物资采购比价管理办法
第一章 总 则
第一条 目的
为加强公司比价管理规范比价活动完善公司采购流程结合公司实际制订本办法。
第二条 原则
比价活动遵循公开、公平、公正、诚信和规范的原则。
第三条 比价范围及适用范围
1、比价范围包括每月备品备件、二类机电、生产辅料、劳保用品、安防用品等物资金额在10万元以下的采购项目。
2、本办法适用于山东铁雄新沙有限公司及其子公司的比价项目。
第二章 部门职责
第四条 部门职责
1、采购部门根据公司部门职责划分公司负责比价采购的部门为供应处和动力设备处其中供应处负责二类机电、生产辅料、劳保用品等物资的采购动力设备处负责备品备件等物资采购采购部门的职责为
1 向企管处提交比价申请表并按规定审批。
2制作询价单落实采购物资的具体技术参数及相关要求。
3推荐符合要求的报价单位完善供方信息库。
4发送询价单到各报价单位。
5组织比价活动编制比价中标报告并报有关领导审批
6负责与确定的中标单位履行相关合同程序。
7负责与公司相关部门沟通执行物资进厂验收程序。
2、使用部门负责上报物资需求计划提供相关技术参数及要求参与比价活动。
3、财务处负责比价活动中税票、付款方式、结算方式等要求的确定。
4、企管处的职责
1制定和完善比价管理办法
2接收申请部门的比价申请表并做出审批意见
3接收各报价单位的报价单
4参与比价活动监督比价流程的执行。
第三章 比价流程及相关要求
第五条 比价流程
填写比价申请表采购部门→企管处审核供货厂家企管处→发送询价单采购部门→客户发报价单企管处→组织比价活动采购部门→确定拟中标单位相关部门→编制比价报告并会签、审批采购部门→供货采购部门。
第六条 相关要求
1、采购部门填写比价申请汇总表到企管处见附表2企管处从资质、信用、质量反馈等方面对推荐单位进行审核对不符合要求的推荐单位进行删减 同时添加符合要求的单位。
2、采购部门按审核后的推荐单位发送询价单发送询价单前必须确定采购物资的技术参数及使用部门的要求等信息准确无异议有异议的须在客户的报价单发送到企管处前予以纠正不得出现报价后技术参数及相关要求不统一的情形。
3、各报价单位在规定开启报价时间前将报价单以电子扫描件发邮箱的形式发送到企管处 邮箱密码由集团监督纪检部人员管理。
4、报价单收齐后企管处召集集团监督纪检部、采购部门共同开启邮箱 由采购部门在监督下汇总报价 以此为依据组织比价活动。
5、采购部门召集使用部门、相关职能处室、财务处、企管处及集团监督纪检部组织比价活动共同确定拟中标单位。
6、采购部门编制比价报告会签后报部门负责人、分管领导、企管处负责人审批。
第七条 加急物资采购
比价项目为加急物资采购可按加急比价流程处理要求客户在规定时间发报价以电子扫描件发邮箱的形式至企管处 即由企管处召集集团监督纪检部、采购部门、和使用部门共同开启并记录报价现场比价确定拟中标单位。
采购部门每月应严格控制加急比价项目的次数加急采购物资无主管领导审批的一律不列为加急比价项目。
第四章 管理考核
第八条 供方信息库的管理
采购部门应建立供方信息库供方的选择要坚持以“厂家为主、贸易商为辅”的原则定期对供方信息库进行修改和完善淘汰无信用或质量有问题的供方并补充新的合格供方原则上应保证每个比价项目的供方在3个以上且能形成有效竞争特殊情况除外。
更新的供方信息库及时报企管处备案。
第九条 比价活动的管理
采购部门按采购计划要求发送询价单及时纠正相关技术参数及使用要求的偏差统一报价平台不得有漏报、多报、不按要求报价的情形出现若出现报价平台不统一对比价申请部门处以200元/次的罚款由于使用部门提供错误的技术参数或要求导致报价平台不统
一对使用部门处以200元/次的罚款并对相关审核部门处以100元/次的罚款。
第十条 加急比价项目的管理
严格控制每月加急比价项目的次数无主管领导审批而需加急采购的比价项目对相关物资申请部门处以1000元/次的罚款。
第六章 附则
第十一条 本办法由企管处负责编制、修订、解释、归口管理。
第十二条 本办法自下发之日起开始执行原相关制度同时废止。
附件1 比价流程
附件2 比价申请汇总表
可编辑附件1 比价流程
附件2 比价申请汇总表
月份比价申请汇总表
申请部门 申请人
企管处 分管副总 部门领导. .
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