关于报销业务常见问题归纳

———财务部20151110修订我们将日常报销业务中和财务系统运行过程中,大家经常咨询的问题做了整理和统一答复,希望对您报账有所帮助.
同时我们将常见问题解答发布在财务部主页—热点专栏—网上预约不等候报账上,对于问题的解答我们会实时更新,欢迎广大师生员工查询并提问.

日常报销流程咨询服务电话:62901135、62901196、629011681转8001—8011财务项目设置咨询服务电话:62901132网上预约报账系统咨询服务电话:62901134一、日常报销常见问题解答1、交单后电话接听方面应注意什么交单后请老师们保持电话畅通,很多老师不接,事后也不回,财务要多次花时间打电话.
本来财务规定三次可以退单,但大家总是希望能一次帮老师们解决问题,这就需要保持通信畅通.

2、填写报销单时在签字方面应注意哪些问题签字须用黑色签字笔,财务人员能识别签字人,不要用艺术字等.
预约单上设置签字的地方一定要签字,经费负责人、经办人都要签字.

部门领导审核情况说明后请写上"情况属实,请予办理"再签上名字,不能只签上名字.

经费负责人报销自己的开支业务不能自己签字,须由部门领导签字,如电话费、旅费等发票上有经费负责人名字,科研经费负责人的开支由科研副院长或院长审批,事业经费负责人的开支由部门领导签字审批.

3、在发票粘贴方面应注意哪些问题按报销单上填写的顺序尽量整齐地粘贴,发票必须加盖发票专用章和财务专用章,粘贴后能看清发票日期、金额等内容.

每份预约报销单最多能附60张单据,越过60张请另填一张预约报销单.
4、关于借款方面要注意什么借款人和经费主管不能同一个人,经费主管为借款人时,由部门其他领导审批,科研经费由学院科研副院长或院长审批.

借款"一事一借、一事一清".
如借的旅费用旅费的开支发票冲销.
借材料费、设备费时注意要提供的相应材料:政府采购批准单、合同、大额单、外转拨经费审批单等借出国旅费时要注意提供因公出国批件、邀请函等.
5、填写单据应注意什么凡涉及实物购买的,除填网上预约报销单外,购材料须填材料单(科研经费只需经费负责人,验收人,报销人签字,事业经费还需学校验收),设备需填固定资产验收单(电脑等专用设备单价超过1000元,仪器等专用设备单价超过1500元,且能单独使用就应作为学校固定资产),图书需填图书固定资产验收单,报刊杂志需填资料验收单.

转出经费达到5万元以上需填"合肥工业大学外转拨经费审批单"(科研院网),实行三级审批,达到10万以上,须填"合肥工业大学大额资金审批单"(财务部网)6、办理业务时在付款方式上什么规定国家现金管理规定,超过1000元的业务行为必须通过对公转账方式结算,以后要通过公务卡结算,而且国发〔2014〕11号文要求会议、差旅、小额材料费和测试加工费,都要通过"公务卡"结算.

目前学校为方便老师,10000元以下可划个人银行卡支付,提供支付记录后视同转账,但要转入对方对公账户.
1000元以上的业务开支不能用现金支付.

预约报销转账时若系统中找不到所要转入的开户银行,请转入该行的上一级银行.

7、哪些常用的业务不能报销财务只能报销实际已经发生的业务开支,预交款项不能报销,如预交电话费等.

国家文件对科研经费的开支划出了红线,规定不得开支个人和家庭的支出,所以,电动牙刷、个人饮水用的水杯等物品就算是在野外用,也不能报销.

多张连号的打的票贴在一张预约单上报销容易被怀疑业务的真实性.
8、外拨经费要提供哪些资质证书外协费,合作研究的合作单位是企业的,转款时需提供企业法人营业照、税务登记证、组织机构代码证及资质证书等的复印件;是事业单位的,须提供合作单位组织机构代码证复印件.

9、签订合同方面要注意什么购设备费和材料费超过10000元必须签订合同,外协费、合作费都必须签订合同.
科研项目的合同都必须到科研院盖章(设备管理部门盖章的除外),合同双方都要签字盖章并填写签订日期.

请按合同约定的方式和期限付款,如约定验收合格后付款的,需提供验收报告,无报告的,项目负责人需说明该设备已验收并经使用合格,同意付款并签字.

10、涉及政府采购及审计方面应注意什么购买商品、服务、工程款都要想到是否需要招标或网上竟价.
工程款超过5000元需要审计部门审计.

11、日常报销还应注意什么材料、办公用品超过1000元,都需要单位盖章的购物清单,请注意不要积攒票据,报账要勤,避免引起不必要的误会.

提示:严禁以办公用品费、耗材费、餐饮费等名义购买购物卡进行报销.

科研项目需交给合作单位的设备必须在项目合同中明确,或签订补充协议,购买的固定资产不需要作为学校固定资产验收;其他特殊原因不能作为固定资产验收的情况必须写出情况说明由学院审核情况属实.

到外地出差需要填写差旅费报销单,自带车按过路过桥费路线填写.
按国家文件规定实际产生住宿无住宿发票的,不能报销差旅费,如住在自己家里或偏远地区无法取得住宿发票的,写出情况说明由单位领导审核说明后,请写上"情况属实,请予办理'"再签名;教育部文件规定合作单位提供住宿的,要凭合作单位开具的提供住宿的证明才能报销差旅费,学校目前需要写明提供住宿的单位并由经费负责人审核说明后,请写上"情况属实,请予办理'"再签名.

来回票据不全时,请详实说明缺少票据的原因,项目负责人审核说明后,请写上"情况属实,请予办理'"再签名无住宿发票时科研经费最多给予15天出差补贴,事业经费最多给予5天的出差补贴.

学生、教师都可坐飞机经济舱出差,但须提供电子行程单和登机牌开会的会议通知写明会议期间食宿费用自理的,才能给予每天180元补助,否则只能给予来回路上最多2天补助.
差旅费的住宿标准按国家的规定在不同地方有不同的标准,若参加会议通知上写明"住宿统一安排"的不受标准限制.

到大陆以外地区要填写出国旅费报销单,国外开支业务的单据都要翻译成中文(翻译出主要意思即可)并由翻译人签字,借款和报销都要提供邀请函、任务批件、护照复印件(含有出入境记录)、境外开支的刷卡记录等专著出版需承诺若有稿酬和赠书时,需项目负责人承诺稿酬和赠书收入一定交回学校以冲销已报销的出版费用.

多名老师给同一名学生发放劳务费或一名老师给同一名学生发多个月份的劳务费,只要学生个人当月取得的劳务费合计数超过800元时,按税法规定该学生都必须缴纳个人所得税.

酬金申报后经费负责人既要网上审批,又要用签字笔签字审批,否则财务系统不能识别单据科研经费领取绩效支出需在科研院的网上下载"合肥工业大学绩效支出申请表"完成三级审批程序后,再在学校薪酬申报平台进行申报并由项目负责人审批,再凭两张表一起到财务办理.

公务接待单就餐人数填接待的人数,陪餐人数写在下面陪餐人处,接待人数超过8人或工作餐每人每天超过90元,宴请每人每天超过150元需校领导签字.

勤报账,做到"一事一清".
避免票据与业务混淆;避免票据集中报销引起误会.

有关科研项目减免税和开票有哪些注意事项技术开发类项目合同签订后须将合同交到科研院办理安徽省技术合同登记,财务将凭科研院提供的项目合同和"技术合同登记证书"到税务局申请减免税备案,开具发票后税款先从项目中扣除,月底到税务部门办理申请减免事宜后将增值税款返还到项目.

科研项目合作单位要求先开发票后到款时,请上学校"预借发票申请平台"申请审批.
已到款办理入账的直接带上合同(或任务书)和经费卡到财务开票.
预借发票最好是对方能给多少钱先开多少票,若对方要求一次多开的最好按每次给钱数额多开几张.

增值税是价内税,入账时要直接从收入中扣减,所以,如果合作单位转来10万,财务开始做收入是97087.
38元.
如果是技术开发类项目并已获得了省科技厅的技术合同登记证书,财务会在月底到统一到税务部门申请减免税,然后将已扣增值税款2912.
62元返还到项目中,如技术服务合同则入账金额就是扣除增值税后的金额97087.
37元.
二、网上预约报账系统常见问题解答1、何为网上预约不等候报账回答:网上预约不等候报账,是指报账人在网上填写好报销单据并打印签字,连同整理好的原始票据及相关直接送到报账大厅,经接单人初审后即可离开,不必在现场等候,报账完成后报销款项将直接打入报账人指定的银行账户.
有以下几个注意事项:报账业务流程请登录财务部主页——"服务指南"进行查询.
网址:(http://cwb.
hfut.
edu.
cn/kjfw/bszn/fwjg/index.
htm)每张报销单据数量不能超过60张.
报账人需按照报销项目类别对原始票据进行分类整理粘贴.
报账金额以财务核准后的金额为准,不合格的原始票据财务将直接剔除,并通知报账人取回.

网上预约报销单投递后请保持联系方式畅通,若财务人员三次拨打预约单上所提供的电话均无人接听或者接到通知后两个工作日内未按要求补齐报销所需材料时,将进行退单处理.

2、网上预约不等候报账的登录地址在哪里回答:请登录工大主页中的"信息门户"后,点击"财务平台".
3、高级财务管理平台的的用户名和密码是多少回答:用户名和密码为本人信息门户的用户名、密码.
具体情况请咨询校信息与网络中心(62902282转603,606)4、从哪里能够查到网上预约不等候报账的使用指南.
请登录财务部主页——热点专栏——网上预约不等候报账,即可查到相关系统的使用手册.
(http://cwb.
hfut.
edu.
cn/portal/rdzt/wsyy/index.
htm)5、项目授权时,授权管理员和授权经办人分别代表啥意思回答:授权管理员是指被授权人员可以将项目负责人所授权的项目再授权给其他经办人,但是不具有项目的审批和查询权限.
项目负责人只能授权一名项目管理员.

授权经办人是指被授权人可以帮助项目负责人填写网上预约报销单,但是不具有项目的审批和查询权限.
项目负责人可以同时授权多个项目经办人.

6、项目如果授权给他人,个人财务信息是否会泄露回答:项目负责人进行授权后,被授权人只能进行被授权项目的网上预约报销工作,但是无法查询所有项目明细账,也无法看到授权人个人财务信息.
我们在财务平台—"新版财务查询"中新增了项目授权查询功能,被授权人可以看到所授权项目的明细账.
上述所有操作由项目负责人自己操作.

7、项目能否授权给学生进行网上预约报销,学生登录的用户名和密码是多少回答:项目可以授权给学生进行网上预约报销,学生登录的用户名和密码与校信息门户的用户名密码一致8、填写网上预约不等候报销单时,能否几个项目同时填在一个报销单上回答:不能,必须一个项目填写一张网上预约报销单.
9、如何知道我的预约报销单的处理状况回答:如果是已经报销完成的,可以在报销历史中查询到;若是没有报销完成,可以选中该笔预约单,点击查看预约物流进行查看.
还可以查找到操作人姓名和联系电话,方便您及时沟通.

10、我填报的预约单金额和财务实际给我报销的金额不一样,我怎样才能知道我的报销单据是如何处理的回答:如果是当月完成的预约单,可以在预约管理里,选中流水,点击报销单据明细查询,即可了解预约单的报销情况.
如果是上月完成的预约单,在历史报销单中选中流水,点击报销单据明细查询,也可以查看.

11、网上预约不等候报账,报账款项能否转入非工资卡,或同时转入几个银行账户回答:可以.
12、为何我的电脑登陆高级财务管理平台时,有些页面打不开回答:页面显示不完整,一般是浏览器不兼容的问题,高级财务管理平台建议使用IE8及以上版本的浏览器.

13、进行网上薪酬申报录入时,录入一半无法保存已录入的信息,该如何处理回答:一般可以将名单导出或者临时选择某个项目进行保存,再对已保存的预约单进行修改.

14、若财务收单后,发现网上报销单据填报错误该如何处理回答:财务一旦收单,预约单将不能修改,可以先通过物流查询,了解单据在哪位财务人员手中,再通知财务人员进行退单处理.

15、如何取得转款凭证回答:报账人在网上查询预约单物流状态,发现物流状态显示"支付完成"时,就可以到会计服务中心二楼报账大厅,要求网银出纳打印转款凭证.

16、查找不到我要转款的银行该怎么办回答:若出现这种情况,可以查找上一级银行,如中行宁国路支行找不到,就查找中行合肥分行.

17、进行网上薪酬申报时,该如何选择薪酬发放种类回答:主要分为三类(1)校外人员:劳务费专家咨询费(2)学生:三助津贴(3)本校职工:其他收入、课时津贴等选项18、为何申报单在网上填写好后,却无法打印回答:申报不能打印一般是IE浏览器版本过低或不合适导致的,建议使用IE8及以上版本的浏览器19、为何申报后找不到自己申报的记录回答:已经报销完成的记录在历史报销单中寻找,尚未报销完成的可以在预约报销的界面找到.

20、进入系统后,要选择差旅费报销,却找不到这一项目回答:进入系统后选择预约报销——选择申请报销单——选择项目后,点击申请项目报销——填写电话和张数后,选择业务大类的时候,选择普通差旅费报销点击下一步——点击蓝色字体的普通差旅费业务,按设计的表格填写.

21、薪酬申报系统中,Excel导入的步骤回答:选择酬金申报——填写完酬金性质和摘要后——点击EXCEL导入——点击导入按钮点击导入即可(导入的模板可以点击导出EXCEL模板)22、同一条预约流水,两次打印的条形码为何不相同回答:只要对预约单进行修改,预约单号就会发生变化,条形码也会随之变化.

23、报销失败后,项目的额度是否仍然被冻结回答:报销失败后,项目的额度将不会被冻结.
24、如何授权他人进行项目明细进行查询回答:登录财务平台,点击新版财务查询——项目成组查询——选中项目——项目权限管理——输入被授权人工号——授权项目查询权限被授权的人员可以登录系统进行查询25、如何查询自己报销款项(不含酬金)的记录回答:登录财务平台,点击新版财务查询——我的往来查询——无现金报销进卡查询,可以查询到预约报销后转入工资卡的记录及打卡时间.
(注:只能查询支付方式是转入工资卡的记录.
)26、在填写预约报销单提示报销金额与已填报金额不符的原因回答:在预约报销的第四步:填写支付方式的时候,无论是填写转工资卡或非工资卡,填写卡号后需要填写金额.

这个报销金额需要和已填报金额一致,才可以进行点击下一步,否则将无法进行下一步27、如何查询个人的借款情况回答:登录财务平台,点击新版财务查询——我的往来查询——个人借款查询28、为何报销的时候,项目余额和可用余额都有,却无法填写预约报销单回答:导致这个情况的原因有2种:是项目预算未设置,需要等待或通知财务设置预算.
可能网上预约报销的设定有问题,需要修改,出现这样的问题可以电话咨询62901132或62901134咨询29、酬金申报中,如何复制已经申报的清单回答:酬金申报中,选择酬金性质和摘要后,选择历史清单导入,对发放记录进行修改,形成新的发放明细进行提交.

30、网上预约不等候报账有问题要咨询,该拨打哪个电话回答:如果是关于报账业务流程的疑问,请拨62901135,62901196或者62901681转8001—8011(建议您先通过物流查询预约单在哪位财务人员手中处理时,再拨打相应电话,避免盲目拨打电话浪费时间);如果关于项目设置有疑问,请拨打62901132;如果关于系统使用有疑问,请拨打62901134.