单据filesystemobject

全国中文核心期刊·财会月刊阴援上旬Excel下自动批量生成通用凭证的方法冯迎春渊浙江商业职业技术学院财会金融学院杭州310053冤随着IT技术的日益普及和发展,企业信息化水平不断提高,会计信息系统逐渐由会计电算化阶段向会计信息化阶段发展.
本文以用友T3为例,通过EXCEL的VBA功能,快速将业务系统导出到EXCEL的数据进行转换,实现了业务系统数据与财务系统的无缝衔接,从而大大提高财务系统利用业务系统数据的能力,也为财务部门对各类业务系统进行简单系统集成提供一种思路.
一尧利用通用批量自动凭证将业务系统数据快速导入财务系统(一)设计表格进入EXCEL,建立二张工作表,表名分别为"单据"和"凭证".
二表结构分别如下:1.
"单据"表.
2.
"凭证"表结构设计如右栏所示.
(1)"凭证"表中A列数据对应于生成的交换文件首行,内容说明在E列,A1:A11有区别,其余相同.
(2)"凭证"表中B至D列为该笔业务的借贷关系列,根据记账凭证内容按需填列,如本例对应关系为:(3)"凭证"表中A至D列以"="开头的,表示需从"单据"表相应的列中取数,能自动根据"单据"表中行的变化而变化.
因EXCEL中不认可"=单据!
A",故需在"="前面加空格,改写为"=单据!
A".
(二)在"凭证"表中增加一个"生成凭证"按键1.
打开"控件工具箱",单击"命令按钮"(EXCEL2010需选中"文件—选项—自定义功能区—开发工具").
【摘要】本文以用友T3为例,利用EXCEL的VBA功能,通过财务软件所提供的凭证导入功能,完成不同系统数据间的无缝衔接,为中小企业财务系统充分利用业务系统数据提供一种思路.
【关键词】中小企业会计信息化自动凭证EXCEL应用123A日期2012-7-32012-7-3B供应商代码04300100101C单据编号001849000561D进价13501780E差异120932F计划价14702712G年20122012H月77I凭证号12J摘要采购001849采购000561列行单据表凭证表D列院进价C列院贷院应付账款E列院差异D列院贷院商品进销差价F列院计划价B列院借院库存商品窑61窑阴A首行凭证输出V800001某单位=单据!
GF1日期F2类别F3凭证号F4附单据数F5摘要F6科目编码F7借方F8贷方F9数量F10外币F11汇率F12制单人F13结算方式F14票号F15发生日期F16部门编码F17个人编码F18客户编码F19供应商编码F20业务员F21项目编码F49账套号F51会计年度F52会计期间F59行号F60外币名称F61单价F68项目大类编码B借:库存商品=单据!
A转=单据!
I1=单据!
J1405=单据!
FA会计001=单据!
G=单据!
H1C贷:应付账款=单据!
A转=单据!
I1=单据!
J2202=单据!
DA会计=单据!
C=单据!
A=单据!
B001=单据!
G=单据!
H2D贷:商品进销差价=单据!
A转=单据!
I1=单据!
J1407=单据!
EA会计001=单据!
G=单据!
H3E说明凭证日期凭证类别凭证号附单据数记账凭证摘要会计科目编码借方本位币金额贷方本位币金额数量外币金额制单的操作员姓名按顺序从1递增1234567891011121314151617181920212223242526272829列行凭证表结构阴财会月刊·全国优秀经济期刊援上旬阴窑62窑2.
在"凭证"表中空白处(如G2位置)画出按钮的形状.
3.
在按钮上单击右键,选择"属性",将"Caption"的值改为"生成凭证".
4.
双击按钮,在出现的VBE窗口中输入:maxr1=Sheets("单据").
Range("A65536").
End(xlUp).
Row'单据的总张数'Sheets("凭证").
Activatemaxr2=Range("A65536").
End(xlUp).
Rowmaxc=4'首列+凭证借贷关系列的总列数(不包括说明列)Setfs=CreateObject("Scripting.
FileSystemObject")Setf=fs.
CreateTextFile(ThisWorkbook.
Path&"\pz.
txt",True)'生成交换文件的位置和名称,现为工作簿文件夹下的pz.
txt.
Fori=2Tomaxr1Ifi=2Then'第一笔业务之前生成交换文件的首列.
j1=1Elsej1=2EndIfForj=j1TomaxcFork=2Tomaxr2s=Trim(Cells(k,j).
Value)IfInStr(1,s,"=")>0Then'有越,按"单据"中行号转换相应单元格值.
s=Evaluate(s&i)EndIfIfk=maxr2Thenf.
writeline(s)'最后一列,之后不需","Elsef.
write(s&",")'非最后一列,之后需","EndIfNextkNextjNextif.
Close至此,表格设计已经完成,将该文件进行保存.
(三)采购系统中导出并整理数据从采购系统中将符合条件的采购业务数据导出到EXCEL,并手动处理形成"单据"中的格式.
(四)生成T3交换数据打开所做的EXCEL文件(如出现"安全警告",选择"启用宏"),将(三)中的数据复制到"单据"表中,选择"凭证"表,单击"生成凭证",保存退出.
(五)利用"总账工具"将数据导入T3进入用友T3的"总账工具",在数据源—文件数据中选择(四)中生成的PZ.
TXT,"目的数据"中登陆所需要引入的账套,复选"凭证引入时重新编号"和"凭证引入时做平衡检查"二项,然后单击"凭证引入",软件将检查数据的正确性,检查正确后将提示"数据全部通过检查,是否开始引入",选择"是(Y)"即可将所有凭证导入T3指定账套.
二尧本办法的优点1.
能在财务系统中完整反映业务系统的数据.
由于"单据"表中的数据由业务系统中导出,因此能确保业务系统中的数据在财务系统中得到完整反映,从而为财务业务一体化创造有利条件.
2.
杜绝人为输入错误.
通过自动生成凭证信息,只要"单据"表中的信息无误,就能确保财务系统中凭证信息的正确性,从而杜绝因手工输入记账凭证而存在的潜在错误.
3.
大大提高记账凭证输入效率.
随着信息化水平的提高,企业管理对财务数据的要求不断细化,如往来核算要求明细到每笔购销业务,支付业务要求明确到每笔支付流水,而相当多的中小企业财务系统没有专门的业务核算系统,仅有总账系统,一笔业务流水在会计凭证中往往要输入多行分录,人工劳动强度相当大.
但如果采取批量生成,只需要数据导入、转换和校验的时间,而这些操作在EXCEL中也能批量解决.
4.
适用性比较广泛.
在企业日常经营中,往往存在大量的同类业务,这些业务的流程、会计核算方法也相同,这类业务是企业管理工作的重点,相关管理部门都有相应信息处理系统,也能把业务原始数据按一定格式以电子文件方式提供给财务部门,这些数据都能采取这一办法来实现批量输入,从而极大程度上将会计人员的工作重点从机械输入记账凭证工作中脱身开来,真正把精力放到财务管理中去.
三尧本办法使用中需注意的几点事项1.
应提前在财务系统中设置各类代码.
在凭证中往往需要用到各类代码,因凭证中的会计科目相对稳定,所以在"凭证"中的"会计科目代码"行可以直接按需要输入,但其他的辅助代码,如往来单位、部门、个人、核算项目、外币等,都需要根据"单据"表中的业务来确定,因此需在"单据"表中相应增加列,但上述各类代码必须是财务系统中已经存在的,如果不存在,则该笔业务将导入失败.
2.
"单据"表中的凭证借贷金额应不能全为零.
在生成导入数据时,T3要求数据行不能有金额为零行,如借贷金额全为零,T3会认为该行错误,最终认为该笔业务借贷不平而导入失败.
3.
凭证导入后,需重新进行审核记账.
通过本法导入的记账凭证,在T3系统中显示为未审核凭证,因此需要对该类凭证进行批量审核并记账.
为方便操作,建议按导入格式凭证的类别不同单独设置凭证类别.
4.
导入时出错,可通过查看原文件查找原因.
如果在导入过程中有错误,则在数据检查完毕时会有简单出错提示,可直接打开生成的转换文件,出错信息在该出错行的最后会有明确提示,将该错误消除后再单独引入该笔业务即可.
主要参考文献桂俊煜.
基于ExcelVba的工资条自动生成程序设计.
财会月刊袁2007曰4