在窗口的右下角的“NUM”是快速计算工具。
在“编辑状态”栏任意位置上的右键菜单上包括有“均值、计数、计数值、最大值、最小值、求和”六种计算方式的对话框(如E4-01:快速计算工具),你可根据不同的计算要求进行选取。
如你要选择“求和”,就在菜单上点击一下“求和”,在“求和”前出现一个“b”号,此时,当你在工作表中选取一组有数据的单元格区域时,便会在“快速计算显示窗口”显示出“求和=xxx”。
注:快速计算工具是可扩展其用途的。
如要求和,可把数据输入到一张空表中,进行快速求和。
因为求和的数据是可见的,可随时校对,与使用计算器相比更为方便。
(二)快速求和
选取求和的单元格区域后,在变量单元格按“Alt(副键盘上的)+”或用鼠标左键点工具栏的“∑”按钮,便可实现快速求和(E4-02:快速求和)。
自菜单栏选:工具→自定义→命令→工具→把像个计算器的自定义图标拖到菜单栏并用鼠标右击,改“自定义”为“计算器”即可。
点击计算器按钮便出现一个“标准”计算器(如E4-03:标准型计算器),在计算器上点击“查看”,再点击对话框中的“科学型”,即可出现一个“科学型”计算器(如E4-04:科学型计算器)。
用科学型计算器可以完成更为复杂的运算。
用机内计算器有两大优点:其一,机内计算器可通过副键盘进行快速输入数据,并可用计算器上“编辑”中的下拉菜单(或计算机系统内复制、粘贴命令或用Ctrl+C、Ctrl+V快捷键)将计算结果“复制”和“粘贴”到工作表的任意单元格中,克服了普通计算器需由人工输入计算结果多余操作,还可克服输入中可能出现的失误。
其二,用完计算器后,点击窗口的任意位置,计算器就自动回到“托盘”栏上,当离开Excel后使用其他的程序时,还可从“托盘”栏上随时调用这个计算器
二、Excel公式设置中的有关问题
设置Excel公式必须由“=”号开始。
一是在变量单元格输入“=”号后,在名称框即显示一个你前次最后使用过的函数,如果不是所需要的函数,可用鼠标键点击名称框右边的下三角,在出现的对话框内便列出最近常用的10个函数,可自其中查找函数(见E1-05:最近用过函数),如果对话框内还没有你需要的函数,可点击对话框中的“其他函数”此时又出现一个“插入函数”对话框(E1-06:插入函数对话框),选择需要的函数后,用鼠标左键点击函数输入到公式。
也可在输入“=”号后直接键入函数;二是用鼠标左键点击工具栏上的粘贴函数按钮,变量单元格内会自动出现“=”号,并同时显示“插入函数”对话框(如E1-06:插入函数对话框),可在对话框中查找函数,并用鼠标左键点击所需函数输入到公式。
(二)公式引用中的相关问题
无论是数学公式还是函数公式,都涉及到对单元格的引用问题。
对单元格引用方法分为“相对引用”和“绝对引用”。
如:
“=A1”是对“A1”单元格的相对引用,在复制公式时,会随复制的位移而发生引用位置的改变;
“=$A$1”是对“A1”单元格的绝对引用,在复制公式时,不会因复制公式的位移而发生引用位置的改变;
“=$A1”是对A列的绝对引用,在复制公式时,其引用单元格的列号不会因复制公式而发生改变,但行号是会随复制公式的位移而发生改变的。
“=A$1”是对1行的绝对引用,在复制公式时,其引用单元格的行号不会因复制公式而发生改变,但列号会随复制公式的位移而发生改变的。
注:“相对引用”和“绝对引用”的转换方法是将光标停在公式中所引用单元格名称前,按“F4”键即可转换,反复按“F4”键可选择不同需求的引用方法。
在工作表中建立的计算公式,涉及对两个以上单元格区域的引用,称为二维公式。
例1、如对两个(或多个)不相邻且单元格域又不对称的数组求和,其二维公式的格式:
=SUM(A3:A7,C5:C17,E4:E18)
例2、如对矩形单元格区域(即两个以上相邻且对称的单元格区域)数组求和,其二维公式的格式:
相当于公式=SUM(A3:A10,B3:B10,C3:C10,D3:D10)
为使二维公式对单元格区域的引用操作更简捷,又不至发生单元格的引用位置差错,用鼠标点击的方法输入单元格(区域)名称是最实用的。
现就上两例公式中,如何用鼠标点击法引用单元格(域)分别予以说明:
按例1所列举的条件,如将“F3”作为变量单元格,选“F3”单元格,点击工具栏上“Σ”,出现公式:
=SUM()
有时在圆括号内会出现“求和”范围的提示,可不理采他。
然后点击“A3”单元格,再按住“Shift”点击“A7”单元格,公式变为:
=SUM(A3:A7)
按住“Ctrl”点击C5单元格,接着再按住“Shift”点击“C17”单元格,公式变为:
= SUM(A3:A7,C5:C17)
再按住“Ctrl”点击E4单元格,接着再按住“Shift”点击“E18”单元格,公式变为:
=SUM(A3:A7,C5:C17,E4:E18)
按回车键完成求和。
公式内的“,”号是系统自动加上的。
例2所列举的条件,如将E10作为变量单元格,选“E10”单元格,点击工具栏上“Σ”,出现公式:
=SUM()
点击“A3”单元格,再按住“Shift”点击“D10”单元格,公式变为:
=SUM(A3:D10)
按回车完成求和。
如果公式中对单元格(区域)引用范围仅在窗口的一屏之内,也可采用拖选的方法对连续单元格或对矩形区域进行引用。
上述方法对于求均值、计数、最大值、最小值等都是适用的。
注:如果我们选择一个变量单元格,预先建立一个Excel求和公式,其公式范围是当前窗口的一个矩形单元格域。
这时如果在域内的任何一个单元格中输入数字,变量单元格都会立刻求出和来。
用这种办法求和,你可以检查输入的数字是否有误,比用计算器更放心。
在工作表或工作簿之间,引用单元格(区域)建立的计算公式,称为三维公式。
如对1月到12月工资表中D4单元求和,其三维公式的格式如:
=SUM(工资表1:工资表12!D4)
在同一工作簿的工作表之间引用单元格,可先用鼠标左键点击工作表标签、再点击工作表中的单元格进行引用操作。
如在变量工作表的变量单元格中输入“=”号与函数后,用鼠标左键点击引用工作表标签,再点击引用单元格。
在引用其它工作簿中、工作表中的单元格,在变量工作簿、工作表中的变量单元格中输入“=”号与函数后,自菜单栏的窗口中点击已打开的待引用的工作簿、工作表标签及目标单元格进行引用。
以求和为例:
如将汇总表的“D4”作为变量单元格,对“工资表1到工资表12”的“D4”单元格求和。
选汇总表“D4”单元格,用鼠标左键点击工具栏上“Σ”,在汇总表的“D4”单元格中出现公式:
=SUM()
然后点击标签栏上的“工资表1”标签,公式变为:
=SUM(工资表1!)
再按住“Shift”点击标签栏上的“工资表12”,公式变为:
=SUM(工资表1:工资表12!)
再点击 “工资表12上的D4”,公式变为:
=SUM(工资表1:工资表12!D4)
此时按回车键便完成12张工资表中“D4”单元格的求和。
下一步的工作就是将公式复制到汇总表中其他应当求和的单元格中去,完成工资表1到工资表12的全部求和。
注:对工作簿与工作簿之间的引用,因系统生成的引用是绝对引用,其公式不能直接复制。
如必须进行复制公式的操作,需将公式中的绝对引用改写成相对引用。
1、用“名称框”定义名称
如将B9:B12单元区定义为“应发工资”,选取该单元格(区域)后,在名称框显示为“B9”,可将B9改写为“应发工资”(如E4-07:定义名称)。
2)Excel公式中的比较运算符
Excel公式中的比较运算符(6个),其作用是比较两个值,结果为逻辑是“TRUE”或不是“FALSE”。
包括:=、>、<、>=、<=、<>,含义依次为:等于、大于、小于、大于等于、小于等于、不等于。
对比较运算符的运用,将在以后的实例中部分的加以说明。
(3)Excel公式中的文本连接符
Excel公式中的文本连接符(1个),符号为“&”,可连接一个或更多字符串以产生一个文本串或数字串的连接。
如公式:=“2008年”&“北京的天更蓝”,“回车”确认,结果产生出“2008年北京的天更蓝”。
又如:在“A1”单元中有数字123,“A2”单元中有数字456,要在“A3”单元中用公式:=A1&A2,返回值为“123456”。
或产生一个数据的计量单位,如:同样在“A1”单元中有数字123,“A2”单元中有数字456,在“A3”单元中用公式:=A1&A2&“元”,返回值为“123456元”。
(4)Excel公式中的引用操作符
Excel公式中的引用操作符(3个):冒号“:”用作运算区域的连接;逗号“,”用作区域与区域间的连接,“空格”用作多个引用的交集为一个引用。
对引用操作符的运用,将在以后的实例中说明。
(5)Excel公式中的条件设置符
Excel公式中的条件设置符是英文对称的双””号,如”优秀”、”良好”、”及格”、”到期”、”进货”等等格式的设置。
2、Excel公式中的计算顺序
Excel公式中的计算顺序为:引用操作符、负号、百分比、乘幂、乘除、加减、连接符、比较运算符。
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