邮件归档系统outlook归档是什么

邮件归档系统时间:2021-06-09 阅读:()

邮件系统审核归档监控哪个比较好

U-mail邮件系统审核监控功能很不错。

企业信息化紧密结合（史上最强的地址簿、域签名、网络文件柜、我的书签等）；

多域名支持，域名的时间有效性控制，用户数、域空间大小等管理，非常适合销售企业邮箱的网络服务商；

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邮件归档系统是什么？有什么重要性

邮件归档主要是指对邮件数据进行在线归档、分类管理、长期保留并允许实时搜索和访问，主要是针对海量邮件数据的应用，是对数据进行有效的迁移和管理的技术。

价值： 1、不可篡改，保障电子举证 2、“三权分立”轻松审计 3、规范管理，法规遵从 4、杜绝数据丢失，有备无患 5、生命周期管理，空间循环利用 6、服务功能丰富，工作效率提高 7、邮件数据转置，科学“瘦身” 8、在线无限扩展“绿色”投资 9、服务品质提升，用户体验升级 10、即时调阅，快速定位 11、管理权限可控，确保资产统一。

如何降低邮件归档系统的存储成本

对企业而言，邮件系统是必不可少的。

邮件系统的投资并不大，根据邮件用户数的规模，邮件系统软件的价格从数千元到几万元不等。

服务器的价格从万元到几万元不等。

总之对于小企业而言，投资两万元足以构建企业邮件系统，对于大型企业而言，十余万元也应能构建企业核心邮件系统。

　　但是这样的邮件系统，在目前的网络环境下是难以使用的。

因为垃圾邮件等一系列邮件安全问题，邮件系统必须安装邮件网关设备。

邮件网关设备的投资一般是邮件系统的几倍。

从几万元到数十万元不等。

以致很多用户在购买邮件网关设备的时候都有“买椟还珠”的感觉。

　　随着对邮件系统安全性要求的升级，邮件备份、归档特别是法规遵从的邮件归档需求的出现，用户对于邮件系统的投资直线上升。

大型企业实施法规遵从的邮件归档体系可能需要投资上百万元甚至数百万上千万元。

——不要以为这些投资是不合算的，国内某电信厂商因为邮件系统不和法规，被罚款2000万元。

而其实施法规遵从邮件存储解决方案预计只需不到1000万元。

在这样的背景下，我们应当如何降低邮件归档系统的成本呢？在解决这个问题前，我们需要了解邮件存储的演变。

　　为了进行灾难恢复，需要对邮件系统中的邮件进行备份，这是邮件存储最初的要求。

这其中最为典型的是磁带备份。

磁带备份容量大，价格相对较低。

不过如果想在备份邮件中进行查询，需要将磁带一盘盘恢复到系统上，然后在邮件系统进行查询，由于邮件系统检索功能很弱，若果要查找某封邮件，无异于大海捞针。

　　另一种备份是将系统数据定期拷贝到离线存储设备上。

这种方式存在几个弊端，一是容易出现重复拷贝现象，浪费存储空间。

而是无法保证数据的完整性，如两次拷贝之间删除的文件无法备份。

三是成本高昂，一般都需要使用NAS或者SAN大容量存储设备、或者必须使用大型厂商的专用系统才能实现。

　　简单存储方案一般是专门针对某些企业设计，已经实现了从数据层到应用层的跨越。

但这类方案通常只能满足一个或者几个方面的法规需求。

无法为企业提供全面而专业的、遵从各种现有法规的专用归档解决方案。

　　邮件存储的发展　　而法规遵从归档（Compliance Archiving）设备，则是专门应对目前现有各种法规，取各种法规的最大并集而设计的专业归档系统。

法规遵从需要企业在业务运作中守规矩，遵守政府和行业制定的各项法律、法规及各种规章，并且对信息具备足够的可控性。

归档后的邮件系统的利用率会有明显提高，这有助于提高邮件系统的可控性。

　　一个完善的归档系统应该具备以下几个功能。

一是存储仓库功能，存储仓库收集所有向外发出和从外收到的以及内部的邮件数据。

二是搜索及数据挖掘功能，能够在几中内通过搜索查询到相关邮件信息。

三是法规遵从性的需求，整个体系的设计应遵从法规，如不能删改数据等。

从成本构成看，归档系统有存储系统和归档软件两部分构成。

相比邮件备份，归档系统注重搜索，磁带机这种成本非常低的设备无法实现上述功能。

必须使用大容量磁盘介质存储设备。

这使得邮件存储成本大幅度提高。

此外归档需要对备份的邮件构建索引数据库，以便进行搜索，法规遵从要求系统增加的许多功能导致归档软件比简单的备份更加复杂，这使得归档系统成本进一步上升。

　　企业如何降低邮件归档系统的存储成本　　1 选择选择备份还是选择归档　　如前面描述可知，归档特别是法规遵从的归档系统成本大幅度提升，因此企业用户首先需要明确自己存储的目的。

如果目的仅仅是为了进行灾难恢复，那么用户只需要简单的备份就可以了。

通常邮件系统都支持联机备份或脱机备份。

简单的情况下，利用邮件系统工具就能完成。

也可以利用第三方工具进行备份。

第三方备份工具可以对备份内容进行选择，其可操作性往往比系统自带的要好。

　　2 备份时间及介质的选择　　备份的介质主要分为两大类：磁带和磁盘。

磁带介质有其局限性，它容易发生质变，比如说它的温度和湿度、磁场的情况，数据读取的时候会有错误。

好比过了几年，再听磁带，其音质会比较差。

因此隔一段时间。

需要对数据重新翻读一下，看有没有问题，如果有问题，则需要更换磁带。

但是磁带价格低，存储的数据量大。

适合需要存储大量数据的用户。

而磁盘是在一个真空的实体里面，它的盘片不会受到影响，所以他的时间保留是非常长的，磁带坏了就不能用，但磁盘是可以修复的，并且一个地方坏了，它还可以一样的工作。

即使坏了，客户也是感觉不出来，只是觉得慢了一点了。

以前磁盘的价格比较贵，用来备份数据太过奢侈，现在大容量的磁盘价格已经降低了很多。

对于邮件备份而言，几T的数据容量，能够满足一般小型企业几年的数据需求，因此企业完全可以选择磁盘长期保存数据。

3 法规遵从邮件归档成本控制。

　　前面介绍的两种情况适合一般企业的邮件存储需求。

但当前在信息化广泛应用的背景下，企业和组织开始不仅仅考虑经济指标增长的问题，同时开始关注是否做到了社会法规和行业界定标准。

在美国和欧洲的众多政府法规中，每项都十分详细，例如：　　◆ “医疗保险信息交换与保密法案 (HIPAA)”规定美国公司必须保护其人事数据，医疗保险提供商必须保护其病人信息。

　　◆“联邦信息安全管理法案（FISMA）”要求联邦机构制定、立档并实施企业信息保障计划，以保证数据和信息系统的安全，实施程序则要遵守北美电力可靠性委员会（NERC）的计算机安全标准。

　　◆ “欧盟数据保护指令”要求每个欧盟成员国通过立法，对网络、系统和包含个人信息的数据达到机密性和完整性控制。

　　其中有些具体的指标，如：很多法律程序会要求电子邮件的查找过程必须在72小时内完成，对某些特定信息要求保存长达七年的时间。

　　在这样的情形下应该如何控制成本呢？　　首先是确定邮件存储的内容，不存储过多的邮件。

并不是所有的邮件都需要存储的，并且不同性质的邮件需要存储的时间要求是不等的。

邮件存储中经常遇到的问题，一些业内人士称其为""，或指既不是重要邮件也不是垃圾邮件的邮件。

例子包括，新闻邮件，同接收人有关系的公司的广告，各种人力资源邮件等。

简单的说垃圾或病毒邮件可以不进行存储。

对邮件的解决方法和垃圾邮件的解决方法相同，就是过滤。

在构建邮件归档方案时，邮件系统和邮件网关是基础。

如果不进行垃圾及病毒邮件的过滤，将导致大量的无用邮件被备份，大量占用存储空间。

导致投资浪费。

据国内某知名ISP调查，其所收到的所有邮件中垃圾邮件占总邮件数近85%，消耗80%的带宽流量，消耗50%以上的带宽资源。

包括Zantaz（现在是Autonomy），Fortiva和MessageGate的一些服务提供商提供解决方案。

根据MessageGate的说法，10％到30％的电子邮件都是邮件，不仅堵塞收件箱还影响搜索结果。

其他的提供商根据图片文件进行过滤或提供替代的产品以供内部使用。

　　因此经过邮件网关的过滤可以节省大量存储投资。

值得注意的是，邮件网关一般都带有自己的存储空间，通常都可以保留几个月的数据---这么长的时间足够最终审核是否有正常邮件被误判了。

　　另外，在归档系统或邮件服务器的日志功能，如exchange的jornaling可以定义那些邮箱需要备份，或那些发件人的信件需要备份。

经过细分后，可以进一步节省存储空间。

　　许多邮件归档系统具备压缩存储功能，进一步降低存储消耗，此外有些存储系统采用一些特别的技术减少存储量，例如梭子鱼（Barracuda）的单一实例存储功能，如果一个附件发送给多个用户，在存储系统中，将只保留一份文件，这大大的节约存储空间。

Barracuda的压缩存储功能可以节约近1/3的存储空间。

　　其次是确定归档系统。

目前法规遵从归档系统有两种类型，一种是软件系统，如MessageOne公司的QuickStart，Mimosa公司的NearPoint，Kazeon公司的Information Server，以及Messagesolution公司的产品，他们都能帮助用户恢复系统或者查找到特定的邮件。

这类系统软件的价格每用户40美元左右，且最低售价在数万美元以上，另外这类系统需要外部的存储设备，例如Messagesolution经常采用EMC或Plasmon作存储。

另一类是一些邮件厂商或反垃圾邮件厂商提供的软件硬件合一的产品。

如硕琦、mirapoint等，设备本身具备大容量的磁盘。

如梭子鱼一款支持2000用户的产品共有2T的存储空间。

这类系统的价格在十几到几十万人民币不等。

相比较而言后一种价格比较实惠。

不过软硬一体的方案标准配置通常支持用户两年的邮件存储量，如果需要存储更长时间的数据，需要扩容或外接存储设备。

而前一种采用了专门的存储设备，容量的扩充将更加平滑。

特别是，如果用户是超大型企业，例如有1万个以上的邮件用户，那么使用前一种方案更加适合一些。

　　对于需要对数百到数千用户的归档的需求，软硬合一的归档方案投资将更适合一些。

　　总之，在选择存储或归档方案时，用户要分清自己的需求，选择适合需求的系统，这样就能有效地控制成本。

哪个邮件系统的邮件归档比较好呢？

给您推荐国内最优秀的邮件系统-TurboMail。

TurboMail根据客户这一需求研发出邮件归档功能，邮件系统搭建完毕后，所有进出邮件都会被备份到归档邮件中，即使用户执行彻底删除，邮件仍已被备份，仍能轻松检索调出，邮件归档功能就像是一个持续运作的复印机，来往所有邮件全部被复印留底。

更重要的是，拓波把邮件归档功能集成进TurboMail邮件系统里，这不仅仅节省了企业成本，减轻服务器压力，还避免系统管理员同时维护两个系统的负担，极大的解放了企业的人力物力财力。

同时，也不用要求企业配备专业的技术管理人员来负责维护系统。

邮件归档系统应该怎么选择？

为何需要邮件归档呢？从企业内部管理而言，邮件归档是实现同步邮件备份，通过把邮件数据存储到独立的存储硬件上，可以对邮件数据进行更安全的管理。

当需要查询历史邮件时，可以快速地获得所需邮件，从而达到邮件管理的目的，也可实现灾难恢复。

从外部来看，随着利用电子邮件作为法庭证据的趋势日益明确，美国和欧洲一些国家相继制订了一系列法规。

美国和欧洲的众多政府法规(例如萨班斯法案)已经明确提出公司内电子邮件的电子发现和法规遵从方面的规定，要求上市公司保留所有业务记录，包括电子记录和邮件在内，不少于5年。

这意味着企业必须很好地管理和保留企业所有的电子邮件，以应付未来的电子邮件查询需求，不然很可能给企业带来风险。

既然电子邮件归档将成为企业最为重要的IT应用之一，目前国内外众多厂家也提供了种类繁多、功能各异的邮件归档系统，例如Mirapoint、C2C Systems的Archive One，GFI的 MailArchiver, Intradyn的 ComplianceVault, MessageSolution的企业邮件归档, Sunbelt软件的Exchange Archiver, 赛门铁克的Enterprise Vault, Tangent的DataCove等等。

各个系统都是各有特色，但这些归档系统有个很明显的共同点就是都没有集成到他们的邮件系统中，企业必须单独购买一个邮件归档系统来实现归档管理，甚至有的还要再购买设备来安装归档系统。

对于大企业，这些人力、物力的消耗可能不成问题，甚至有时候就是为了分开管理而单独购买归档系统。

但对于中小企业而言，搭建完邮件系统，还要再继续搭建归档系统，无论是物力、人力、财力都是不小的支出。

如果把邮件归档系统集成到邮件系统中，对于资源较紧张的企业而言，不但方便管理，还节约人力、物力和财力，一举两得。

目前，市场上完成集成的有TurboMail邮件系统。