关于电子邮件礼仪是什么
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关于电子邮件礼仪是什么
关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信息因此要提纲挈领使用有意义的主题行这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1、一定不要空白标题这是最失礼的;
2、标题要简短不宜冗长不要让Outlook用才能显示完你的标题;
3、标题要能真反映文章的内容和重要性切忌使用含义不清的标题如王先生收;
4、一封信尽可能只针对一个主题不在一封信内谈及多件事情以便于日后整理;
5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如!等)来突出标题 引起收件人注意但应适度特别是不要随便就用紧急之类的字眼;
6、回复对方邮件时可以根据回复内容需要更改标题不要RERE一大串。
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关于称呼与问候
1、恰当地称呼收件者拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌也明确提醒某收件人此邮件是面向他的要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、 ALL。
如果对方有职务应按职务尊称对方如x经理;如果不清楚职务则应按通常的x先生、 x小姐称呼但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的不要逮谁都用个Dear xxx
显得很熟络。
2、 E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个HI 中文的写个你好;结尾常见的写个BestRegards中文的写个祝您顺利之类的也就可以了。
俗话说得好礼多人不怪礼貌一些总是好的。即便邮件中有些地方不妥对方也能平静的看待。
3关于正文
1、 E-mai l正文要简明扼要行文通顺。 E-mai l正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多正文应只作摘要介绍然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 正文行文应通顺多用简单词汇和短句准确清晰的表达不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件千万不要学唐僧。
2、注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同选择恰当的语气进行论述 以免引起对方不适。尊重对方请、谢谢之类的语句要经常出现。 电子邮件可轻易地转给他人 因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。邮件门就是深刻的教训!
3、 E-mai l正文多用1234之类的列表 以清晰明确。如果事情复杂最好1、 2、 3、 4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4、一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚说准确。不要过两分钟之后再发一封什么补充或者更正之类的邮件这会让人很反感。
5、尽可能避免拼写错误和错别字注意使用拼写检查。这是对别人的尊重也是自己态度的体现。如果是英文E-mail 最好把拼写检查功能打开;如果是中文E-mail 注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前务必自己仔细阅读一遍检查行文是否通顺拼写是否有错误。
6、合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的但过多的提示则会让人抓不住重点影响阅度。
7、合理利用图片表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述收件人一定会表扬你的体贴。
8、不要动不动使用 )之类的笑脸字符在商务信函里面这样显得比较轻佻。 Business E-mail不是你的情书所以 )之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
4关于附件
1、如果邮件带有附件应在正文里面提示收件人查看附件;
2、附件文件应按有意义的名字命名不可用外星人才看懂的文件名;
3、正文中应对附件内容做简要说明特别是带有多个附件时;
4、附件数目不宜超过4个数目较多时应打包压缩成一个文件;
5、如果附件是特殊格式文件 因在正文中说明打开方式 以免影响使用;
6、如果附件过大(不宜超过2MB)应分割成几个小文件分别发送。
5语言的选择与汉字编码
1、只在必要的时候才使用英文邮件。英文邮件只是交流的工具而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人也应采用英文交流 由于存在中文编码的问题你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2、尊重对方的习惯不主动发起英文邮件。如果对方与你的邮件往来是采用中文请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你也不要老土的用中文回复。
3、对于一些信息量丰富或重要的邮件建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题而影响邮件所涉及问题的解决。
4、选择便于阅度的字号和字体。 中文老实点用宋体或新宋体英文就用Verdana或Arial字型字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体最好不用背景信纸特别对公务邮件。
每封邮件在结尾都应签名这样对方可以清楚的知道发件人信
息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你但不要为你的朋友设计这样的工作。
6结尾签名
1、签名信息不宜过多。电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、 电话、传真、地址等信息但信息不宜行数过多一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面对方如果需要更详细的信息 自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的 比如你的座右铭或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合切记一定要得体。
2、不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Outlook中设置多个签名档灵活调用。
3、签名档文字应选择与正文文字匹配简体、繁体或英文 以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
7回复技巧
1、及时回复E-mai l。收到他人的重要电子邮件后 即刻回复对方一下往往还是必不可少的这是对他人的尊重理想的回复时间是2小时内特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理但一般不要超过24小时。
如果事情复杂你无法及时确切回复那至少应该及时的回复说收到了我们正在处理一旦有结果就会及时回复云云。不要让对方苦苦等待记住及时作出响应哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假应该设定自动回复功能提示发件人 以免影响工作。
2、进行针对性回复。 当回件答复问题的时候最好把相关的问题抄到回件中然后附上答案。不要用简单的那样太生硬了应该进行必要的阐述让对方一次性理解避免再反复交流浪费资源。
3、回复不得少于10个字。对方给你发来一大段邮件你确只回复是的、对、谢谢、 已知道等字眼这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字显示出你的尊重。
4、不要就同一问题多次回复讨论不要盖高楼。如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次这只能说明交流不畅说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。 电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题多个收件人频繁回复发表看法把邮件越RE越高这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结删减瘦身突出有用信息。
5、要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)。如果只需要单独一个人知道的事单独回复给他一个人就行了;如果你对发件人提出的要求作出结论响应应该replayall 让大家都知道;不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚或有不同的意见应该与发件人单独沟通不要当着所有人的面不停的RE来RE去与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击回复全部前要三思而行!
8正确的使用发送、抄送、密送
要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)。
