Importa nt&Selected Docume nts
公司邮箱管理规定分发号
机要等级 □机密□秘密口"内部□公开
修订履历表
Importa nt&Selected Docume nts
一、 目的
为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化进一步健全和完善内部管理体系 使公司的各项管理更加科学化制度执行更加规范化特制定本规定。
二、 电子邮箱地址
统一使用公司开通的企业邮箱企业邮箱域名为 1.RRRRR.公司英文缩写cn.net2.RRRRR.公司英
Importa nt&Selected Docume nts
3.1、 邮箱管理行政部人事专员工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。不传送与工作无关的邮件如电子贺卡、色情图片、游戏等。
3.2、 开通企业邮箱开通后使用者可登录邮箱网络地址页面输入个人用户名与个人密码登录邮箱并在第一时间更改初始密码 以保邮件的安全性。邮件客户端管理公司统一使用 FORMAIL邮件客户端对邮件进行管理 同时使用统一个人签名。个人签名使用如下 打开FORMAL点击工具按钮-进入账号管理—点击签名—编辑姓名—编辑内容 (电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司ogo标志)—在新邮件、新邮件/转发中点击新签名—点击确定保存。
3.3、 邮件检查公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件 在外出差的同事对邮箱设置邮件到达短信提醒功能” 以便及时处理公务。
3.4、 邮件撰写
(3.4.1 )称呼。可以称呼对方姓名及身份注意如果发给多人的话有时还要注意一个顺序问题。
(3.4.2)确保无错别字表述准确尽量避免有歧义的词语。
(3.4.3) 表述有条理。需要谈多件事情时用 1、 2、 3、等标识。
(3.4.4) 合理使用大写加粗等功能 以突出重点。
(3.4.5) 使用结束语。如有任何问题请随时联系我或显示诚恳和感谢如此致敬礼。
3.5、 邮件发送
•攵件人
是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。
•抄送
一般是事件相关联系人。
•密件抄送
如果一封邮件抄送给5人而密送给2人那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另 5人但抄送的5人却不知道你密送了其他人。 同时密送的 2个人之间也看不到对方的信息。
3.6、 邮件回复
(3.6.1 )所有邮件应在邮件发送后24小时内进行回复。
(3.6.2)不要随便点击全部回复。
(3.6.3)转发或答复邮件时再次核对邮件主题有必要时重新设计主题使其更准确表达你的意思避免看到这样的主题转发转发转发转发 ,,
(3.6.4)指正别人错误时尽量以电话或单独回信建议应避免使用群组信件功能。
(3.6.5)对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段也应避免使用群组信件。
3.7、 附件
(3.7.1 )公司内部提交文件一律使用企业邮箱 以附件形式提交最大不要超过 5Mo
(3.7.2)发送邮件前务必检查是否已添加附件 以防漏发。
四、不按规定使用的处理办法
4.1、 邮件提交未通过公司邮箱未按要求格式
4.2、 邮件未回复
处理方法未按照以上两点发送文件所发邮件内容以无效处理。
五、注意
5.1、 虽然电子邮件是基本快速的沟通工具但是请不要忽略最良好的沟通方式面对面的交流。
5.2、 对于非常紧急重要的事情可以先发送电子邮件提醒对方注意但必要的电话及当面沟通可以有效的加速事件进展。
5.3、 对于文字表达不清的事情请直接用电话或当面沟通避免邮件重复来回耽误时间 降低效率。
天上云服务器怎么样?天上云是国人商家,成都天上云网络科技有限公司,专注于香港、美国海外云服务器的产品,有多年的运维维护经验。世界这么大 靠谱最重,我们7*24H为您提供服务,贴心售后服务,安心、省事儿、稳定、靠谱。目前,天上云香港大带宽物理机服务器572元;20Mbps带宽!三网CN2线路,香港沙田数据中心!点击进入:天上云官方网站地址香港沙田数据中心!线路说明 :去程中国电信CN2 +中国联通+...
近日快云科技发布了最新的夏季优惠促销活动,主要针对旗下的香港CN2 GIA系列的VPS云服务器产品推送的最新的75折优惠码,国内回程三网CN2 GIA,平均延迟50ms以下,硬件配置方面采用E5 2696v2、E5 2696V4 铂金Platinum等,基于KVM虚拟架构,采用SSD硬盘存储,RAID10阵列保障数据安全,有需要香港免备案CN2服务器的朋友可以关注一下。快云科技怎么样?快云科技好不...
HostMem近日发布了最新的优惠消息,全场云服务器产品一律75折优惠,美国洛杉矶QuadraNet机房,基于KVM虚拟架构,2核心2G内存240G SSD固态硬盘100Mbps带宽4TB流量,27美元/年,线路方面电信CN2 GT,联通CU移动CM,有需要美国大硬盘VPS云服务器的朋友可以关注一下。HostMem怎么样?HostMem服务器好不好?HostMem值不值得购买?HostMem是一家...