 围绕提高公司的管理水平和经济效益为总经理当家理财当好经营参谋。

12、参与重要经济合同和协议的研究审查、并负责对新项目的开发技术改造、商品劳务价格和工资奖金方案的审批及时提出具体的改进措施。

13、合理制定各部门及连锁店经营指标成本费用、专项资金和流动资金的定额尤其做好对三大成本费用即原材料、用具成本、劳动费用成本、能源销售成本的控制精打细算确保经济效益。

14、督促、检查公司固定资产低值易耗品、物料用品等财产物资的使用及保管情况注意发现和处理财产物资管理中存在的问题。确保公司财产物资的合理支配和安全管理。

15、保存公司关于财务工作方面的文件资料合同及协议督促本部门员工完整地保管公司一切帐册报表凭证和原始单据。

16、督促、检查公司财产、物资的使用保管情况注意发现并处理管理中存在的问题。

17、每季度对库存现金和备用金情况进行一次全面检查并且要进行不定期抽查。切实抓好本部门内部管理工作。

18、负责本部门员工的思想教育及业务水平的提高定期组织召开本部门的学习和业务会议抓好本部门内部管理工作。

三、加盟店财务业务督导员的岗位职责

1、在总经理及财务总监、财务部经理的领导下熟悉财务会计核算知识和财务管理知识熟练掌握帐簿与记帐的程序会计核算的程序编制会计报表等财务会计专业知识。

2、定期组织加盟店财务人员进行业务培训、业务学习、业务指导。

3、负责加盟店的财务业务管理工作及执行公司对加盟店的财务要求。

4、统计、分析加盟店的经营情况并出具相关部门及管理层所要求的财务报表。

5、负责加盟店的财务档案管理工作。

6、认真执行《员工手册》和公司内各项规章制度。

四、分析会计的岗位职责

1、在财务总监、财务部经理的领导下熟悉财务会计核算知识和财务管理知识熟练掌握帐簿与记帐的程序会计核算的程序编制会计报表等财务会计专业知识。

2、对公司加盟营店的收入、成本、费用、财务状况和经营成果进行综合分析并编制月、季、年度财务分析报告。

3、审核财务付款凭单及附件的金额、报销申请手续的正确性。

4、定期组织公司加盟店的财务人员进行业务培训、业务学习、业务指导。

5、对公司加盟店财务人员的业务水平进行业绩考核提供晋级评定及工资调整意见。

6、依据行政人事部、营运部、生产部提供的资料按时计算分配的员工工资及奖金。

7、负责餐券的管理。

8、负责贵宾卡的管理。

9、认真执行《员工手册》和公司内各项规章制度。

五、主管会计的岗位职责

1、在财务总监、财务部经理的领导下熟悉财务会计核算知识和财务管理知识熟练掌握总分类帐及明细分类帐的设置帐簿与记帐的程序会计核算的程序编制会计报表等财务会计专业知识。

2、根据规定的会计科目正确设置总分类帐户和明细分类帐户及时的进行会计核算科目汇总登记总帐帐簿和明细帐帐簿。

3、按照规定的种类、格式、项目和内容完整齐全地编制各期月、季、年会计报表。

4、负责办理纳税申报工作和发票购领及其管理等工作严格遵守报表报送期限保证各类税务申报表和统计报表报送及时。

5、严格根据核对无误的帐簿记录编制会计报表保证帐表相符并与前期报表数字衔接。

6、各种会计报表书写清晰装订整齐会计报表要有企业负责人、财务部经理及编制人员的签名或签章。

7、负责成本、费用核算和管理工作并按期计算好成本、费用帐务处理中认真审核收支原始凭证做到其符合财务制度规定。

8、负责每月各项按规定进行预提和待摊费用的核算。负责专用款项的明细核算正确反映各项专用基金运用和结余情况以及专项工程支出和投资决算情况专用基金的往来款项要及时对帐清算。

9、按每月工资表、水、 电耗用表、燃料耗用表等费用项目编制费用分摊表。根据工资表提取福利基金工会经费并按规定上缴工会经费。

10、对公司会计凭证、帐簿报表、财务计划和重要经济合同等会计资料定期收集审查、装订成册、登记编号遵照《会计档案管理办法》的规定妥善保管并按保存年限规定办理销毁报批手续。

11、定期组织对公司及连加盟店固定资产和流动资产的清查、核实、确保财产的准确性加强对固定资产和流动资产的管理提高资产利用率。

12、按照财务管理制度的要求认真做好记帐凭证的稽核组织会计报表的编审工作保证财务结算的正确及时和真实的为领导提供可靠的经济管理资料。及时掌握流动资金使用和周转的情况定期向财务部经理汇报工作。

13、督导所负责其他会计岗位的工作情况并对工作完成的效果负有直接的责任。

14、认真执行《员工手册》和公司内各项规章制度。

六、材料会计的岗位职责 财务方面

1、在财务总监、财务部经理的领导下熟悉财务会计核算知识和财务管理知识熟练掌握总分类帐及明细分类帐的设置帐簿与记帐的程序会计核算的程序编制会计报表等财务会计专业知识。负责材料、物资的管理及帐务处理工作。

2、负责出入库单的核对、登记、保管核对各部门送交的吧台盘点表如有不符应及时退回作修改或采取抽查方式予以核对并将审核结果整理成书面文件上交财务部经理。

3、熟悉掌握各分店有关成本数据资料并根据盘点结果结合收入情况进行核对如有问题应及时查找原因将结果以书面形式上交财务部经理。

4、督促库管员做好出入库直达上货单的开据 以及每月的出入库汇总表编制负

责审核数字准确平衡关系准确如有问题应及时反馈回去。

5、熟悉各部门的出入库规律及有关重要物品的单价对出现异常出库、入库、要查找原因予以汇报。做好商品售价调整、统计工作以及各店之间调拔物品原料的监督工作做好各店库管的抽查工作确保物资安全将抽查结果真实地反映给财务部经理及相关部门经理。

6、按会计制度要求登记明细帐结出余额每月底负责监督各分店进行全面盘点整理盘点资料计算盘点金额。根据各部门出、入库及结存情况计算并结转成本。月底各项费用的计提、 摊销、 结转。编制餐饮成本表及各项费用明细表。

7、设置员工物品保管卡片记录员工负责保管的实物资产负责工作交接过程中实物交接的监督。参与制定日常备用品的最低库存标准。

8、 月底工作

1每月25日负责监督各店进行全面盘点、整理盘点资料、计算盘点金额。

2汇总、整理各部门的出入库单据核算出入库金额。

3根据各部门出、入库及结存情况计算并结转成本。

4月底各项费用的计提、摊销、结转。

5编制餐饮成本表及各项费用明细表。

6完成财务部经理交给的其他临时性工作任务。

9、分析采购入库领用出库物品的变动情况负责提出实物资产帐务管理等到方面的建议、意见、改进措施。

七、主管出纳的岗位职责

1、在财务总监、财务部经理的领导下熟悉财务会计核算知识和财务管理知识熟练掌握帐簿与记帐的程序会计核算的程序及财务专业知识。

2、负责全公司资金流入、流出的管理。

3、复核、检查、清点各店交来的现金、支票支票进帐单、餐券等与填制的缴款单及日报表是否一致根据分店出纳提交的营业日报表认真核对各分项业务的正确性、合理性。复核出纳提交的原始凭证及付款单据如有不符规定要求的应及时纠正保证原始凭证准确无误及付款手续符合公司规定。

4、核对原始单据金额与付款凭单金额是否一致查验付款凭单的审核及报销批核手续并按公司规定的批核程序付款并加盖付讫印章及出纳人名章。

5、及时按收、付款凭单编制会计凭证根据会计凭证登记现金、银行存款日记帐及辅助记录作到日清月结 月终作到帐实、帐帐相符。

1 日记帐所记载的内容必须同会计凭证相一致不得随意更改。

2 日记帐必须连续登记不得跳行、隔页、不得随便损坏帐簿和撕去帐页。

3文字和数字必须整洁清晰、准确无误、如有改动必须按会计制度执行。

6、合理控制现金的流出严格限用现金支付能用支票支付的款项尽量用支票支付凭总经理审批的支票申领单开具支票。

7、负责现金支票及转帐支票的购买、使用、管理并登记《支票使用登记簿》。

8、及时领取“银行存款对帐单”认真核对清查每笔银行业务不得发生透支现象月终须编制银行余额调节表一式两份一份提交总经理一份自行留存年终订本备档。

9、月终作现金库存盘点并编制现金盘点表一式两份一份提交总经理一份自行留存年终订本备档。

10、依据行政人事部、营运部、生产部提供的资料按时计算员工工资及奖金并将加

盟店工资计算表提交财务部经理审核签署将总部工资表提交总经理审核签署然后将审核签署后的工资表传送银行。

11、负责公司专项工程款的支付业务付款业务涉及到合同文件须留存合同副本并附记载实际付款资料做到专款专用。

12、预测、分析资金的流量及时反馈并提出解决方案参与制定与资金管理有关的制度提出管理建议。

13、严格遵守现金管理制度和支票使用规定。

14、认真执行《员工手册》和公司内各项规章制度。

八、加盟店出纳员的岗位职责 财务方面

一职责范围

1、在主管出纳的领导下协助、指导、监督收银员、库管员的工作。

2、负责清点收银员每日现金收入额并与日营业报表一致。

3、负责现金、支票、餐券等收付工作按时将现金、支票送存银行并按会计核算要求登记现金和银行存款日记帐及餐券的备查辅助记录

1现金、银行存款日记帐所载的内容必须同收款凭单和支出凭单相一致不得随意增减

2 日记帐必须连续登记不得跳行 隔页、不得随便损坏帐簿和撕毁。

3文字和数字必须整洁清晰准确无误做到日清月结如有改动必须按会计制度执行。

4、按时为收银员准备必需零款随时兑换保证营业。

5、检查收银员的备用金使用情况。

6、每日编报收入缴款单并附结帐单等凭证按规定日期将本店所收款项送交公司财务部总处并办理手续。

7、清点收银员的各种款项时包括手续是否齐全 币别是否正确报表是否有误钱币是否与报表金额相符凭单上客人、收银员签字是否齐全。对收银员每日所上交收入进行认真审核包括结帐单据、手续是否齐全准确结算是否正确等。

8、检查、核对库管所开据的入库单、直达上货单、库存盘点表、领货单等包括日期、部门、供货单位或供货人是否填写签字手续是否齐全金额计算是否准确。

9、严格遵守现金管理制度和支票使用规定现金要尽量做到日清月结 日结入库后作现金库存表。

10、银行帐务和支票使用办法

1及时将收回的支票送交银行进帐收到银行回单时要及时登记后作帐如有银行退票应及时冲帐并及时更换支票。

2 每月初之前作上月“银行存款余额调节表”认真核对清查每笔未到帐款的原因如有错误及时更正力争将未到帐款控制在最低限度内。

3 凭领导审批的申领单方可开具支票填写支票时应做到时间、金额、及收款人单位正确无误 由财务部直接开出支票按审批权限办理。

4 空白支票妥善管理开出支票后要按编号顺序进行登记 印章与支票要分开保管。

11、负责接收保管会议宴会通知单并将与财务有关的信息及时反馈给财务部和各岗位收银员并负责监督检查工作的落实情况负责固定资产、低值易耗品的监督管理。

12、负责各类台帐的登记。

13、根据对各岗位收银员的检查考核结果提出对各岗位收银员的奖惩意见。根

据合同资料督促收银员及时结帐催收欠款并负责与客户帐务的核对。

14、在收交现金中要认真盘点辨别真伪发现差错及时纠正。发生长短款和伪钞时应及时向公司财务部反映查明原因按规定报批程序予以处理。

15、严格执行现金、支票、发票等管理规定。

16、认真执行《员工手册》和公司内各项规章制度。

九、主收银员的岗位职责 财务方面

1、在出纳员的领导与监督下负责所在店经营项目的所有款项收取和帐目结算确保本店营业收入准确无误。

2、在客人面前永远保持友好、整洁、愉快的形象。

3、负责销售的全部收入能熟练地操作收款机。

4、遵守公司财务规定和工作程序。

7、每天应提前10分钟到岗打扫柜台区域卫生将商品分类存放。检查收款机、准备好计算器、验钞机、零钱、发票、收据、复写纸、点菜单、加菜单、订餐单等收款结帐用品。

6、熟记各类菜肴、酒水的价格、编码、及其它各店的订餐电话 以便核查服务员开单是否准确无误防止影响当日营业收入和工作进度。

7、应保管好各类票据、钱款的安全不得擅自离开柜台严格按收费规定程序办理结帐收款手续做到结帐清楚、金额准确要认真验收钱币不多收、不错收、不漏收。

8、收银员收到的各项金额款项一律不得坐支和挪用。

9、点菜单加菜单收款发票收据凭证等使用中由于填写差错作废不用的应保留一式几联原样。用完的存根每天上交出纳员存查不得自行销毁或随意散失在上交中发现短缺不全或丢失等情况应追究使用保管人员责任。

10、所收现金支票等货币资金应按日填写营业日报表随附收款凭证、收入支出单据、吧台日报表等一同上交分店出纳员出纳员在认真审核无误后方可办理交接手续以清双方之责。如发现长短款时及时向财务部汇报不得随意以长款补短款。

11、收银员所领取的备用金在离开前必须存放到保险柜妥善保管。

12、负责登记好客人交来的预付款项及用餐消费情况。

13、营业结束与副收银员一起清点出售商品做好各种帐目的登记管理工作。

14、收银员应保持相对稳定如遇特殊情况工作需要变动时应取得财务部的同意。

15、收银员应按规定坚持参加财务部所组织的有关财税政策、财会业务的学习和培训以及业务工作座谈交流和业务考核等活动借此不断提高自身的业务素质促进工作质量和效率更好地发挥作用。

16、认真执行《员工手册》和公司内各项规章制度。

十、副收银员的岗位职责 财务方面

1、在出纳和收银员的领导和监督下主要负责餐厅饮品酒水的供应和协助收银员收款结帐工作。

2、在客人面前永远保持友好、整洁、愉快的形象能熟练地操作收款机遵守公司财务规定和工作程序。

3、每日应提前10分钟到岗接受领班对当日的任务按排。做好柜台内的区域卫生将商品分类存放注意展示柜内饮品摆放的整洁、美观、醒目、新颖。