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公司邮箱管理规定分发号
机要等级 □机密□秘密口"内部□公开
修订履历表
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一、 目的
为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化进一步健全和完善内部管理体系 使公司的各项管理更加科学化制度执行更加规范化特制定本规定。
二、 电子邮箱地址
统一使用公司开通的企业邮箱企业邮箱域名为 1.RRRRR.公司英文缩写cn.net2.RRRRR.公司英
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3.1、 邮箱管理行政部人事专员工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。不传送与工作无关的邮件如电子贺卡、色情图片、游戏等。
3.2、 开通企业邮箱开通后使用者可登录邮箱网络地址页面输入个人用户名与个人密码登录邮箱并在第一时间更改初始密码 以保邮件的安全性。邮件客户端管理公司统一使用 FORMAIL邮件客户端对邮件进行管理 同时使用统一个人签名。个人签名使用如下 打开FORMAL点击工具按钮-进入账号管理—点击签名—编辑姓名—编辑内容 (电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司ogo标志)—在新邮件、新邮件/转发中点击新签名—点击确定保存。
3.3、 邮件检查公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件 在外出差的同事对邮箱设置邮件到达短信提醒功能” 以便及时处理公务。
3.4、 邮件撰写
(3.4.1 )称呼。可以称呼对方姓名及身份注意如果发给多人的话有时还要注意一个顺序问题。
(3.4.2)确保无错别字表述准确尽量避免有歧义的词语。
(3.4.3) 表述有条理。需要谈多件事情时用 1、 2、 3、等标识。
(3.4.4) 合理使用大写加粗等功能 以突出重点。
(3.4.5) 使用结束语。如有任何问题请随时联系我或显示诚恳和感谢如此致敬礼。
3.5、 邮件发送
•攵件人
是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。
•抄送
一般是事件相关联系人。
•密件抄送
如果一封邮件抄送给5人而密送给2人那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另 5人但抄送的5人却不知道你密送了其他人。 同时密送的 2个人之间也看不到对方的信息。
3.6、 邮件回复
(3.6.1 )所有邮件应在邮件发送后24小时内进行回复。
(3.6.2)不要随便点击全部回复。
(3.6.3)转发或答复邮件时再次核对邮件主题有必要时重新设计主题使其更准确表达你的意思避免看到这样的主题转发转发转发转发 ,,
(3.6.4)指正别人错误时尽量以电话或单独回信建议应避免使用群组信件功能。
(3.6.5)对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段也应避免使用群组信件。
3.7、 附件
(3.7.1 )公司内部提交文件一律使用企业邮箱 以附件形式提交最大不要超过 5Mo
(3.7.2)发送邮件前务必检查是否已添加附件 以防漏发。
四、不按规定使用的处理办法
4.1、 邮件提交未通过公司邮箱未按要求格式
4.2、 邮件未回复
处理方法未按照以上两点发送文件所发邮件内容以无效处理。
五、注意
5.1、 虽然电子邮件是基本快速的沟通工具但是请不要忽略最良好的沟通方式面对面的交流。
5.2、 对于非常紧急重要的事情可以先发送电子邮件提醒对方注意但必要的电话及当面沟通可以有效的加速事件进展。
5.3、 对于文字表达不清的事情请直接用电话或当面沟通避免邮件重复来回耽误时间 降低效率。
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