东莞辰信集群注册托管有限公司

秘书制度为加强集群和托管企业符合《东莞市企业集群注册登记管理试行办法》的规定,根据有关法律法规和规定,结合实际情况,特制定本制度.

本制度所称企业集群注册,是指多个企业以一户托管企业的住所(经营场所)地址作为自己的住所(经营场所)进行登记,并由该托管企业提供住所托管和托管企业服务,形成企业集群的注册登记模式.

本制度所称托管企业,是指为其它企业提供注册地址及受委托提供代办登记、代理记帐、代理企业信息申报、代理收发各类邮件、信函、法律文书及代理其它法律手续等秘书式服务的企业.

本制度所称集群企业,是指将住所(经营场所)设于托管企业的住所(经营场所),并由托管企业提供住所托管和托管企业服务的企业.

为加强东莞辰信集群注册托管有限公司:委托托管企业风险控管,配合工商登记部门核查,税务机关税收稽查,企业合法经营,公文处理工作,确保日常工作的高效有序运转,特制定本制度.

第一条秘书工作要做到及时、准确、安全、保密.
第二条收文统一由秘书文人员签收、登记填写,送公司负责人签字,并做好跟踪督查,办结后归档.
一律交办文人员登记、存档.

第三条建立严格的签订合同制度.
(一)拟以企业住所托管协议书,先由公司起草代拟稿,代拟合同必须公司主要负责人审核,按要求填写合同.
签发企业住所托管协议书后的合同交公司存档.

(二)企业住所托管协议书必须由公司法人签字,盖章才生效.
(三)对托管地址在我司的企业,新注册公司企业必须法人签字,已成立的企业变更地址到我司需盖章.
托管在我司的企业相关法人股东必须上我司拍照核查身份信息,确保注册登记人知熟国家相关政策法规.
按工商局要求登记完成后在我司网站公示托管企业名单.

第四条职能.
负责为集群企业提供服务,定期与集群企业联系沟通,负责与监替管理部门的工作联系,具体应当履行以下职责:(一)建立完善集群企业档案管理、日常联系、信息保密等住所托管和托管企业服务管理制度,配备与托管和秘书服务业务相适应的人员.

(二)对集群企业出现的异常情况及违法行为应当及时向相关监管部门报告,并协助监管部门查处违法行为.

(三)集群企业应与托管企业签订住所托管和托管企业服务协议.
协议的主要内容为:集群企业名称、托管的托管企业名称、联系人、托管内容、托管时限、托管企业及托管企业的职责义务和违约责任.

托管内容应当明确集群企业以托管企业的住所地址为其住所(经营场所);通过邮政、快递或者其他方式,按托管企业登记的住所(经营场所)送达给该企业的各类邮件、信函、法律文书等文件书件,自托管企业代理签收之日起,视为已送达该集群企业.
托管企业代理签收递送给集群企业的各类邮件、信函、法律文书等文件书件后,应立即通知集群企业.

(四)托管企业办理经营范围变更登记、注销登记,须向登记机关提交集群企业住所变更登记全部办理完成或托管合同到期、解除的情况说明.

第五条认真遵守各项保密规定,非因工作需要,不得私自将文件或内部重要资料带出办公场所.

第六条相关人员因工作失误造成的工作损失,要追究责任;情节严重的调离工作岗位或按有关规定进行处理.