会计双机备份

第3章会计电算化的基本知识3.
1会计软件的基本概念及分类3.
1.
1会计软件的基本概念会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件,包括采用各种计算机语言编制的用于会计核算工作的计算机程序.
凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件,如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等,均可视为会计核算软件.
企业应用的企业资源计划(enterpriseresourcesplanning,ERP)软件中用于处理会计核算数据部分的模块,也属于会计核算软件范畴.
会计软件中的程序根据其功能分成许多模块,模块是程序的集合体,一个或数个程序组成一个模块,完成一个相对独立的功能,如凭证输入模块、结账模块、明细账打印模块等.
数个相互联系又相对独立的模块装配在一起完成某方面的会计核算和管理工作则形成一个独立的软件模块,如账务处理系统.
一个模块完成的功能可多可少,有些时候将"账务处理系统"也称作一个功能模块.
会计软件中数据一般是以数据库的形式存放在计算机中,数据库是数据的集合体,存放各种数据,如凭证、账簿、报表等.
数据库是由多个数据文件(简称库文件)或表(大型数据库系统中一般叫表)组成的,任何一个会计软件都必须有数据库,用于存储相关的数据,同一个会计软件中,不同类型会计信息对数据存储的要求不同,初级会计电算化82这些会计信息被存放在多个不同数据结构的数据库表中.
会计软件文档是对会计软件模块和数据库等所作的文字说明,包括需求说明书、概要设计说明书、详细设计说明书、测试报告、用户手册等技术文档和使用文档.
3.
1.
2会计软件的分类会计核算软件分为通用会计核算软件和专用会计核算软件两种.
通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制,公开在市场上销售,能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件.
目前我国通用会计核算软件以商品化软件为主.
专用会计核算软件一般是指由使用单位自行开发或委托其他单位开发,供本单位使用的会计核算软件.
会计软件按照提供信息的层次划分可分为核算型会计软件和管理型会计软件;按照会计信息系统的共享方式划分可分为单机结构会计软件和网络结构会计软件.
1.
通用会计软件与专用会计软件通用会计软件是指在一定范围内适用的会计软件.
通用会计软件又分为全通用会计软件和行业通用会计软件.
通用会计软件的特点是不含或含有较少的会计核算规则与管理方法.
其优点是可以由用户自己设定会计核算规则,选择会计核算方法,使会计软件突破了空间和时间上的局限,具有真正的通用性.
其缺点是软件越通用,企业初始化的工作量越大,另外,软件越通用,就越难兼顾不同用户会计核算的个性细节.
为了合理地确定通用程度,人们开发了一些面向行业的通用软件,如面向行政事业单位、商品流通行业、制造业等.
目前市场上的商品化软件一般为通用会计软件.
通用会计软件大多数都已商品化,商品化会计软件是指符合国家有关规定,作为软件商品在市场销售的通用会计软件.
商品化会计软件一般具有通用性、易用性、进行了加密、需进行初始化才能使用及由厂家统一维护与更新等特点.
专用会计软件也称为定点开发会计软件,它是指仅适应于个别单位会计业务处理的会计软件.
通常由企业针对自身的会计核算和管理特点而自行开发或委托他人开发研制的软件.
2.
核算型会计软件与管理型会计软件核算型会计软件是指专门用于完成会计核算工作的会计软件,主要完成会计核算的电算化.
会计核算电算化是会计电算化的重要组成部分,它面向事后核算,采用一系列专门的会计方法,实现会计数据处理的电子化,提供会计核算信息,完成会计电算化基础工作.
核算型会计软件包括总账及往来核算、工资、固定资产、报第3章会计电算化的基本知识83表处理等模块,模块之间数据独立,主要适合中小型企事业单位会计核算使用.
管理型会计软件是利用会计核算业务提供的信息以及其他生产经营活动资料,采用各种管理模型、方法,对经营状况进行分析和评价,具有事前预测、事中控制和辅助决策功能的会计软件.
管理型会计软件不仅使用了财务会计的核算方法和原理,而且运用了管理会计的方法和原理,以及决策科学的思想、技术、方法,将业务处理中的核算信息上升至管理信息系统中的管理型信息.
管理型会计软件在技术架构、开发平台等诸多方面都与核算型会计软件存在差异.
3.
单机结构会计软件与网络结构会计软件单机结构会计软件是将会计软件的所有模块的运行程序和数据库共存在一台计算机中,其优点是使用简便、系统维护简单及实现简单,缺点是数据不能共享,会计软件同时只能一个人使用.
单机结构会计软件一般应用在一些数据量小、规模小、会计核算简单的小型企事业单位.
网络结构会计软件是指安装在工作站中的会计软件全部或部分的运行程序,安装在服务器中的数据库及需要共享的部分会计软件模块,与网络操作系统及网络支撑软件集成在一起.
其优点是工作站之间可以实现数据共享、多人使用,缺点是系统维护复杂、对应用环境要求较高、实现成本也较高.
网络结构会计软件一般应用在一些数据量大、规模较大、会计核算较复杂的大中型企事业单位.
互联网络结构会计软件是指以Web为平台,利用Internet作为数据传送通道,在世界各地均可操作和控制.
它适合于跨地域企业进行财务集中管理,这种软件一般是在大型企业集团使用.
但这种软件由于以Internet为基础,目前在安全性方面还存在不足.
随着技术的进步,存在的一些问题将逐步得到解决.
3.
1.
3会计软件的基本结构及主要功能会计软件的基本结构是从系统的功能层次结构来反映的,功能结构是指系统按其功能分层分块的结构形式,即模块化的结构.
一个系统可以划分为若干个子系统,每个子系统可划分为几个功能模块,每个功能模块再划分为若干个层次,每个层次沿横向分为若干个模块,每个模块都有相对独立的功能.
一个子系统对应一个独立完整的管理职能,在系统中有较强的独立性;一个功能模块完成某一管理业务,是组成子系统的基本单位;一个程序模块则实现某一具体加工处理,是组成功能模块的基本要素,各层之间、每块之间也有一定的联系.
通过这种联系,将各层、各块组成一个有机的整体,去实现系统目标.
会计软件主要由账务处理、工资核算、固定资产核算、存货核算、成本核算、销售核算、应收和应付账款、会计报表和财务分析等模块构成,完成会计的有关核初级会计电算化84算和管理工作.
3.
2会计软件的基本要求会计核算必须执行一系列的规章、制度和方法,这在手工方式下是靠会计人员来具体执行,由上级部门、审计部门、税务部门来进行检查的.
会计电算化后,原来进行数据处理的环节由计算机代替,而且由程序自动处理,十分隐蔽.
为此,我国经过多年的探索,建立了会计软件的基本评估体系,以确认会计软件是否满足有关要求.
3.
2.
1对会计软件基本要求的含义对会计软件的基本要求,就是指会计软件设计应达到的基本要求.
为什么要对会计软件作最低限度的要求,而不同时给出高标准的要求呢主要原因有以下几个方面.
(1)这是由行政法规的性质所决定的.
制度规范只能是各单位普遍能达到的最基本的要求.
(2)对标准上限要求很难确定.
一方面是由于会计软件的研制技术及相关的科学技术在不断发展;另一方面也存在着许多流派,一些理论问题还存在着很多分歧.
而行政法规中不宜把目前还不能普遍做到的或有争议的问题作为规范固定下来,以免影响行政法规的可操作性.
因此,基本要求可以理解为会计软件的合法性要求.
一个会计软件达不到这些要求,就不能说是合法的.
3.
2.
2对会计软件的基本要求会计信息系统是一个数据处理系统,从会计软件的整个运行过程来看,可分为输入、处理和输出三个阶段.
在输入阶段,操作人员将经过审核的原始凭证或记账凭证输入电子计算机.
在处理阶段,计算机对输入的数据自动进行处理,登记机内账簿,生成相应的报表和资料.
最后一个阶段是输出阶段,计算机将会计账簿、报表等会计信息通过打印机、显示器等设备输出.
会计软件和相应数据的安全、可靠是软件运行的基本保证,贯穿于从输入到输出的全过程.
如何判断一个会计软件是否合格,财政部曾在1989年的89字第65号文件《会计核算软件管理的几项规定(试行)》对上述四个方面提出了10条基本要求.
1994年6月,财政部又发布了《会计电算化管理办法》、《商品化会计核算软件评审规则》和《会计核算软件基本功能规范》三个文件,原颁布的《会计核算软件管理的几项规定(试行)》同时停止执行.
第3章会计电算化的基本知识85在《会计核算核算软件基本功能规范》中,对会计软件从以下几方面作了要求,这里将主要部分加以介绍.
1.
总的要求会计软件不同于一般的软件,由于会计数据的特殊性,必须要求会计软件的设计应符合我国法律、法规、规章的规定,保证会计数据合法、真实、准确、完整,有利于提高会计核算工作效率.
会计软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间,分期结算账目和编制会计报表.
由于中外合资企业和部分特殊企业需要按其他会计期间提供数据,因此会计软件应根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能.
会计软件在设计性能允许使用范围内,不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况.
2.
会计数据的输入(1)输入的手段会计软件的会计数据输入采用键盘手工输入、U盘转入和网络传输等几种形式.
(2)初始化功能①输入会计核算所必需的期初数字及有关资料,包括总分类会计科目和明细分类会计科目名称、编号、年初数、期初累计发生额及有关数量指标等.
②输入需要在本期进行对账的银行对账单.
③选择会计核算方法,包括记账方法、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法等.
④定义自动转账凭证(包括会计制度允许的自动冲回凭证等).
⑤输入操作人员岗位分工情况,包括操作人员姓名、操作权限、操作密码等.
⑥初始化功能运行结束后,会计软件必须提供必要的方法对初始数据进行正确性校验.
(3)合法性要求会计软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法,必须符合国家统一会计制度的规定.
会计软件应当提供输入记账凭证的功能,输入项目包括填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等.
输入的记账凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定.
(4)正确性检查记账凭证的编号可以由手工输入,也可以由会计软件自动产生.
会计软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制.
在输入记账凭证过程中,会计软件必须提供以下提示功能:初级会计电算化86①正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复;②以编号形式输入会计科目的,应当提示该编号所对应的会计科目名称;③正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡,或没有输入金额,应予提示并拒绝执行;④正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的,应予提示并拒绝执行;⑤正在输入的收款凭证借方科目不是"现金"或"银行存款"科目,付款凭证贷方科目不是"现金"或"银行存款"科目的,应提示并拒绝执行.
(5)会计数据的修改控制会计软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证(不包括会计软件自动产生的机内记账凭证)进行修改的功能,在修改过程中,应给出相应的提示.
会计软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能,审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改.
会计软件应当分别提供对审核(复核)功能与输入、修改功能的使用权限控制.
发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的,可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正;记账凭证输入时,红字可用"–"号或者其他标记表示.
3.
会计数据的处理(1)会计账簿会计软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能.
在计算机中,账簿文件或者数据库可以设置一个或者多个.
①根据审核通过的机内记账凭证或者计算机自动生成的记账凭证或者记账凭证汇总表登记总分类账.
②根据审核通过的机内记账凭证和相应机内原始凭证登记明细分类账.
③总分类账和明细分类账可以同时登记或者分别登记,可以在同一个功能模块中登记或者在不同功能模块中登记.
④会计软件可以提供机内会计凭证审核通过后直接登账或成批登账的功能.
⑤机内总分类账和明细分类账登记时,应当计算出各会计科目的发生额和余额.
会计软件应当提供自动进行银行对账的功能,根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助,自动生成银行存款余额调节表.
(2)会计核算方法通用会计软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法,以供用户选择.
会计软件对会计核算方法的更改过程,在计算机内应有相应第3章会计电算化的基本知识87的记录.
(3)会计报表处理会计软件应当提供符合国家统一会计制度规定的自动编制会计报表的功能.
通用会计软件应当提供会计报表的自定义功能,包括定义会计报表的格式、项目、各项目的数据来源、表内和表间的数据运算和核对关系等.
(4)结账会计软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能.
结账前,会计软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账,全部登记入账后才能结账.
①机内总分类账和明细分类账可以同时结账,也可以由处理明细分类账的功能模块先结账,处理总分类账的功能模块后结账.
②机内总分类账结账时,应当与机内明细分类账进行核对,如果不一致,总分类账不能结账.
③结账后,上一会计期间的会计凭证即不能再输入,下一个会计期间的会计凭证才能输入.
(5)跨年处理会计软件可以提供在本会计年度结束,但仍有一部分转账凭证需要延续至下一会计年度第一个月或者第一个季度进行处理,而没有结账时,输入下一会计年度第一个月或者第一个季度会计凭证的功能.
4.
会计数据的输出(1)会计数据查询会计软件应当提供对机内会计数据的查询功能:①查询机内总分类会计科目和明细分类会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和余额等项目.
②查询本期已经输入并登账和未登账的机内记账凭证、原始凭证.
③查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账簿.
④查询往来账款项目的结算情况.
⑤查询到期票据的结算情况.
⑥查询出来的机内数据如果已经结账,屏幕显示应给予提示.
(2)会计账簿和报表的打印会计软件应当提供机内记账凭证打印输出的功能,打印格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定.
会计软件可以提供机内原始凭证的打印输出功能,打印输出原始凭证的格式和初级会计电算化88内容应当符合国家统一会计制度的规定.
会计软件必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能,打印输出的会计账簿、会计报表的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定.
①会计软件应当提供日记账的打印输出功能.
②会计软件应当提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种会计账簿的打印输出功能.
③在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下,总分类账可以用总分类账户本期发生额对照表替代.
④在保证会计账簿清晰的条件下,计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少.
⑤会计软件可以提供机内会计账簿的满页打印输出功能.
⑥打印输出的机内会计账簿、会计报表,如果是根据已结账数据生成的,则应当在打印输出的会计账簿、会计报表上打印一个特殊标记,以示区别.
(3)会计数据的输出控制对根据机内会计凭证和已登记的相应账簿生成的各种机内会计报表数据,会计软件不能提供直接修改功能.
会计年度终了进行结账时,会计软件应当提供在数据磁带、可装卸硬磁盘或者软磁盘等存储介质上的强制备份功能.
5.
会计数据的安全(1)使用权限控制会计软件具有按照初始化功能中的设定,防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能.
(2)可靠性控制会计软件遇有以下情况时,应予提示,并保持正常运行.
①会计软件在执行备份功能时,存储介质无存储空间、数据磁带或者软磁盘未插入、软磁盘贴有写保护标签.
②会计软件执行打印时,打印机未连接或未打开电源开关.
③会计软件操作过程中,输入了与软件当前要求输入项目不相关的数字或字符.
对存储在磁性介质或者其他介质上的程序文件和相应的数据文件,会计软件应当有必要的加密或者其他保护措施,以防止被非法篡改.
一旦发现程序文件和相应的数据文件被非法篡改,应当能够利用标准程序和备份数据,恢复会计软件的运行.
(3)会计数据的恢复会计软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和第3章会计电算化的基本知识89外存会计数据被破坏的情况下,利用现有数据恢复到最近状态的功能.
3.
3会计软件选购原则3.
3.
1自行开发会计软件自行开发会计软件又分为完全由自己组织开发会计软件、与开发单位联合开发会计软件、完全由开发单位开发会计软件三种方式.
自行开发会计软件的优点是用户可以参与到开发的队伍中共同进行业务需求调研、业务流程优化与重组,应用单位的业务处理及管理功能可以直接真实地体现在软件设计中.
自行开发会计软件存在较大的风险,主要体现在以下方面:(1)软件开发工程周期长,耗资巨大,不如商品化会计软件价格低廉、见效快.
自行开发会计软件需要相当长的一段时间,应用单位不能在短时间内看到明显的效益和回报,领导层可能会在中途对自行组织开发的方案产生动摇,在资金、人力的持续投入方面力度减少,系统开发将中途受阻.
(2)应用单位使用会计软件的最终用户不能直接参与软件开发.
最终用户是项目的最终使用者,他们的直接参与是项目成功的重要条件.
在整个项目过程中,他们将面临业务流程改变、新老系统并行、业务技能更新、工作量和工作压力增加等种种挑战,而且由于软件开发周期长,因此最终用户的参与很难保证.
(3)项目开发人员协调不善,影响开发进程.
在自行开发软件的过程中,可能会在技术风格、进度协调方面产生很多问题,处理不当的话,会延误开发过程,挫伤开发人员和用户的积极性,严重时会导致项目中途流产.
(4)项目组人员的变更会影响项目进程.
应用单位的信息部门都是人员相对流动较多的部门.
由于软件开发和实施的周期较长,项目组人员变更的可能增加,新的项目成员接手工作首先要阅读前期文档,了解系统结构和设计风格,因此需要相当一段的适应期,这样就不可避免地延误了项目进度.
(5)在软件的升级方面存在一定风险.
随着信息技术的发展和应用平台的升级,软件也需要不断地升级换代.
自行开发的软件升级依靠应用单位内部信息人员完成,为此,应用单位信息人员要不断进行新技术的学习,以适应软件升级的需要.
同时,一旦会计规章制度发生变动,还需对软件进行源代码级的维护.
自行开发会计软件取得会计软件方式适合于对大型企事业单位、会计电算化人才水平高及会计核算专用性强的应用单位.
根据对定点开发会计软件存在的周期长和费初级会计电算化90用高的情况,可以采用购买商品化软件与自行开发会计软件相结合的方式来解决.
如对规范性强的账务、工资、固定资产、报表等子系统采用购买商品化会计软件,而对材料及应付账款、销售及应收账款、成本核算、财务分析等子系统采用自行开发.
3.
3.
2购买商品化会计软件商品化会计软件是指开发商统一设计、开发,并作为软件商品在市场销售的会计软件.
商品化会计软件一般具有以下特点.
1.
通用性软件的通用性有两方面含义:一是纵向的通用,即软件能适应一个单位有同一时期的会计工作变化的需要;一是横向的通用,即满足不同单位会计业务的不同需要.
事物总是一分为二的,商品化会计软件越通用,个别用户的会计核算工作的细节就越难被兼顾;同时,考虑的问题较多,选择的范围较大,必然会占用较多的计算机系统资源,如内存、运行时间,计算机资源浪费越严重等.
2.
保密性这里所说的保密性是指生产厂家的商品化会计软件对用户的保密性.
商品化软件不给用户提供源程序代码,只提供经过加密的软件.
这是因为开发会计软件的厂家,在开发过程中,投入了大量的人力、物力、财力,因此开发出来的商品化会计软件是商品化会计软件厂家的成果.
他们要采取许多加密措施,以防止他人模仿、拷贝.
因而一般不会提供给用户可读的源程序代码,他们提供给用户的是已经编译过的而且已加密的会计软件.
若提供源代码,其价格将很高.
3.
软件由厂家统一维护与更新对于一般的会计软件,如果不是开发人员,其他人员要对其进行维护是很费力的,而对于商品化的会计软件,由于厂家对其加密,这就使得用户维护会计软件几乎成为不可能的事情.
因此,会计软件的维护与版本更新一般由会计软件的生产厂家或其指定的维护单位负责.
目前我国的商品化会计软件生产厂家一般都实行终身维护,也有极少数厂家提供用户源程序代码,但不负责维护.
4.
与专用会计软件相对比,易学性较弱商品化会计软件较专用软件难于学会使用,主要有两方面的原因:第一,专用会计软件是按使用单位会计人员的用户需求专门设计的,因此符合用户的日常习惯,用户用起来方便,有一种亲切感.
而商品化会计软件,是针对不同单位的会计业务的共同需求设计的.
因此,要想让商品化软件满足不同单位不同会计人员的习惯,则很困难,要完全满足则更不可能.
这就需要购买会计软件的会计人员改变自己的第3章会计电算化的基本知识91习惯,去适应商品化软件的要求,这样学起来较难.
第二,商品化软件为了实现通用性,软件中一般都设有初始化设置和自定义功能,用户要学会使用这些自定义功能较困难.
但是,须强调指出:第一,易学性较弱是与开发效果较好的专用软件相比来说的,是相对的,不是绝对的;第二,学会较难,并不说明软件易用性差;相反,一旦学会使用,操作起来一般都比专用软件灵活、方便.
随着软件的不断升级,很多问题也逐步得到解决.
5.
与专用会计软件相比,初始化工作量大由于商品化会计软件要满足不同单位的不同要求.
因此,商品化会计软件不含或含有较少的会计核算规则.
它实质上是一个工具,操作者在首次使用时,通过软件的初始化,输入本单位的所有会计核算规则,把一个通用会计软件转化成一个适合于本单位情况的专用会计软件.
对通用化越高的商品化会计软件,初始化工作量越大,为了把通用会计软件专用化,操作者需要输入大量的会计核算规则.
虽然自行开发会计软件和商品化会计软件有缺点,但是使用商品化会计软件是会计电算化发展趋势之一.
在国外,不仅会计业务比较简单的企事业单位广泛使用商品化会计软件,而且许多大中型企业也很少自行开发所有会计软件的所有模块,他们对于本单位比较通用的会计业务一般都使用商品化会计软件,对于本单位特殊的需求,在商品化会计软件不能满足的情况下,再自行开发,然后利用商品化会计软件提供的接口将它们连接起来.
所以,使用商品化会计软件加上自行开发会计软件,既省时间又省费用,是实现会计电算化的有效途径.
3.
3.
3商品化会计软件的选择我国会计软件市场已具规模,出现群雄竞争的局面.
迄今为止,通过各级财政部门评审的商品化会计软件已近300家,有的在竞争激烈的市场下也退出了市场或转向作其他软件,目前形成全国市场的有近10家.
商品化会计软件产品品种、版本繁多,各具特点,在不同层次平台上都有一定数量的用户.
当询问哪一种会计软件最好时,你不可能得到一个正确答案,因为没有哪种软件能够满足任何一个组织的需求,但是很可能有几种软件能够适应某一企事业单位的特定需求.
正如在各种广告中看到的,会计软件即使没有上百种特点,也往往包含几十种特点.
这就使软件评价工作看上去几乎难以进行.
面对纷杂的会计软件产品,购买单位在选择时往往感到无所适从.
在选择时,应从以下几方面进行考查与选择.
1.
商品化会计软件是否符合国家统一要求,具有合法性会计工作要遵循国家统一的会计制度和其他财经制度中的有关规定,对执行和初级会计电算化92完成会计工作的商品化会计软件也不例外.
对商品化会计软件来说,应满足国家有关会计软件的管理规定.
目前,应满足财政部1994年6月颁布的《会计核算软件基本功能规范》中的有关要求和规定.
此文件中对"会计数据的输入"、"会计数据的输出"、"会计数据的处理"和"会计数据的安全"都作了相当详细和具体的说明,会计软件的开发设计者应依《会计核算软件基本功能规范》进行开发和设计,开展会计电算化的单位也应按《会计核算软件基本功能规范》进行考查与选择商品化会计软件.
2.
商品化会计软件是否具有实用性和先进性在选择商品化会计软件时,还应考查商品化软件在本单位使用是否实用,与其他商品化会计软件相比是否先进,即评价商品化会计软件的实用性与先进性.
一般应从以下8个方面评价商品化软件的实用性与先进性.
1)适用性适用性主要指商品化会计软件适于本单位会计业务处理的性能要求.
用户首先应明确本企业所属行业,不同的软件可能适应不同的行业.
目前市场上销售的会计软件,大的方面功能大同小异,在细微处却略有不同,而企业的功能需求也主要在细节,这就要求企业在选购软件时,应了解软件在功能细节上能否满足自己的特殊要求,特别是,有些软件从表面上或宣传上具有某项功能,但实际上根本不是企业真正需要的,也就是说软件在功能实现的准确性方面不一定能全部到位.
最后还要了解软件的功能完整性,企业可能需要分阶段建立电算化会计系统,例如,先实现账务、报表、工资、固定资产的管理,再考虑上购销存业务处理,最后解决成本核算等问题,在这种情况下,企业购买某一家的软件时,应考虑软件是否具有上述所有功能.
具体来说,应从商品化软件满足用户要求和提供的功能两个方面进行考查.
在商品化软件满足用户要求方面主要进行如下考查:①输入要求.
主要指商品化会计软件是否能正确录入本单位所需的各类会计数据;每类数据的录入项目是否齐全,如记账凭证的录入至少应包括凭证日期、凭证编号、会计科目或编号(以编号形式输入会计科目的,应录提示该编号所对应的会计科目名称)、经济业务摘要、借方(或贷方)金额等.
②输出要求.
主要是指商品化会计软件能输出哪些信息,输出的账表及其他信息的格式是否满足本单位的输出要求.
③处理要求.
主要指会计软件提供的处理功能是否满足本单位会计业务处理的要求.
应考查所提供的处理功能是否齐全,这些处理功能的有效性如何.
④接口要求.
主要包括从其他子系统或模块接收数据的录入接口要求和为其他子系统或模块提供数据的输出接口要求.
单位应从录入接口和输出接口两方面考查商品化软件是否满足本单位软件扩充或数据联网等实际需要.
同时还应注意商品化第3章会计电算化的基本知识93会计软件是否对外提供接口,包括自行开发软件与商品化会计软件的接口,与上级主管部门、银行、财税部门等信息系统的接口,与单位内部各部门或下属单位信息系统的接口等,接口是否符合要求.
在考查与选择商品化会计软件对以上要求的满足情况时,首先应审查商品化会计软件厂家提供的文档资料,然后通过演示版的操作使用考查软件,最后通过实际数据测试软件.
在商品化软件提供的功能方面主要进行如下考查:①主处理功能.
软件能完成会计核算业务的一般工作,正确处理会计业务流程,进行填制会计凭证,登记会计账簿,输出财会信息等工作.
一般商品化软件,主处理功能都比较齐全,不管是账务子系统还是其他子系统,都不可缺少地拥有输入功能、处理功能和输出功能,但格式和处理方法各有不同.
②辅助功能.
辅助功能是为主处理功能服务的,没有这些功能,主处理功能也照样能完成,有了这些辅助功能,使系统使用起来更加方便.
辅助功能包括提示功能、帮助功能、引导操作功能、全屏编辑功能、辅助计算器等一切有利于用户使用软件系统的功能.
③服务功能.
服务功能是会计软件有别于其他软件的特殊功能,它担负着会计软件的后勤保障任务,从而保证会计信息系统的正常运行.
它包括:系统检查、重建索引文件,以恢复被破坏的数据秩序,复制会计数据档案,以防其丢失,恢复会计软件以及其已丢失或已被破坏的数据,清理存储空间等功能.
④控制功能.
完成内部控制在会计信息系统中的任务,对制约会计信息系统规范的、正确的会计工作流程进行处理,并防止非法的和错误的输入、输出以及操作处理.
它包括:输入数据的正确性控制(包括性质、长度、范围等),输出内容使用的控制,正确处理顺序和方式的控制,使用权限的控制等系统控制功能.
虽然控制功能不像其他功能可以直接从界面上看出,但它们确实存在于整个系统中,而且是必不可少的,控制功能越丰富,系统安全性越高,系统正常运行就越有保证.
2)通用性通用性是指商品化会计软件应适应不同的企事业单位或行政单位.
现在的商品化会计软件有的适用性较强;有的则需要进行简单的二次开发.
单位若想选择通用性较强的商品软件,一般应从以下几个方面进行考查:①各种自定义功能是否满足使用单位的要求.
对于会计业务不十分规范、变化较多的处理,通用软件一般都是通过自定义功能来实现通用的.
例如,通用报表生成系统,就应由使用单位定义数据来源、报表项目及算法公式、打印格式等.
②各种编码是否有由使用单位自定义的功能,是否有增删改等维护功能.
③对一些无法实现通用的功能是否设有可选功能,以满足通用性.
例如,成本核算就可设置定额核算法、平行结转法、分步法等各种成本核算的可选方法,由使初级会计电算化94用单位按需要选择软件中的某种成本核算方法.
④对一些变化较多的算法是否可由使用单位进行自定义.
例如,由使用单位自定义成本核算中的产品费用的归集公式.
3)安全可靠性及稳定性安全性是指商品化会计软件防止会计信息被泄露和破坏的能力.
可靠性是指商品化软件防错、查错、纠错的能力.
一般来说,对商品化会计软件的安全可靠性主要应从以下几方面进行考查:①各种安全可靠性保证措施的完备性.
一般情况下,由人工录入的每一个阶段都应有可靠保证措施;由计算机接收的录入数据应有校验措施;机内存放的数据或所输出的信息应进行加密;对重要的模块或子系统应有存取权限控制等.
②安全可靠性措施的有效性.
一些软件虽然设置了各种安全可靠性措施,但其实际运行却没有达到预期的目标,或者本身就不合理.
③安全可靠性措施的实用性.
例如,对录入凭证的校验,用屏幕显示审核就不如打印清单,由人工复核实用.
又如,在本单位录入人员汉字录入水平较高的情况下,直接录入汉字,就比录入代码实用.
④软件运行的稳定性是软件质量和技术水平的体现,如果软件在运行时经常死机或非正常中断,势必会影响会计信息系统的运行效果和数据的安全性.
一般而言,软件开发至少需要一年以上的时间才能形成产品;而在软件推向市场时,还需要一年时间的磨合,经过众多用户的实际运行考验才能趋向稳定;再需要半年至一年时间才能趋向成熟.
用户可以从软件开发与投放市场的时间长短初步判断软件的稳定性,再通过一些实际操作或试运行进一步确定其稳定性.
4)易用性易用性是指商品化会计软件易学、易操作的性能.
评价商品化会计软件的易用性主要从以下几方面进行:(1)厂家提供文档资料的质量如何,特别是培训资料内容是否完整,内容是否易学易懂,各种叙述是否清楚明了,手册中的范例是否恰当实用.
(2)厂家提供的技术培训服务,其质量与效果如何.
(3)软件是否便于操作.
可以从以下几点考查.
①操作是否简单、直观.
②操作是否符合会计人员的习惯,这主要指操作和操作提示用语是否专业化和规范化.
③各种自定义功能、控制措施的使用是否简单实用.
④自动化程度是否很高,是否尽量减少人工干涉,辅助功能及服务功能是否丰富实用.
⑤界面是否友好、明了,即界面上的内容是否简洁,提示是否清楚丰富,所用第3章会计电算化的基本知识95语言是否符合财会人员的习惯,输入/输出的格式是否规范,颜色是否适中,即是否便于操作人员辨认.
5)易适应性易适应性指软件能很好地适应应用单位财务处理的具体情况,并在应用单位财务工作内容发生变化时,软件也能方便地适应这些变化的程度.
例如,科目的变化,报表格式及内容的变化,各种比率的变化,以及核算内容的变化等,软件能否方便地适应这些变化.
另外,可维护性、可审计性、可移植性等亦需加以考虑.
6)运行环境目前,我国各企事业单位正进行各种信息化的建设,结合单位信息化建设中已具备的现有计算机硬软件环境的情况,选择会计软件时,软件的运行环境,如网络环境、数据库环境也成为选择商品化软件的重要因素.
商品化会计软件的运行环境包括硬件环境与软件环境两部分.
硬件环境是指主机、内存、外存(硬盘容量)、显示器、打印机等.
软件环境是指支持商品化会计软件运行的系统软件(包括操作系统、数据库管理系统等).
考查商品化会计软件对硬软件环境的要求,使用单位是否能提供和满足.
7)先进性商品化会计软件在同类产品中的先进程度.
先进性可以从使用软件开发技术、软件中体现的会计模型思想、功能的完备性、通用性程度、运行效率性等方面考查.
同时,还应从该软件的核心技术是否能够满足用户当前和今后的需要;随着电子商务日益重要,该产品是否集成了Web;软件采用的技术是否成熟及符合软件技术的发展趋势,是否具有辅助管理、辅助决策功能等方面考查.
8)增值开发性对于小型单位,一般购买一个产品化的商品化会计软件即可.
但对于大型单位,往往标准的商品化会计软件就满足不了需求,需要在原来的基础上进行补充开发.
这就需要产品提供商不光提供产品,还要使产品具备二次开发的功能.
主要体现在以下几方面:①软件架构灵活,能够增加其他客户化的模块,并能一体化运行.
②在数据库方面,它具备标准化的基础,还能进行扩展,既满足通用的要求,同时又能够考虑再次进行客户化的要求.
③核心业务、标准化程度高的业务要进行封装,对外是一个黑箱,只要进行调用即可.
④接口标准化.
会计软件中,有许多接口,为了便于进行客户化,接口要标准化,防止升级带来相关部分不能应用.
⑤软件工具部件化.
现代软件开发,一个大趋势就是软件部件化,提高可重用初级会计电算化96度.
实际上业务处理、业务逻辑、工作流等也是可以部件化的,这样在进行客户化过程中可直接调用,提高定制效率,而且规范.
⑥外围源代码开放.
核心进行封装后,外围的源码就能进行开放,这样在进行客户化时,就能非常密切地与其他软件嫁接.
⑦与其他软件能较好共存.
在进行客户化时,必然要应用到或嵌入其他业务系统,所以要求能有较大的兼容度.
3.
软件厂家的技术实力、发展前景、信誉和售后服务软件产品不同于其他产品,产品到达用户手中后只具备了解决共性问题的能力,属于用户自身特殊要求的功能则需要再同软件开发商共同协商开发,而有些软件甚至还提供给用户二次开发的平台和接口,这些都需要开发商的技术支持.
作为软件产品,虽然在其上市前已进行过检测,但仍会或多或少地遗漏一些问题,在面临广大的用户群时,这些遗漏会给用户形成使用上的诸多不便,良好的售后服务使用户在解决问题的同时,还可借助开发商的技术力量加快自身的电算化建设.
选择商品化会计软件时,必须对软件制造与经销的厂家(或公司)进行考查,看他们的技术实力、发展前景、商誉与售后服务.
商誉主要指软件制造与经销厂家(或公司)是否重信誉、守合同.
软件开发商的技术实力和发展前景是指软件开发商的技术实力如何,规模和市场占有率多大,有哪些相关软件产品,这些产品国内影响如何,是否通过ISO9000认证,是否有稳定的开发队伍.
此外,重点还要考查软件的售后服务体系是否健全,服务水平高低以及服务态度如何,这影响到软件能否顺利投入使用,今后软件在运行过程中出现问题能否得到及时解决是至关重要的.
需要特别注意的是,最好选用的软件在企业所在城市或地区设有售后服务部门,这是软件长期稳定运行的一个重要保障.
售后服务主要包括操作培训、售后维护、系统初始化、版本更新等.
(1)操作培训如果一个软件制造或经销厂商没有较强的售后力量及较好的培训水平,用户购买软件后就得不到好的应用培训,那么使用效果必然事倍功半,甚至不能使用.
(2)售后维护这项工作与应用人员自身的会计素质和计算机水平有关.
开展会计电算化工作的初期,财会人员中的计算机水平一般较低,如果应用过程中的疑问得不到及时指导与解决,势必影响应用人员的信心和会计电算化的应用效果.
因此,用户应把厂商能否提供优质的咨询与维护服务作为考查重点.
对一些在全国有分支机构(或代理机构)的销售厂商,用户还必须考查其全国性经销服务网是否全面,能否保障其各地第3章会计电算化的基本知识97的分支机构(或代理机构)顺利应用会计软件.
(3)系统初始化系统初始化指在系统进行初期,销售商帮助用户进行会计软件初始数据及会计核算规则的建立工作.
(4)版本更新软件版本更新主要指开发制造单位根据会计制度的变化和用户单位具体问题及时地统一调整软件与更新版本.
这一工作关系到所应用的软件是否有后劲,应用单位能否减少后期投入.
同时还应了解软件厂家维护能力、维护费用和维护方式.
维护能力取决于维护人员的数量和质量,以及软件厂家商品化软件的销售量.
维护费用包括维护费用的交纳方式及数量,也是重点需要考虑的内容之一.
维护方式即售后服务的具体办法.
包括是否终身维护,是否上门维护,是由总公司维护还是由本地维护点维护,维护是否及时等.
4.
成本效益分析成本效益分析主要是确定商品化软件的购置费用是否在为商品化会计软件所作的预算之内.
一般来说,商品化会计软件的购置费用包括软件费用、资料费用及培训费用、维护服务费用、安装费以及其他配套费用(如专为商品化会计软件配置的系统软件、防病毒软件的购置费用,网络操作系统及数据库软件购买费用等).
考虑费用问题时,不能仅以总费用高低来进行选择,一般应确定几个厂家产品的购置费用,对软件的质量和满足需要的程度综合进行考虑,以求选择既能满足会计处理的要求,性能价格比又是最优的软件.
3.
4硬件设备和系统软件选购原则3.
4.
1购置准备开展会计电算化工作,除必须购买财务软件外,还需要购置有关的硬件和系统软件.
单位大小不同,选定的实施模式不同,对资金的需求就不同;开展会计电算化业务的规模大小、项目多少不同,对资金的需求也不同.
因此,开展会计电算化工作,需要做好规划.
会计电算化的费用一般包括硬件费用、软件费用、准备费用、运行维护费用等,初级会计电算化98其主要项目如表3-1所示.
表3-1会计电算化费用项目费用类型项目备注硬件费用服务器网络服务器终端机工作站或其他兼容机外围设备打印机、UPS、HUB、网络相关配件等环境成本房屋、空调等软件费用软件成本操作系统、数据库系统、会计软件等准备费用机房或办公室建设、改造装修、建设等安装及调试成本主机、空调、电源、UPS、软件培训费用开发与使用人员的培训运行维护费用维护费用维护人员的工资、所用工具、材料等使用成本操作人员的工作、消耗的材料等软件升级费用系统软件、会计软件的升级等设备升级费用服务器、终端机升级等(往往是由于软件升级引起)3.
4.
2硬件设备选购硬件设备的选购与实际实施的模式有很大的关系,如单位只需要单机的会计软件,则硬件选购就非常简单.
这里以网络模式进行说明.
网络系统集成方案遵循严谨、务实、高效的原则,对网络系统的网络结构、网络服务器、网络工作站、网络操作系统、网络构建、网站建立方案等进行综合分析,实事求是地提供科学的解决方案,从而实现电子商务和计算机通信在现代财务管理中的充分应用.
1.
基本原则(1)先进性原则:从发展的角度出发,网络建设应采用先进的计算机技术、通信技术、网络设计思想和网络技术;做网络方案都要有一定的前瞻性.
今年建成的网络明年就要做大的调整,这样的网络方案就是失败的;反之,如果对这种前瞻性提出不切实际的要求,也是不现实的.
(2)实用性原则:采用成熟的技术和高质量的网络设备,应能适应企业财务、第3章会计电算化的基本知识99业务、管理一体化的信息服务.
特别地,网络带宽应足够满足要求、传输延迟应尽量小.
(3)可维护原则:作为一个系统,整个网络是由多种设备组成的较为复杂的系统,因此必须着重考虑所选产品具有良好的可管理性和可维护性.
(4)安全性原则:安全性原则表现在两个方面.
一是采用各种有效的安全措施(如防火墙、加密、认证、数据备份和镜像等),确保网络的安全性,保证内部网不受攻击.
二是对网络的关键设备(如服务器、交换机等)要采取备份措施,保证网络能不间断地工作.
(5)经济性原则:通过高度可伸缩的、灵活的互联解决方案,使网络能够平滑过渡到未来的优化网络,从而能够有效地保护现有的投资.
建网要面向应用,面向需求,照顾到前后步骤的衔接.
既要充分利用现有资源,又要使现在的投入成为明天的有机组成部分.
在满足上述要求的前提下,追求最小投资额.
(6)开放性原则:网络设备的选择应基于开放的标准和协议,应具有良好的兼容性和扩展性.
(7)标准化原则:网络设备和服务应能提供单一来源的、标准的、开放的技术,以满足高性能、可用性和互操作性的需求.
2.
网络系统集成设计1)网络规划一个企业网络化的目的主要是要将企业相关部门联结起来,即建立企业内部网;同时能通过国际互联网取得和发送信息;能取得和发送外地下属单位的信息.
对企业内部网络要求较高,要求实时传送;对与外部的联系,要求相对稍低(其中也要考虑网络传输的费用,将来费用降低到一定程度,内外部网络就会实现一致化).
服务器是网络中的关键设备,不管企业规模的大小都应该引起注意.
根据实际情况,可选用不同档次服务器.
如业务量大的应当采用高档服务器,采用多CPU,适应较高的数据处理要求和技术发展,并实施安全的双机备份.
对业务量不大的则可采用较低档的服务器.
有的单位为了节省费用,用普通的计算机作为服务器,这难以在效率、可靠性等方面满足要求.
2)网络信息站点设计在进行网络建设时,不仅要给现配置的电脑设置网络信息点,而且还要预留一部分网络信息点,以适应下一步的扩展之需.
同时在内部网络IP地址的分配上,应当进行有计划化的分配,这样便于进行规范化管理,也对系统的安全起到一定的保护作用.
原则上对匿名IP地址系统不予应答.
3)网络设备选型网络设备包括企业网服务器、远程访问服务器、集线器、网卡、工作站、网线初级会计电算化100等.
在下面的论述中进行了分析,并对一些设备提供了选型参考.
(1)网络服务器的选型网络服务器,在整个网络中起着至关重要的作用,不仅决定了数据的安全,而且对整个网络的性能、效率、通信、管理等都起着关键的作用.
为此,一定要选择先进、优良、尽可能高档的服务器.
(2)远程访问服务器的选型远程访问服务器的作用是保证外地用户能有效地进行远程访问.
实现远程查询和处理,满足异地的要求.
(3)路由器实现与国际互联网络相联结.
(4)集线器的选型根据发展的需要,应考虑实现网络的二级交换,即服务器中的数据从一级交换机到二级集线器,再到每台工作站.
(5)网卡的选型选用100Mbps以上网卡,以适应数据传输的需要.
(6)网络工作站的选型①管理用机.
该机在网络中充当管理实施者的角色,数据处理量大、时间较长的可由该机担任,同时本机作为管理用机用.
②工作站用机.
一般场所环境不太好,灰尘较多,对机器的可靠性要求较高.
为了适应到外地后查询和处理有关数据,笔记本计算机具有较大的优越性,实现远程办公,随时随地处理事务.
(7)打印机的选型会计工作中输出数据表格较多,因此要配备打印速度快、质量高、幅面宽的激光打印机.
如果量不大,也可选择针式打印机、喷墨打印机.
3.
4.
3系统软件选择1.
选择服务器操作系统随着分布式网络计算技术的发展,计算机网络服务器一般可分为数据库服务器、Web服务器、应用服务器、通信服务器等.
网络版会计软件的应用,应根据网络会计软件的体系结构(如二层、三层或多层C/S结构、B/S结构等),购置网络服务器和选择网络操作系统.
在通常情况下,可以在UNIX、Linux、Windows这几种流行网络操作系统之间进行选择.
大型企业一般可选择UNIX或Linux作为主要的服务器操作系统,但建立和维护Linux平台存在一定困难,而且选择基于Linux平台的计算机也会限制各种流行的软件应用程序,如VisualBasic、PowerBuilder和Delphi第3章会计电算化的基本知识101等.
相对而言,Windows的安装、维护和管理比较简单,特别是在Intranet中.
由于Intranet支持多种硬件平台,可运行多种操作系统,因此如果需要,也可以选择多种产品,组成混合性的多平台网络.
2.
选择数据库系统数据库系统主要分为服务器数据库系统和桌面数据库系统.
服务器数据库主要适合于大型企业的使用,代表系统主要有Oracle、Sybase、Informix、SQLServer和DB2等.
服务器数据库系统处理的数据量大,数据容错性和一致性控制好;但服务器数据库系统的操作与数据维护难度大,对用户水平要求高,而且投资大.
桌面数据库主要适用于数据处理量不大的中小企业,主要软件产品有Access、FoxPro、Paradox等.
桌面数据库系统处理的数据量要小一些,在数据安全性与一致性控制方面的性能也要差一些,但易于操作使用和进行数据管理,投资较小.
3.
选择工作站操作系统网络工作站操作系统主要包括Windows2000/XP、UNIX、MacOS等,工作站操作系统的选择主要是依据会计软件对运行平台的要求确定.
就目前的情况,工作站操作系统主要选择Windows2000/XP以上的操作系统.
4.
选择浏览器软件如果企业选择了运行于广域网的B/S结构的会计软件,还要考虑选择合适的Web浏览器软件.
如果工作站上运行Windows操作系统,则优选IE,而如果工作站中包括多种平台,则选择跨平台的浏览器较好.
计算机技术发展很快,各种技术在融合,因此要注意技术的发展趋势.
同时,不要以为先进的技术就能解决一切,还要结合售后服务,技术的更新换代,总的应用费用等因素进行充分的论证.
3.
5建立会计电算化岗位责任制3.
5.
1会计电算化工作组织的要求会计电算化后,会计人员的分工和职能有所变化,正确组织会计电算化工作,对于完成会计的任务、发挥会计在企业管理中的作用,具有重要的意义.
电算化总的职能未变,由于会计数据处理工作由计算机来完成,会计人员的主要工作是收集会计数据,参与经营管理与经营决策.
电算化会计系统是一个人机系统,从使用角度讲,人要录入数据和进行设备的维护与管理;从软件设计的角度讲,要增加软件初级会计电算化102设计方面的人员.
因此,根据会计电算化工作的特点,要做好会计工作,必须根据本单位实际情况建立专门的会计电算化机构从事会计电算化工作,使会计电算化得以顺利开展.
对基层单位来说,除了要按国家对会计工作的统一要求来组织会计工作外,还应注意以下要求:(1)既要考虑会计电算化工作的特点,又要按单位生产经营管理的特点来组织.
对会计电算化人员会计业务人员的配备,都必须结合本单位业务的特点和经营规模的大小等情况作合理的安排.
(2)对会计结构的设置、会计业务人员和会计电算化人员的配备,应力求精简、合理、节约人力与时间,降低费用.
(3)会计业务人员和会计电算化人员的配备要合理.
实现会计电算化后,会计业务人员与会计电算化人员之间的分工比较明确,必须根据实际情况确定会计业务人员和会计电算化人员之间的比例,以达到最佳的配合.
3.
5.
2会计电算化后会计部门的组织形式会计电算化部门如何组织,应根据各单位的实际情况来设置.
大中型企事业单位,一般都有信息中心或计算中心,因此在进行会计电算化工作的组织时要统一考虑.
组织过程中要注意两个问题,一是怎样处理与信息中心的关系,二是怎样处理会计部门内部的关系.
一般地,会计电算化后,会计部门有如下几种组织形式可供选择.
1.
信息中心与会计部门并列的组织形式在这种组织形式下,信息中心与会计部门都是独立的部门,行政上是同级的,会计电算化工作仅是单位计算机应用的一项重要内容.
电算化会计系统的开发(或协助开发)与维护都是由信息中心负责,一般会计部门设有微机和终端,会计部门只负责电算化会计系统软件的使用和日常维护.
在这种组织形式下,会计部门内部组织机构或作较大的调整,或不作大的变动,这要由计算机的应用程度决定.
如果用计算机处理的业务不多,会计部门组织机构一般不做大的调整,但如果会计核算工作基本上由计算机来处理,就有必要调整内部的组织机构,一般不再按手工核算方式设置组织机构,如资金组、材料组等,而主要设置数据采集组、数据处理组、会计管理组、数据采集组负责电算化会计系统所需数据的收集、整理工作,并按规定要求填写数据表格供输入使用,完成未电算化部分的业务处理,对输入后数据进行复核;数据处理组负责电算化会计系统的运行工作,包括数据输入与修改,初步复核、处理查询等工作,以及日常的维护工作,软件设计等均由信息中心负责,在本组专门设一人进行档案管理,主要负责各种打第3章会计电算化的基本知识103印输出账表、备份数据、软件备份及系统资料的管理工作;会计管理组主要负责会计信息的分析、整理、参与决策、参与管理等工作,同时还应负责会计电算化工作的规划和辅助系统分析工作.
这种组织形式有如下优点:有利于单位计算机应用统一规划和管理.
由于在这种组织形式下,有一专门机构负责计算机应用工作,可按单位的总体要求来组织计算机应用工作,避免各个部门各自为政、独立开发而造成各个部门的信息不能为其他部门利用及不必要的浪费,有利于信息的充分利用.
缺点是由两个部门负责电算化工作,工作上协调困难,容易受两个单位关系影响.
2.
信息中心直属会计部门的组织形式在这种组织形式下,信息中心设在会计部门,由会计部门统一领导,相当于下设一个组,但信息中心也要完成本单位的其他一些有关任务.
在这种组织形式下,会计电算化是信息中心的主要工作.
这种组织形式有以下优点:①能调动会计部门的积极性;②能按会计部门的需要开发项目,开发的软件实用性强,开发一个模块,应用一个模块,投资少,见效快;③有利于会计电算化工作的组织协调.
一方面,开发人员与会计人员共在一个部门,便于互相学习,共同搞好会计电算化工作.
但是这种方式不利于满足单位的总体信息需求,不利于会计部门与其他部门的协调,尤其是不利于整个单位的计算机应用工作和充分发挥计算机的优势.
从长远的观点来看,这种方式有待于过渡到第三种方式.
在单位其他部门对计算机应用的要求不迫切,或单位较小,没有必要建立信息中心的情况下,这种方式作为一种过渡形式是可行的.
在这种情况下,信息中心在会计部门中常以系统开发小组的形式出现,与其他的业务组平级,这个小组负责主要会计电算化的规划、开发工作,数据的准备、录入、处理由其他业务组负责.
3.
信息中心和会计部门会计电算化组同时存在的组织形式在这种组织形式下,单位设有独立的信息中心,在会计部门也设有会计电算化组.
这种组织形式下,会计电算化工作由信息中心和会计部门会计电算化组共同完成,会计电算化组长期从事会计软件的开发和维护工作.
信息中心负责集中性的开发和与其他系统协调.
这种组织形式有以下优点:(1)会计电算化组在会计部门,长期从事这项工作后,能成为既懂计算机又懂会计的复合型人才.
由于这些人在会计部门,对业务熟悉,研制的系统能满足会计工作的需要,适合会计人员使用,能按会计部门的需要开发项目,开发的软件实用性强.
由于会计部门有了自己的开发和维护力量,免除了后顾之忧,使会计部门能大胆地开展会计电算化工作,在基本条件具备后即可甩掉手工账.
(2)有利于会计电算化工作的组织协调.
由于有信息中心参加这项工作,就能初级会计电算化104从总体上考虑好与其他系统的关系,能在代码、统一接口、软件开发规范等方面实施统一的标准,避免了单独由会计部门研制,系统协调性差的缺点,而且还可提高开发效率,降低开发成本.
同时,由于有信息部门的参加,信息部门又充分了解会计电算化的情况,信息部门又为其他有关系统的研制打下了基础,为企业会计数据数出一门、资源共享提供了条件.
(3)有利于提高人财物的利用.
会计部门配备较多的会计电算化人员是没有必要的,在开发期间,的确需要较多的会计电算化人员,但系统开发完成并正常运行后,开发人员需要较少,主要是需要运行维护人员.
在这种情况下,当需要较多开发力量时,信息中心的人员可到会计部门参加开发,系统完成后,信息中心的人员又可承接本单位的其他项目.
这样,综合了两方面的优点,使本单位人、财、物都得到充分利用,是一种较理想的形式,凡大中型企事业单位和有条件单位都应过渡到这种形式.
4.
单位没有独立的信息中心的组织形式在这种组织形式下,单位没有独立的信息中心,一般是在会计部门配有专职的维护人员、操作员、录入员运行已电算化的会计系统.
形成这种情况主要有以下原因:①单位没有相应的技术人才,主要是聘请开发单位的开发人员来帮助建立电算化的会计信息系统;②单位主要是购买商品化会计软件或使用上级主管部门推广的软件实现会计电算化.
这种组织形式的缺点很多,它不仅不利于充分发挥计算机的优势和综合利用本单位的管理信息,而且单位的会计电算化工作较难形成主动局面.
但对于目前一些没有足够的资金与相应人才开展会计电算化工作的单位,采用这种方式实现电算化,解决会计工作的难点,积累经验也是很有益的.
在会计电算化工作基础薄弱的情况下,这种形式还将存在下去.
对于一些小型企事业单位,可以采用这种形式.
在一些会计人员很少的单位一般采用一人兼几职的形式.
会计电算化工作的组织,对每一个单位来说都有自己的特殊情况,还与会计电算化的发展程度有关,所以应根据每一步的需要来建立相应的机构和组织会计电算化工作,做到既满足会计电算化工作的需要,又节省人力、物力.
3.
5.
3会计电算化人员管理对电算化会计系统人员管理的基本方法是,按照"责、权、利相结合"的基本管理原则,明确系统内各类人员的职责、权限并尽量将之与各类人员的利益挂起钩来.
一句话,建立、健全岗位责任制.
健全的岗位责任制,一方面可以加强内部牵制,保护资金财产的安全;另一方面可以提高工作效率,充分发挥系统的运行效率.
会计电算化后,根据单位的规模大小和实际情况要设置具体管理岗位,各岗位第3章会计电算化的基本知识105的基本职责如下.
1.
系统管理员总体负责系统运行管理工作的人员称为系统管理员.
系统管理员必须精通本单位的财务和会计业务,应有一定的计算机知识,并应熟悉本单位在用系统的使用与维护.
系统管理员一般由具备条件的财务部门负责人担任,也可指定专人担任,其对整个系统的运行总负责.
其主要有以下职责:(1)负责电算化系统的日常管理工作,监督并保证系统的有效、安全、正常运行,在系统发生故障时,应及时到场,监督与组织有关人员恢复系统的正常运行.
(2)协调系统各类人员之间的工作关系.
(3)负责组织和监督系统运行环境的建立,以及系统建立时的各项初始化工作.
(4)负责系统各有关资源(包括设备、软件、数据及文档资料等)的调用、修改和更新的审批.
(5)负责系统操作运行的安全性、正确性、及时性的检查.
(6)负责计算机输出的账表、凭证数据正确性和及时性的检查和审批.
(7)负责做好系统运行情况的总结,提出更新软件或修改软件的需求报告.
(8)负责规定机内各使用人员的权限等级.
(9)负责系统内各类人员的工作质量考评,以及提出任免意见.
系统管理员的权限很大,一般其可调用所有的功能和程序,但其不能调用系统的源程序及详细的技术资料.
系统管理员不能由软件的开发人员(包括分析员、设计员、编程人员)担任.
2.
业务操作员业务操作员是指有权进入当前运行的会计系统并调用系统全部或部分功能的人员.
业务操作员应熟悉本单位财会业务,有一定的计算机知识,熟悉在用系统的使用,应能熟练地录入所需数据,其一般由经过计算机和会计两类训练的会计人员担任.
其对所调用功能的安全运行负有一定的责任.
其职责主要包括:(1)负责本职业务的录入、处理与输出.
(2)严格按照系统操作说明进行操作.
(3)系统操作过程中发现故障,应及时报告系统管理员,并做好故障记录及上机记录等事项.
(4)当天的日记账数据做到当天登录,登录后即打印出当天的账表,做到当日账当日清.
(5)月底打印系统所有的明细账、总分类账和会计报表,以及自动转账凭证.
业务操作员是系统运行中的关键人员,其不能由系统开发人员担任,不能调用非自己权限内的功能.
其一般由负责运行业务的会计人员担任.
初级会计电算化1063.
数据审核员数据审核员是指负责录入数据和输出数据正确性审核工作的人员.
数据审核员应熟悉本单位的会计业务,一般应由符合条件的会计人员担任.
其职责主要包括:(1)负责输入数据凭证的审核工作,包括各类代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性.
(2)负责输出数据正确性的审核工作.
(3)对不真实、不合法、不完整、不规范的凭证退还各有关人员更正、补齐,再行审核.
(4)对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据,不予签章确认.
4.
系统维护员系统维护员是指负责系统运行管理与维护的工作人员,系统维护员应有一定的计算机知识、会计业务知识,应能熟练地编制程序,应了解所用软件的结构.
系统维护员分为两类,一类主要负责日常的非程序性维护工作,称为日常维护员;另一类主要负责程序性的维护工作,称为软件维护员.
其可由软件开发人员或相应的合格人员担任.
软件维护员的主要职能为:按规定的程序实施软件的完善性、适应性和正确性等程序维护工作.
日常维护员的主要职责包括:(1)定期检查软、硬件设备的运行情况.
(2)负责系统运行中软件、硬件故障的消除工作.
(3)负责系统的安装和调试工作.
(4)负责与有关会计人员,利用软件提供的通用功能,生成满足新需求的操作维护工作.
软件维护员了解所用的软件,所以其不能从事系统的任何操作使用工作;日常维护员往往由系统管理员担任,对业务量大的单位,才需设置专职人员.
5.
档案管理员档案管理员是指负责保管各类数据的人员.
其一般应具备计算机常识,如软盘、光盘等的使用与保护,一般应由能做好安全保密的人员担任.
其主要职责包括:(1)负责系统的各种开发文档、各类数据盘、系统盘及各类账表、凭证、资料的备份和存档保密工作.
(2)做好各类数据、资料、账表、凭证的安全保密工作,不得擅自出借.
(3)按规定期限,向各类有关人员催交备份数据及存档数据.
6.
财务分析管理人员财务分析管理人员主要指利用计算机系统提供的各种会计信息,对企业的经营管理状况进行分析,为领导提供各种决策信息、控制信息及参考方案的人员.
电算第3章会计电算化的基本知识107化会计信息系统建立后,会有许多会计人员从繁杂的事务处理工作中解脱出来,需要设立新的岗位,让他们参与经营、参与管理,充分发挥会计的管理职能.
一般来说,应由原手工下熟悉会计业务,有经验,水平较高的人员组成.
这些人员可分为以下几类:(1)计划员,其主要负责各类计划、预算的编制工作,同时还与本部门和本单位的人员一起负责计划的组织与实施工作.
(2)分析员,其主要负责会计信息的分析工作,并负责向领导提出参考性意见.
(3)费用控制员,其主要负责计划预算的实施,信息反馈和控制等工作.
(4)基础工作员,其主要负责各类财产的检查,定额、标准等的制定与实施工作.
(5)项目评估员,其主要负责参与本单位新产品的开发,新技术的改进,大型设备的更新改造等重大项目的可行性研究等工作.
3.
6会计软件的实施流程3.
6.
1项目实施概述会计电算化的一个重要阶段,就是实施.
再优秀的软件,如果没有良好的实施,就不可能达到预期目的,甚至实施失败.
所以必须建立合理的实施方案,根据单位的具体情况,提出切合实际的实施方案.
对于较大的项目,如集团企业会计电算化实施,项目投资比较大,风险比较高,因此需要一个有效的项目管理方法来保证项目的成功.
其实施主要包括项目管理;二次开发;系统的安装、培训、运行;系统维护.
3.
6.
2项目实施组织组织是实施的保证,双方要联合成立项目实施小组,共同推动项目的开展和评估项目的质量情况.
在客户方,一般要有三方面的人员参加.
一是财务人员,参加人员一定对整个财务业务非常熟悉,并具有重新架构财务管理的能力.
二是技术人员,主要负责软硬件的规划和维护.
三是主管领导.
共同组建的项目小组,直接对项目的规划、开发、实施、运行等方面保持协调,保证项目实施过程中的问题能够及时排除.
初级会计电算化1083.
6.
3项目实施对一个会计电算化项目来讲,软件满足业务需求只是成功的一部分,实施显得尤为重要.
对于实施,除领导重视、组织保证外,采用什么样的实施方法也显得非常重要.
各软件咨询公司一般都有相应的实施规范,但方法大致差不多.
实施的主要思想体现在以下方面:①分步骤实施.
将系统的实施过程分为几步,每一步为一个里程碑,每一步都有相关的文档.
②互动实施.
由项目实施小组、客户构成一个具体互动的实施过程,及时沟通和发现问题,推动实施按期保质地进行.
其基本步骤和提供的相关文档如表3-2所示.
表3-2项目实施阶段和文档项目阶段阶段文档1.
项目组织项目组织要求,项目实施整体方案2.
项目规划项目总体规划,项目实施规划,项目运行规划3.
培训培训计划,培训组织与要求,培训教材,考核内容,培训结果确认表,培训考核成绩表,培训学员签到表4.
需求调研业务需求说明书5.
软件调整软件与业务符合情况分析,专项开发支持流程文档,软件测试文档6.
系统准备编码原则及相关的编码说明书,基础数据准备指导说明书,软件安装检查表,项目初始化方案,系统初始化确认表7.
试运行组织机构及岗位运行说明书,日常管理制度,业务流程说明书8.
系统切换系统切换注意问题,系统切换确认表,项目验收单9.
运行维护系统使用说明书,系统维护说明书针对不同项目的规模、复杂程度,实施时间、方法都会有所不同.
对小的会计电算化项目的实施,一般在一周内就可完成,对大的项目,则需要几个月,甚至一年以上的时间.
因此,对实施文档管理的严密程度,一般原则是大项目管理要求严格、文档详细,小项目则相对简单.
3.
7计算机替代手工记账后的管理3.
7.
1电算化后的内部控制1.
内部控制的意义和目标(1)内部控制的意义手工条件下,会计部门的会计工作大都按经济业务的性质分成几个不同的职能第3章会计电算化的基本知识109岗位组,如成本、资金等.
通过这种分工,使得每一个职能岗位不仅完成会计工作中某些特定的部分,不同职能岗位完成的工作可以相互核对、相互制约,从而形成一个内部牵制网,以防止错误偏差.
电算化后,会计核算的各种职能分配起了变化,经济业务的记录、存储和处理集中由计算机完成,原有的会计人员成了计算机的操作者,其工作主要是收集输入原始数据、利用计算机的处理结果,一些新的职能应运而生,如数据录入员、系统分析设计员、系统维护员等.
计算机集中化的自动处理减少了手工抄写的错误,使会计数据的准确性得到保证,但集中式的处理使大部分职能由计算机统一完成,这就无法通过类似手工的牵制方法检查错误,新增的职能如不加以牵制,也会导致严重的后果.
会计信息越来越重要,而数据的可靠性和正确性与内部控制功能的强弱有重要的直接相关性;随着电算化会计系统的资源日益增多,没有强有力的内部控制,这些资源就得不到有效的运用,而且会使信息资源遭到有意或无意的破坏;电算化会计系统的内部控制比手工条件下的内部控制更加复杂,技术性更高,更有可能产生舞弊;内部控制不严,还可能造成错误的会计记录,违反法规,管理决策失误以致经营中断.
内部控制分为会计控制和管理控制两部分.
会计控制涉及会计工作和会计制度,它可以保护财产并提高会计数据的可靠性.
管理控制包括管理组织、管理方法和规程,它与工作效率和经营方针的贯彻相联系.
实际上,上述两种控制并不是孤立存在,而是相辅相成的.
会计控制的某些方法可以用于管理控制,管理控制的某些方法也可以用于会计控制.
(2)内部控制的目标①会计资料的真实与完整性.
根据会计记录编制的会计报表,必须取信于企业的内部管理部门和投资者、债权人以及政府有关部门.
在企业内部,管理部门使用会计报表制定经营策略和进行决策,这将影响整个企业将来的财务状况和经营成果.
在企业外部,投资者和债权人利用会计报表作出是否继续向企业提供资金的决策,政府部门将根据会计报表计征有关税收,这一切将影响整个社会资源的分配.
因此,有效的控制必须能保证会计记录的真实性和完整性.
②财产物资的安全与完整.
财产保护指的是防止由于失误或不法行为而导致企业财产物资受到损失.
失误是指会计数据处理过程中无意造成的错误.
例如,抄写错误,应用会计制度时产生的误解等.
不法行为指有意歪曲会计数据,有时也指管理上的欺骗行为,如私吞公物,盗用公款等.
有效的控制必须能对财产物资起到保护作用.
③保证国家法规的有效执行.
国家经济的正常运行,与法律、法规的有效执行密不可分.
如果国家的法律、法规得不到正常执行,整个经济工作就会陷入到无序中,其影响小则引起局部混乱,大则引起整个国家经济动荡.
因此,内部控制在一初级会计电算化110个单位是局部的,如果内部控制的水平整个都低下,则就是一个社会问题.
所以,加强内部控制,是保证国家法律法规有效执行的重要措施.
2.
计算机会计系统的一般控制1)组织控制组织控制的目的是通过系统内不相容职务的分离,使工作人员明确职责,相互合作,相互监督,防止错漏和舞弊现象的发生.
根据会计电算化内部控制中不相容职务予以分离的原则,对各类人员的权限资格进行控制,每个人只能完成其中一部分工作.
任何人都不应在未授权的情况下,完成操纵经济业务,数据处理和输出的资料.
例如,程序员应当只能编制程序或修改程序,不参与数据输入和数据处理工作等;操作员只能输入或输出某些资料,不能编制程序或修改程序,等等.
上述分工必须像其他会计人员不能接近出纳员的金库一样严格执行.
这是电算化会计信息系统安全、有效、正确、正常运转的保证,是防止各种舞弊的有效措施.
在实际工作中,具体职责如何划分,要根据各单位情况而定.
最理想的组织控制是实行系统分析员、程序员、操作员、审核员以及数据库管理员职务相分离,让它们各司其职,各负其责,在相互合作的同时相互监督,以防弊端发生.
2)系统安全控制系统的可靠性、信息的安全性以及信息处理的正确性均依赖于强有力的安全控制.
影响系统安全的因素包括灾害、失误、计算机舞弊等.
系统安全控制就是为了发现和防止这些问题的发生.
它包括设施和设备安全措施,即机房管理、档案保管安全控制、计算机病毒的防治等.
3)应用控制(1)输入控制①数据采集控制.
在数据录入计算机之前,有一个获得原始数据的过程.
这个过程就是数据采集的过程.
要保证输入数据的准确性,首先必须保证原始数据本身的真实和准确.
原始数据可能是外来的原始凭证或企业内部有关部门在经济业务发生后填制的原始凭证.
由于它的可靠性、准确性、及时性等直接影响到系统输入的质量,因此,对它的控制非常重要.
其控制方法主要有:用户规程手册;标准化的凭证格式;凭证顺序号;凭证安全保护措施;部门的职责分离等.
其中部门的职责分离分四种,即财产保管与数据采集职能分离、业务授权与资产保管职能分离、业务授权与原始凭证填制职能分离、复核原始凭证与编制原始凭证的职能分离.
②数据输入控制.
当采集到准确、可靠的原始数据后,就可以进行数据的输入工作.
大多数人都知道这样的常识:"输入的是垃圾,输出的仍是垃圾".
说明输入过第3章会计电算化的基本知识111程的控制是非常重要的.
计算机在数据处理中有惊人的高速度和准确性.
但是,如果输入数据不准确,那么算得再快也是枉然.
输入控制的关键,是保证只有经过核准的数据才能进入计算机,并保证输入数据的正确和完整性.
保证数据的正确性,是输入控制的主要目标.
(2)处理控制处理是计算机系统按程序指令实行的内部功能,包括数据验证、计算、比较、合并、排序、文件的更新和维护、访问、改错等内部处理活动.
数据处理是否正确,其结果是否可靠,在很大程度上依赖于输入数据的正确性和可靠性、应用程序的正确性以及环境控制的强弱.
但是,即使这些方面有了保证,仍然会出现一些问题,如程序逻辑错误、计算错误、用错文件、用错记录、处理非法数据等情况.
因此,还必须设置处理控制措施.
处理控制就是对计算机系统进行的内部数据处理活动的控制措施,这些控制措施往往被写入计算机程序.
因此,处理控制又是自动控制.
(3)输出控制输出控制是系统最后的控制环节.
第一是只有经过批准的人才能执行输出操作,并要求登记操作记录.
第二是先用手工检查打印报告的准确性.
例如,可根据记录的合计数检查输出报告的记录是否完整;根据记录序号检查其中是否有缺漏重叠现象.
有时还得根据原始输入资料进行对照检查.
例如,输出的工资单,必须同职工花名册核对,防止错发工资.
第三是要对输出报告的分发和保管进行管理.
由于输出报告往往由电子数据处理部门分发.
因此,应有专人负责收集、登记、保管和分发,应设置输出报告登记簿,注明输出报告的名称,编号打印份数和日期,发往什么部门,何人接收等事项.
如果属于机密文件,报告接收者还须在有关文件上签字,以明确责任,同时也便于出问题时追查.
3.
7.
2电算化会计系统的应用管理1.
电算化会计系统使用管理1)电算化会计系统使用管理的任务与意义电算化会计系统的管理主要是,通过对系统运行的管理,保证系统正常运行完成预定任务,保证系统内各类资源的安全与完整.
虽然电算化会计系统的使用管理主要是日常管理工作,但它是系统正常、安全、有效运行的关键.
如果单位的操作管理制度不健全或实施不得力,都会给各种非法舞弊行为以可乘之机;如果操作不正确会造成系统内数据的破坏或丢失,影响系统的正常运行,也会造成录入数据的不正确,影响系统的运行效率,直至输出不正确的账表;如果各种数据不能及时备份,则有可能在系统发生故障时,使得会计工作不能正常进行;如果各种差错不能初级会计电算化112及时记录下来,则有可能使系统错误运行,输出不正确、不真实的会计信息.
对于电算化会计信息的使用管理主要包括机房的管理与操作管理.
2)机房管理设立机房主要有两个目的,一是给计算机设备创造一个良好的运行环境,保护计算机设备;二是防止各种非法人员进入机房,保护机房内的设备、机内的程序与数据的安全.
其是通过制定与贯彻执行机房管理制度来实施的.
机房管理的主要内容包括:①有权进入机房人员的资格审查.
一般来说,系统管理员、操作员、录入员、审核员、维护人员以及其他系统管理员批准的有关人员可进入机房,系统维护员不能单独留在机房.
②机房内的各种环境要求,如机房的卫生要求、防水要求.
③机房内的各种环境设备的管理要求.
④机房中禁止的活动或行为.
例如,严禁吸烟、吃饭等.
⑤设备和材料进出机房的管理要求等.
目前一般办公条件都较好,日常业务操作用机放在办公桌上就可以了,服务器则需要放在机房.
具体要根据实际情况确定.
3)操作管理操作管理是指对计算机及系统操作运行的管理工作,其主要体现在建立与实施各项操作管理制度上,操作管理的任务是建立电算化会计系统的运行环境,按规定录入数据,执行各子模块的运行操作,输出各类信息,作好系统内有关数据的备份及出现故障时的恢复工作,确保计算机系统的安全、有效、正常运行.
操作管理制度主要包括以下内容:上机运行系统的规定、操作使用人员的职责、操作权限、操作规程.
(1)上机运行系统的规定上机运行系统的规定主要是指明哪些人员能上机运行系统,哪些人员不能上机运行系统.
一般来说包括以下内容:①系统管理员、业务操作员、日常维护员、数据复核员及其他经系统管理员批准的有关人员,有权上机操作运行系统.
②非指定人员不能上机运行系统.
③业务操作员、数据审核员由系统管理员根据业务需要确定.
④与业务无关人员及脱离会计工作岗位的人员不得上机运行系统.
⑤系统操作运行人员需经培训合格后方可上机运行系统.
(2)操作使用人员的职责对各类操作使用人员的职责前面已详细论述了,在此不再赘述.
第3章会计电算化的基本知识113(3)操作权限操作权限是指系统的各类操作人员所能运行的操作的权限,主要包括以下内容:①业务操作员应严格按照凭证输入数据,不得擅自修改已复核凭证数据,如发现差错,应在复核前及时修改或向有关人员反映,已输入计算机的数据,在登账前发现差错,可由业务操作人员进行修正.
如在登账之后发现差错,必须另做凭证,以红字冲销,录入计算机.
②除了软件维护员之外,其他人员不得直接打开数据库进行操作,不允许随意增删和修改数据、源程序和数据库结构.
③出纳人员、软件开发人员不允许进行系统性的操作.
④系统软件、系统开发的文档资料,均由系统管理员负责并指定专人保管,未经系统管理员许可,其他人员不得擅自复制、修改和出借.
⑤存档的数据盘、账表、凭证各文档资料等,由档案管理员按规定统一复制、核对、保管.
⑥系统维护人员必须按有关的维护规定执行操作.
(4)操作规程操作规程主要指操作运行系统中应注意事项,它们是保证系统正确、安全运行,防止各种差错的有力措施.
其主要包括以下内容:①各操作使用人员在上机操作前后,应进行上机操作登记,填写姓名、上机时间、操作内容,供系统管理员检查核实.
②操作人员的操作密码应注意保密不能随意泄露.
③操作人员必须严格按操作权限操作,不得越权或擅自上机操作.
④每次上机完毕,应及时作好所需的各项备份工作,以防发生意外事故.
⑤未经批准,不得使用格式化等对硬盘数据有害的命令.
⑥不能使用来历不明的数据存储介质进行各种非法复制工作,以防止计算机病毒的传入.
2.
电算化后的维护管理1)电算化会计系统维护的意义与内容系统的维护包括硬件维护与软件维护两部分.
软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种.
正确性维护是指诊断和改正错误的过程;适应性维护是指当单位的会计工作发生变化时,为了适应之而进行的软件修改活动;完善性维护是指为了满足用户增加功能或改进已有功能的需求而进行的软件修改活动.
软件维护从是否修改程序的角度还可分为操作性维护与程序维护两种.
操作性维护主要是利用软件的各种自定义功能来修改软件,以适应会计工作的变化,操作性维护实质上是一种适应性维护;程序维护主要是指需要修改程序的各项维护工作.
初级会计电算化1142)电算化会计系统的维护管理维护的管理工作主要是通过制定维护管理制度和组织实施来实现的.
维护管理制度主要包括以下内容:系统维护的任务、系统维护的承担人员、系统软件维护的内容、系统硬件维护的内容、系统维护的操作权限、软件修改的手续.
下面分别论述.
(1)系统维护的任务系统维护的任务主要包括:①实施对系统硬件设备的日常检查和维护,以保证系统的正常运行.
②在系统发生故障时,排除和恢复运行.
③在系统扩充时负责安装、调试,直至运行正常.
④在系统环境发生变化时,随时做好适应性的维护工作.
(2)系统维护的承担人员在硬件维护工作中,较大的维护工作一般是由销售厂家进行的,使用单位一般只进行一些小的维护工作,一般通过操作系统命令或各种软件工具即可满足要求.
使用单位一般可不配备专职的硬件维护员,硬件维护员可由软件维护员担任,即通常所说的系统维护员.
对于使用商品化软件的单位,程序维护工作是由销售厂家负责的,单位负责操作维护,单位可不配备专职维护员,而由指定的系统操作员兼任.
对于自行开发软件的单位一般应配备专职的系统维护员,系统维护员负责系统的硬件设备和软件的维护工作,及时排除故障,确保系统的正常运行,负责日常的各类代码、标准摘要、数据及源程序的改正性维护、适应性维护工作,有时还负责完善性的维护.
(3)系统软件维护的内容系统软件维护的内容包括操作性维护与程序维护.
操作性维护主要是一些日常维护工作,程序维护包括正确性维护、完善性维护和适应性维护.
(4)系统硬件维护的内容系统硬件维护的内容主要包括:①定期进行检查,并作好检查记录.
②在系统运行过程中,出现硬件故障时,及时进行故障分析,并作好检查记录.
③在设备更新、扩充、修复后,由系统管理员与维护员共同研究决定,并由系统维护人员实施安装和调试.
(5)系统维护的操作权限操作权限主要是指明哪些人能进行维护操作,何种情况下可进行维护.
主要包括以下内容.
①维护操作一般由系统管理员或指定的专人负责,业务操作员、档案管理员等第3章会计电算化的基本知识115其他人员不得进行维护操作,系统管理员可进行操作性维护,但不能执行程序维护.
②不符合维护规定手续的不允许进行软件修改操作.
③一般情况下,维护操作不应影响系统正常的运行.
④不得进行任何未作登记记录的软、硬件维护操作.
(6)软件修改的手续为了防止各种非法修改软件的行为,对软件的修改应有审批手续.
修改手续主要包括以下内容:①由系统管理员提出软件修改请求报告.
②由有关领导审批请求报告.
③源程序清单存档.
④手续完备后,实施软件的修改.
⑤软件修改后形成新的文档资料.
⑥发出软件修改后使用变更通知.
⑦进行软件修改后的试运行.
⑧根据运行的情况作总结并修改文档资料.
⑨发出软件修改后,正式运行通知.
⑩软件作新的备份,并同定稿的文档资料存档,这里的文档主要应包括维护的审批人、提请人,维护人的姓名,维护时间,修改原因,修改的内容,修改后的情况.
3.
7.
3电算化档案管理1.
电算化会计系统档案管理的任务电算化会计系统的档案主要是指,打印输出的各种账簿、报表、凭证、存储会计数据和程序的存储介质,系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料.
电算化会计系统的档案管理在整个会计电算化工作中起着重要的作用.
电算化会计系统档案管理的任务主要包括:(1)监督、保证按要求生成各种档案按要求生成各种档案是档案管理的基本任务.
一般来说,各种开发文档应由开发人员编制,会计部门应监督开发人员提供完整、符合要求的文档;各种会计报表与凭证应按国家的要求打印输出;各种会计数据应定期备份,重要的数据应强制备份;计算机源程序应有多个备份.
(2)保证各种档案的安全与保密会计信息是加强经济管理,处理各方面经济关系的重要依据,绝不允许随意泄漏、破坏和遗失.
各种会计信息资料的丢失与破坏自然会影响到会计信息的安全与初级会计电算化116保密;各种开发文档及程序的丢失与破坏都会危及运行的系统,从而危及到系统中会计信息的安全与完整.
所以,各种档案的安全与保密是与会计信息的安全密切相关的,我们应加强档案管理,保证各种档案的安全与保密.
(3)保证各种档案得到合理、有效的利用档案中的会计信息资料是了解企业经济情况、进行分析决策的依据;各种开发文档是系统维护的保障;各种会计信息资料及系统程序,是系统出现故障时,恢复系统,保证系统连续运行的保证.
2.
电算化会计系统档案管理的方法1)电算化会计系统档案的生成与管理办法计算机代替手工记账后,会计档案除手工编制的凭证、账簿和会计报表外,还包括计算机打印输出会计的凭证、会计账簿、会计报表,存有会计信息的磁性介质及其他介质,电算化会计系统开发的全套文档资料.
对手工形成的会计凭证、会计账簿和会计报表等会计档案,在此不再论述,可参见《会计档案管理办法》(1998年8月21日,财政部、国家档案局发布),这里的主要论述对象是指后者.
(1)关于记账凭证的生成与管理计算机代替手工记账单位的记账凭证有两种方式:①由原始凭证直接录入计算机,由计算机打印输出.
在这种情况下,记账凭证上应有录入员的签名或盖章(录入员的姓名也可由计算机按进入录入系统前登入的录入员姓名打印生成),稽核人员的签名或盖章(在计算机上进行稽核的,也可由计算机按进入录入系统前登入的稽核人员姓名打印生成),会计主管人员的签名或盖章.
收付款记账凭证还应由出纳人员签名或盖章(由出纳人员直接上机操作生成的收付款记账凭证,也可由计算机按进入录入系统前登入的姓名打印生成).
打印生成的记账凭证应视同手工填制的记账凭证,按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定立卷归档保管.
②手工事先作好记账凭证,计算机录入记账凭证然后进行处理.
在这种情况下,保存手工记账凭证与机制凭证皆可,如保存手工记账凭证,其处理与保管办法可按《会计人员工作规则》、《会计档案管理办法》的有关规定进行处理与保管;如保存机制记账凭证,其处理与保管办法与由计算机生成记账凭证的处理与保管办法相同.
需强调的是,在计算机记账后发现记账凭证录入错时,保存手工记账凭证的,需同时保存为进行冲账处理而编制的手工记账凭证;保存机制记账凭证的,需同时保存进行冲账处理的机制记账凭证.
(2)关于会计账簿、报表的生成与管理已由计算机全部或部分代替手工记账的,其会计账簿、报表以计算机打印的书面形式保存.
这主要是考虑到当前磁性或其他存储介质的可靠性不很强和保存条件第3章会计电算化的基本知识117要求较高等情况而定的.
其保存期限按《会计档案管理办法》的规定办理.
但财政部的规定同时考虑到计算机打印的特殊情况,在会计资料生成方面作了一些灵活规定,除要求日记账每天打印外,一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印;发生业务少的账簿,可满页打印.
现金、银行存款账可采用计算机打印输出的活页账页装订.
(3)关于磁性介质及其他介质的管理存有会计信息的磁性介质及其他介质,在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并留有副本.
一般来说,为了便于利用计算机进行查询及在电算化系统出现故障时进行恢复,这些介质都应视同会计资料或档案进行保存,直至其中会计信息完全过时为止.
(4)关于电算化会计系统开发的文档资料的管理电算化会计系统开发的全套文档资料,视同会计档案保管,保管期截至该系统停止使用或有重大更改之后的三年.
2)电算化会计系统档案管理制度档案管理一般是通过制定与实施档案管理制度来实现的.
档案管理制度一般包括以下内容:①存档的手续.
主要是指各种审批手续,如打印输出的账表,必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管.
②各种安全保证措施,如备份盘应贴上写保护标签,存放在安全、洁净、防热、防潮的场所.
③档案管理员的职责与权限.
④档案的分类管理办法.
⑤档案使用的各种审批手续,如调用源程序就应由有关人员审批,并应记录下调用人员的姓名、调用内容、归还日期等.
⑥各类文档的保存期限及销毁手续,如打印输出账簿就应按《会计档案管理办法》规定的保管期限进行保管.
⑦档案的保密规定,如任何伪造、非法涂改变更、故意毁坏数据文件、账册、存储介质等的行为都将进行相应的处理.
3.
8ERP与会计软件的联系3.
8.
1ERP的发展过程在20世纪40年代,由于计算机系统还没有出现,不可能利用计算机解决库存初级会计电算化118问题,为解决库存控制问题,人们提出了订货点法.
到了60年代,随着计算机的发展,使得短时间内对大量数据的复杂运算成为可能,人们为解决订货点法的缺陷,提出了一种库存订货计划方法,即物料需求计划系统(materialrequirementsplanning,MRP)或称基本MRP系统.
随着人们认识的加深及计算机系统的进一步普及,到了70年代,MRP的理论范畴也得到了发展,为解决采购、库存、生产、销售的管理,发展了生产能力需求计划、车间作业计划以及采购作业计划理论,出现了闭环MRP系统(Closed-loopMRP),作为企业的一种生产计划与控制系统.
而到了80年代,伴随着计算机网络技术的发展,企业内部信息得到充分共享,闭环MRP集合了采购、库存、生产、销售、财务、工程技术等子系统,发展成为了MRPⅡ理论,即制造资源计划系统(manufactureresourceplanning,MRPⅡ),作为一种企业经营生产管理信息系统.
进入90年代,随着计算机网络技术的迅猛发展,统一的国际市场已经形成.
针对国际化的销售和采购市场以及全球的供需链环境,企业MRPⅡ面临着需求的挑战.
由于MRPⅡ系统仅仅包括制造资源,而不包括面向供需链管理的概念,因此无法满足企业对资源全面管理的要求.
在这种环境下,80年代MRPⅡ主要面向企业内部资源全面计划管理的思想,逐步发展成为90年代怎样有效利用和管理整体资源的管理思想,企业资源计划系统(enterpriseresourcesplanning,ERP)随之产生.
ERP是由美国加特纳公司(GartnerGroupInc.
)在90年代初期首先提出的,ERP是一种面向企业供需链的管理,可对供需链上的所有环节进行有效的管理,这些环节包括定单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、分销、服务与维护、财务管理、人事管理等.
3.
8.
2ERP的管理思想ERP的核心管理思想是供需链管理.
供需链管理的基本思想就是以市场需求为导向,以客户需求为中心,以核心企业为龙头,以提高市场占有率,提高客户满意度和获取最大利润为目标,以协同商务、协同竞争和双赢原则为运行模式,通过运用现代企业管理思想、方法和手段,达到对供需链上的信息流、物流、资金流、价值流、工作流的有效规划和控制,从而将客户、分销商、供应商、制造商和服务商连成一个完整的网络结构,形成一个极具竞争力的战略联盟.
供需链管理是通过接收信息流(需方向供方流动,如定货合同、加工单、采购单等)和反馈的物料流与信息流(供方向需方的物料流及伴随的供给信息流,如提货单、入库单、完工报告等),将供应商、制造商、分销商、零售商直到最终用户连成一个整体的模式.
供需链既是一条从供应商到用户的物流链,又是一条价值的增值链.
企业为了保持和扩大市场份额,先要有相对稳定的销售渠道和客户,为了保证产品的质量和技术含量,必须有相对稳定的原材料和配套件以及协作件的供应商.
第3章会计电算化的基本知识119企业同其销售代理、客户和供应商的关系,已不再简单地是业务往来对象,而是利益共享的合作伙伴关系,这是现代管理观念的重大转变.
这种合作伙伴关系组成了一个企业的供需链,是"精益生产"的核心思想.
当遇到有特定的市场和产品需求时,企业的基本合作伙伴不一定能满足这类新产品开发生产的要求,这时,企业会组织一个由特定的供应和销售渠道组成的短期或一次性的供需链,形成"动态联盟"(或称"虚拟工厂"),把供应和协作单位(包括产品研究开发)看成是企业的一个组成部分,运用"同步工程",用最短的时间将新产品打入市场,这是"敏捷制造"的核心思想.
当前,企业之间的竞争已不再是一个企业对一个企业的竞争,而是已经发展成为一个企业的供需链同竞争对手的供需链之间的竞争.
ERP系统正是适应这种竞争形势的需求发展起来的.
在供需链上除了人们已经熟悉的"物流"、"资金流"、"信息流"外,还有容易为人们所忽略的"增值流"和"工作流".
也就是说,供需链上有5种基本"流"在流动.
从形式上看,客户是在购买商品或服务,但实质上,客户是在购买商品或服务提供能带来效益的价值.
各种物料在供需链上移动,是一个不断增加其技术含量或附加值的增值过程,在此过程中,还要注意消除一切无效劳动与浪费.
因此,供需链还有增值链的含义.
不言而喻,只有当产品能够售出,增值才有意义.
企业单靠成本、生产率或生产规模的优势打价格战是不够的,要靠价值的优势打创新战,这才是企业竞争的真正出路,而ERP系统要提供企业分析增值过程的功能.
信息、物料、资金都不会自己流动,物料的价值也不会自动增值,要靠人的劳动来实现,要靠企业的业务活动——工作流或业务流程,它们才能流动起来.
工作流决定了各种流的流速和流量,是企业业务流程重组研究的对象.
ERP系统提供各种行业的行之有效的业务流程,而且可以按照竞争形势的发展,随着企业工作流(业务流程)的改革在应用程序的操作上做出相应的调整.
总之,ERP所包含的管理思想是非常广泛和深刻的,这些先进的管理思想之所以能够实现,又同信息技术的发展和应用分不开.
ERP不仅面向供需链,体现精益生产、敏捷制造、同步工程的精神,而且必然要结合全面质量管理以保证质量和客户满意度;结合准时制生产以消除一切无效劳动与浪费、降低库存和缩短交货期;它还要结合约束理论来定义供需链上的瓶颈环节、消除制约因素来扩大企业供需链的有效产出.
3.
8.
3ERP的作用国内外的经验表明,应用ERP系统可以为企业带来多方面的效益.
但是究竟推行ERP系统后会给企业带来什么好处这是每个企业的高层领导在决定采用ERP模式之前都会关心的问题.
ERP带来的效益可以分定量和定性两方面.
初级会计电算化1201.
定量的效益就定量的效益而言,各种报道列出的项目很多,综合美国生产与库存控制学会(APICS)统计,使用一个ERP系统,一般可以为企业带来如下的效益:(1)降低库存投资.
包括原材料、在制品和产成品的库存.
在使用ERP系统之后,由于有了好的需求计划,使得可以在恰当的时间得到恰当的物料,从而可以不必保持很多的库存.
根据统计数字,在使用ERP系统之后,降低库存资金占用15%~40%;提高库存周转次数50%~200%;降低库存盘点误差,控制在1%~2%.
(2)提高生产率.
使用ERP系统之后,由于减少了生产过程中的物料短缺,从而减少了生产和装配过程的中断,使生产率得到提高.
有资料表明,生产线生产率平均提高5%~10%;装配线生产率提高25%~40%;加班时间可以减少50%~90%.
(3)降低成本.
ERP把供应商视为自己的外部工厂.
通过采购计划法与供应商建立长期稳定、双方受益的合作关系.
采购计划法既提高了采购效率,又降低了采购成本.
由于生产周期缩短、库存减少而降低成本7%~12%,增加利润5%~10%.
(4)提高客户服务水平.
ERP系统作为计划、控制和通信的工具,使得市场销售和生产制造部门可以在决策级以及日常活动中有效地相互配合.
从而可以缩短生产提前期,迅速响应客户需求,并按时交货.
一般按期交货履约率可达90%以上,接近100%.
(5)ERP系统同财务系统集成,可减少财务收支上的差错或延误,减少经济损失.
准确核算成本,迅速报价,赢取市场业务.
2.
定性的效益就定性的效益而言,主要有:(1)企业领导和各级管理人员可随时掌握市场销售、生产和财务等方面的运行状况,不断改进经营决策,提高企业的应变能力和竞争地位.
(2)采用计算机处理业务数据,数据处理量和速度都大大提高,而且企业的决策有了及时的、全方位的数据依据.
(3)由于进行了ERP的种种培训和业务操作,业务人员的素质普遍得到了提高.
(4)管理人员从事务处理中解脱出来,致力于实质性的管理工作,实现规范化管理.
(5)由于及时调整业务操作需求和上下流程的约束,企业员工的全局观念明显地增强了,能动性也提高了.
(6)企业还可以取得一定的市场宣传效益.
由于企业的行业、产品类型、生产规模和原有管理基础不同,实施效益会有很大的不同.
据有关调查表明,实施ERP后,不论企业处于哪种应用级别,都会有一定的效益,只是程度不同而已.
第3章会计电算化的基本知识1213.
8.
4ERP的主要模块ERP是将企业所有资源进行整合集成管理,简单地说是将企业的三大流:物流、资金流、信息流进行全面一体化管理的管理信息系统.
在企业中,一般的管理主要包括三方面的内容:生产控制(计划、制造)、物流管理(分销、采购、库存管理)和财务管理(会计核算、财务管理).
这三方面本身就是集成体,它们互相之间有相应的接口,能够很好地整合在一起来对企业进行管理.
另外,要特别一提的是,随着企业对人力资源管理重视的加强,已经有越来越多的ERP厂商将人力资源管理纳入了ERP系统的一个重要组成部分.
1.
财务管理模块它可将由生产活动、采购活动输入的信息自动计入财务模块生成总账、会计报表,取消了输入凭证烦琐的过程,替代以往传统的手工操作.
2.
生产控制管理模块这一部分是ERP系统的核心所在,它将企业的整个生产过程有机地结合在一起,使得企业能够有效地降低库存,提高效率.
同时各个原本分散的生产流程的自动连接,也使得生产流程能够前后连贯地进行,而不会出现生产脱节,耽误生产交货时间.
生产控制管理是一个以计划为导向的先进的生产管理方法.
首先,企业确定它的一个总生产计划,再经过系统层层细分后,下达到各部门去执行,即生产部门以此生产,采购部门按此采购等.
主要包括主生产计划、物料需求计划、能力需求计划、车间控制、制造标准.
(1)主生产计划它是根据生产计划、预测和客户订单的输入来安排将来的各周期中提供的产品种类和数量,它将生产计划转为产品计划,在平衡了物料和能力的需要后,精确到时间、数量详细的进度计划,是企业在一段时期内的总活动的安排,是一个稳定的计划,是以生产计划、实际订单和对历史销售分析得来的预测产生.
(2)物料需求计划在主生产计划决定生产多少最终产品后,再根据物料清单,把整个企业要生产的产品数量转变为所需生产的零部件数量,并对照现有的库存量,可得到还需加工多少,采购多少的最终数量.
这才是整个部门真正依照的计划.
(3)能力需求计划它是在得出初步的物料需求计划之后,将所有工作中心的总工作负荷,在与工作中心的能力平衡后产生的详细工作计划,用以确定生成的物料需求计划是否是企初级会计电算化122业生产能力上可行的需求计划.
能力需求计划是一种短期的、当前实际应用的计划.
(4)车间控制这是随时间变化的动态作业计划,是将作业分配到具体各个车间,再进行作业排序、作业管理、作业监控.
(5)制造标准在编制计划中需要许多生产基本信息,这些基本信息就是制造标准,包括零件、产品结构、工序和工作中心,都用唯一的代码在计算机中识别.
①零件代码,对物料资源的管理,对每种物料给予唯一的代码识别.
②物料清单,定义产品结构的技术文件,用来编制各种计划.
③工序,描述加工步骤及制造和装配产品的操作顺序.
它包含加工工序顺序,指明各道工序的加工设备及所需要的额定工时和工资等级等.
④工作中心,使用相同或相似工序的设备和劳动力组成,从事生产进度安排、核算能力、计算成本的基本单位.
3.
物流管理模块1)分销管理分销管理是从产品的销售计划开始,对其销售产品、销售地区、销售客户各种信息的管理和统计,并可对销售数量、金额、利润、绩效、客户服务做出全面的分析,这样在分销管理模块中大致有三方面的功能:对于客户信息的管理和服务、对于销售订单的管理、对于销售的统计与分析.
(1)对于客户信息的管理和服务它能建立一个客户信息档案,对其进行分类管理,进而对其进行针对性的客户服务,以达到最高效率的保留老客户、争取新客户.
在这里,要特别提到的就是新出现的CRM软件,即客户关系管理,ERP与它的结合必将大大增加企业的效益.
(2)对于销售订单的管理销售订单是ERP的入口,所有的生产计划都是根据它下达并进行生产的.
而销售订单的管理是贯穿了产品生产的整个流程.
它包括:①客户信用审核及查询(客户信用分级,来审核订单交易).
②产品库存查询(决定是否要延期交货、分批发货或用代用品发货等).
③产品报价(为客户作不同产品的报价).
④订单输入、变更及跟踪(订单输入后,变更的修正及订单的跟踪分析).
⑤交货期的确认及交货处理(决定交货期和发货事务安排).
(3)对于销售的统计与分析这是系统根据销售订单的完成情况,依据各种指标做出统计,如客户分类统计、销售代理分类统计等,再就这些统计结果来对企业实际销售效果进行评价:第3章会计电算化的基本知识123①销售统计(根据销售形式、产品、代理商、地区、销售人员、金额、数量来分别进行统计).
②销售分析(包括对比目标、同期比较和订货发货分析,来从数量、金额、利润及绩效等方面作相应的分析).
③客户服务(客户投诉记录,原因分析).
2)库存控制用来控制存储物料的数量,以保证稳定的物流支持正常的生产,但又最小限度地占用资本.
它是一种相关的、动态的及真实的库存控制系统.
它能够结合、满足相关部门的需求,随时间变化动态地调整库存,精确地反映库存现状.
这一系统的功能又涉及:①为所有的物料建立库存,决定何时定货采购,同时作为交与采购部门采购、生产部门作生产计划的依据.
②收到订购物料,经过质量检验入库,生产的产品也同样要经过检验入库.
③收发料的日常业务处理工作.
3)采购管理确定合理的定货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储备.
能够随时提供定购、验收的信息,跟踪和催促对外购或委外加工的物料,保证货物及时到达.
建立供应商的档案,用最新的成本信息来调整库存的成本.
具体有:①供应商信息查询(查询供应商的能力、信誉等).
②催货(对外购或委外加工的物料进行跟踪).
③采购与委外加工统计(统计、建立档案,计算成本).
④价格分析(对原料价格分析,调整库存成本).
4.
人力资源管理模块人力资源近年来被视为企业的资源之本.
于是,人力资源管理,作为一个独立的模块,被加入到了ERP的系统中来.
它与传统方式下的人事管理有着根本的不同.
主要包括人力资源规划的辅助决策、招聘管理、工资核算、工时管理等.
(1)辅助决策对于企业人员、组织结构编制的多种方案,进行模拟比较和运行分析,并辅之以图形的直观评估,辅助管理者做出最终决策.
制定职务模型,包括职位要求、升迁路径和培训计划,根据担任该职位员工的资格和条件,系统会提出针对本员工的一系列培训建议,一旦机构改组或职位变动,系统会提出一系列的职位变动或升迁建议.
进行人员成本分析,可以对过去、现在、将来的人员成本作出分析及预测,并初级会计电算化124通过ERP集成环境,为企业成本分析提供依据.
(2)招聘管理人才是企业最重要的资源.
优秀的人才才能保证企业持久的竞争力.
招聘系统一般从以下几个方面提供支持:①进行招聘过程的管理,优化招聘过程,减少业务工作量.
②对招聘的成本进行科学管理,从而降低招聘成本.
③为选择聘用人员的岗位提供辅助信息,并有效地帮助企业进行人才资源的挖掘.
(3)工资核算能根据企业跨地区、跨部门、跨工种的不同薪资结构及处理流程制定与之相适应的薪资核算方法.
与时间管理直接集成,能够及时更新,对员工的薪资核算动态化.
通过和其他模块的集成,自动根据要求调整薪资结构及数据.
(4)工时管理根据本国或当地的日历,安排企业的运作时间以及劳动力的作息时间表.
运用远端考勤系统,可以将员工的实际出勤状况记录到主系统中,并把与员工薪资、奖金有关的时间数据导入薪资系统和成本核算中.
3.
8.
5ERP与会计软件的关系总的来说,会计软件是ERP软件的一部分,但这里面又分为多种情况,使它们之间又存在很大差别.
就小单位来讲,财务软件也就是指账务、报表、工资、固定资产等最基本的模块,一般称为会计核算软件.
在规模稍大一点的单位,则要用到进销存模块和应收应付模块的软件,但这里的进销存主要还是立足于财务角度,一般把账务、报表、工资、固定资产、进销存、应收应付等一起叫做财务软件或会计软件.
ERP软件则还要包含生产制造等模块,ERP软件也称为企业管理软件等.
实际上,独立的会计软件和ERP软件在设计思想、功能、技术、实施、应用、维护等方面存在很大不同,对管理的提升也大大不同.
下面就主要方面进行说明.
(1)从ERP软件的发展来看,分为两种情况.
一种是首先作生产管理方面的软件,然后引入会计软件,形成ERP软件.
另一种是先作会计软件,然后再扩展到生产管理等模块,形成ERP软件,如用友、金算盘等就属于这类.
(2)从范围上看,财务软件是ERP的一部分.
ERP软件一般按照模块可以分成财务管理、销售管理、后勤管理(采购管理、售后服务管理和库存管理)、生产管理和人力资源管理等.
因此ERP涵盖的管理范围比会计软件广,它对企业的整个资源进行有效的整合,使企业的资源能够得到最有效的利用.
会计软件是ERP中的一个第3章会计电算化的基本知识125组成部分,可以单独使用或与其他模块紧密集成使用.
(3)从工作的原理来看,会计软件因为主要是针对企业业务进行核算和管理,因此核算前提是对各项业务单据编制凭证手工输入系统,系统再进行汇总和分析.
会计人员大部分的时间仍然要面对烦琐的凭证录入工作而无法将时间用在管理工作上.
而ERP中企业的业务是以流程为导向,会计模块通过ERP中的自动凭证制作系统将这些流程紧密集成在一起,针对不同的业务类型自动触发会计业务事件,而这些会计业务事件对应的凭证已经预先定义会计科目和相关参数,所以当业务发生时,系统自动产生会计凭证,并自动记录有关账簿.
会计人员的工作内容就是对这些凭证进行审核或由系统自动审核,这样就大量地减轻了会计人员的工作量,以便将时间集中在管理工作中.
(4)从会计软件与ERP的核心来看,财务软件的核心是总账,以此为中心设置了许多分类账,如往来账、存货账、销售账等,它从财务的角度将企业的活动资金化.
财务信息十分重要,它是经营的成果数据,体现了一个企业的业绩和价值.
财务信息的"结果"来源于供、产、销等活动.
制造企业的核心价值是将低价值的原料通过生产加工,产出较高价值的符合市场需求的产品,通过市场的分销渠道以适当的营销方式使用户接受其产品.
制造企业通过物流的增值来体现自身的价值,围绕整个物流增值过程的供应链管理的核心基础是产品的属性(有关生产、计划、成本、财务、库存等)、产品的结构和产品的生产工艺.
ERP软件正是以此为核心,进行整个供应链的管理和规划,并通过凭证接口等方式与财务集成,将供、产、销等业务数据及时、准确地转化为会计上所需要的信息,从而对企业的经营过程进行控制.
(5)从功能上来看,目前会计软件主要是以核算为基本目的,从表面上已经能够满足企业的会计核算要求.
但是从深层次和管理角度上来看,管理人员或决策高层更需要的是对各项业务进行的分析.
如通过财务提供的销售收入、成本和销售毛利希望能从多角度(如客户类型、产品、销售流向区域、销售部门、业务员业绩、计划等)来分析销售情况,如果单纯从会计数据加工就无法完全满足要求.
ERP软件则是以业务流程为导向,因此各种发生的会计数据能够与业务联系在一起,在分析时就能够与业务联系起来,进行不同层次的分析.
(6)从实施角度看,会计软件实施相对较为简单,一般是开发商的分支机构或代理实施,或者用户直接实施,实施周期也短,一般一个月或两个月就可完成.
而ERP的实施则很复杂,一般由咨询服务机构等第三方进行实施,实施时间少则几月,多则半年、一年甚至几年,实施费用很高,甚至往往超过购买ERP软件本身的费用.
从实施的风险看,会计软件由于规范性较强,变化相对较小,所以实施的成功率很高,一般只存在应用深度问题,而不存在无法应用的问题.
但ERP软件则不同,由于涉及企业的各种业务,而且关联性非常强,业务的变化往往引起整个应用模式的变化,实施的风险就很大.
就算是现在应用起来了,由于市场、业务、管理的变化初级会计电算化126也可能导致ERP软件无法运行下去.
当然ERP软件也在发展,如以平台等具备良好二次开发和定制的软件,则能够较好地动态地适应客户不断变化的需求,使软件适应管理的变化和发展.
在实施中遇到的阻力也不同,由于会计制度很规范,涉及的部门、人员较少,在实施过程中遇到的阻力不大.
但ERP的实施在调研、培训、实施过程中将遇到很大的阻力,因为ERP涉及企业内部的诸多部门利益,甚至涉及一些部门的存在,还需要企业内部的业务流程重组,实施甚至因为这些原因而中途夭折.
(7)从应用角度看,会计软件一般是区间性要求,如一天、一月、一年,而ERP软件则是实时性要求.
如生产是24小时的连续生产,则要求各环节也要求同步.
在实际应用过程中对人员的要求也不一样,会计软件涉及的人员较少,要求操作人员对计算机和自己的业务比较熟悉就可以了.
而ERP涉及的基本上是整个企业的员工,还要求使用者对企业的整体情况有所了解,才能实现内部的协同工作.
在应用成本上,会计软件应用费用主要是消耗材料和较少的服务费.
而ERP软件一般要按年收取软件更新费用,服务费用也比会计软件高得多.
从不同的角度可以分析会计软件与ERP软件的异同,在具体工作中还要结合自己的应用深度、规模大小、使用的软件情况不同来做更深入分析,以适应从会计软件到ERP软件的转换.
复习思考题1.
什么叫会计软件它分为哪几种类型2.
结合实际,谈谈选择商品化会计软件主要应当考虑哪些因素.
3.
硬件设备和系统软件选购原则是什么4.
会计电算化后如何设置组织机构和岗位怎样建立会计电算化岗位责任制5.
会计软件实施流程的基本步骤是什么6.
计算机替代手工记账后的管理分为哪些方面如何进行相关的管理7.
ERP软件和会计软件的区别与联系主要有哪些