邮箱公路工程局有限公司企业电子邮箱系统建设和管理办法

企业电子邮箱时间:2021-01-31 阅读:()

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企业电子邮箱系统建设管理办法

第一章目的和适用范围

第一条目的

为了进一步提高公司信息化工作水平便于全体员工对外联络和各部门间工作的交流与合作提高工作效率同时保证公司企业电子邮箱简称“企邮” 系统的稳定、可靠、安全和正确使用特制订本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司及下属各单位电子邮箱系统的使用和管理。

第二章名词定义

第三条企邮系统根据公司信息化发展规划由公司向腾讯公司购买邮箱系统其建设、运行和维护由企规部统一规划它能够实现公司内部、外部的邮件收发具备多种访

问方式原来的新浪企邮将在2014年内逐步过渡至腾讯企邮 。

第四条企邮系统账号类型根据使用用途不同分为个人邮箱、公共邮箱、群组邮箱三种类型。

第五条个人邮箱用于个人对内、外部办公邮件收发默认个人邮箱加入其所属的部门。

第六条公共邮箱用于单位部门的公共办公邮件收发具有较大的容量和较高的群发权限。原则上涉及到部门公共邮件的都需要经过此邮箱进行发送。

第七条群组邮箱用于公司内部对收件人较多并且收件人具有共同性质一般以单位部门确定的一组人员的邮件快捷发送是虚拟邮箱为便于对群组邮箱的识别和管理采用有别于个人邮箱的统一命名规则。

第三章企邮账号管理

随着公司业务发展企邮系统的用户数量和各种需求不断增加为更好地满足办公需要和规范企邮系统管理工作需要对企邮账号的管理和使用进行规范。

第八条管理员账号

一、一级管理员账号由企邮服务提供商直接开通企规部信息中心工作人员专人管理着该账号该工作人员主要职责有

1 、负责制定和修改企邮建设管理办法和相关制度文件

2、负责企邮的运维包括建立企邮一、二级组织机构设定企邮二级管理员账号指导监督二级管理员管理本单位员工的企邮账号指导用户使用企邮管理公司机关企邮账号等

3、负责企邮工作相关报送、总结等工作。

二、二级管理员账号由一级管理员根据下属相关单位的申请进行开通申请单位信息工作人员专人管理着该账号该工作人员主要职责有

1 、负责制定和修改本单位企邮建设管理办法和相关制度文件

2、负责本单位企邮的运维包括建立企邮三、四级组织机构指导本单位用户使用企邮等

3、负责本单位企邮工作相关报送、总结等工作。

第九条企邮账号申请

一、个人邮箱申请

公司员工需按照《企邮账号管理申请表》 见附件3要求申请企邮账号此表由本单位部门信息管理联络员进行填写单位部门负责人批准报企邮管理员进行处理。

邮箱开通数量说明因邮箱账号数量的限制暂不能完全覆盖公司全体人员为促进业务发展首先保证以下人员能分配到邮箱账号公司机关全体人员、各公司机关中层及以上管理人员和外联较多的业务人员各项目部下属部门负责人及以上管理人员等。下属各单位、直属各项目部开通邮箱总数不能超过人力资源部统计人数的36%详见附件1公司拟分配企业邮箱数统计表 如需增加邮箱总数需向企规部提出书面申请。

二、公共邮箱申请

各单位部门所辖各业务工作组根据工作需要由该组按照《企邮账号管理申请表》 见附件3要求申请开通公共邮箱。

公共邮箱由各单位部门专人负责管理使用单位部门可以根据需要安排多个管理人员为了保证公共邮箱的使用安全管理人员最好不超过3个。

三、群组账号申请

根据业务工作和组织类型需求相关单位部门可申请相应的群组账号每个群组账号中包含涉及该业务和组织类型的人员。有需要群组账号的单位部门按照《企邮账号管理申请表》 见附件3要求申请新建群组或申请将人员加入现有组。

第十条邮箱账号注销

正式员工离职根据员工离职会签单进行个人账号登记离职手续办理后保留一个月的过渡期过渡期结束予以删除。

非正式员工离职包括外聘、返聘、借调 每季度进行一次人员核对处理流程与正式员工一致。

对严重违反邮箱系统使用规定的邮箱账号特别是对存在发送大量的垃圾邮件、恶意传播不良信息或病毒等违规或违法行为的邮箱进行立即注销。

第十一条企邮账号命名规则

企邮账号全称为xxxx@cfhec.com其中的xxxx为邮箱账号名它具有唯一性其命名规则如下

一、所有个人用户采用姓名全拼小写字母作为邮箱账号例张小龙为zhangxiaolong  如有重名采用用户名名全拼的方式加后缀“_单位部门首字母”进行区分例x司张小龙为zhangxiaolong_1gs  二公司张小龙为zhangxiaolong_2gs 企规部张小龙为zhangxiaolong_jqgb,同一单位下同名的在姓名后加阿拉伯数字进行区分例x司有两个张小龙  则为zhangxiaolong_1gs 、zhangxiaolong1_1gs  。

2、公共邮箱采用单位部门名称拼音首字母大写作为邮箱账号例x司为1GS企规部为JQYGHB 。

3、群组账号采用QZ_+“单位部门名称拼音首字母大写”作为邮箱账号例局属各单位为QZ_JSGDW公司机关各部门为QZ_GSJGGBM 。

第十二条个人邮箱管理

一、二级管理员账号管理

根据企业邮箱数量限制见附件1公司拟分配企业邮箱数统计表 如本单位拟分配的邮箱数超过20个可填写表格附件2 企邮二级管理员账号管理申请表申请企业邮箱二级管理员账号对本单位的邮箱进行管理。关于对企邮二级管理员账号的其他管理工作参照下面的“用户账号管理”。

二、用户账号管理

原则上个人邮箱设置按照默认设置进行有特殊需要的应提出申请由于邮箱相关功能受限于系统功能和系统资源最终由企规部确定。

1 、个人邮箱开通、配置、密码变更

除管理人员默认开通的邮箱外信息化管理部门根据

《企邮账号管理申请表》 见附件3 为申请用户开通、配置个人邮箱和进行个人邮箱账号密码变更并将相关信息反馈给申请人员。

2、密码设置原则

为保证邮箱信息安全原则上给予用户的密码时效时间为6个月 同时邮箱系统密码设置的要求为任选英文字母大写、英文字母小写、数字、字符中的三种长度为6位以上。