项目文档管理项目文档管理的项目文档管理的概述

项目文档管理规定有哪些

原发布者:湖南正尚管理有限公司 项目文档管理规范1.文档说明在项目实施过程中，由于项目实施的复杂性，多方人员参加以及时间跨度等因素，所以有关需求、建议、解决方案和结论都必须文档化、标准化，以便查阅和引用。

本文档为XXXXX项目所有文档的规范要求，项目组所有正式提交文档和过程文档都按本规范执行。

2.总则控制的文档范围实施文档应作为项目成果的一个组成部分，需要收集项目文档并纳入控制的文档至少应包括：?项目合同及其他商务文档?项目管理文档（包括计划、总结、工作分配、会议纪要等）?客户提交的需求文档、需求变更及批准文档?项目实施调研文档?项目实施过程文档?项目解决方案文档?培训文档?其他文档文档规范主要内容文档管理主要包括：?文档分类、编码和命名标准?文档版本控制?文档格式要求?文档的提交和批准程序?文档的存档3.项目文档分类、编码和命名标准项目文档分类项目文档编码规范项目文档编码规范为：KH_MCP_XX_XX_XXX编码含义为：客户_管理咨询项目_文档分类_文档子类_流水号，若文档不分子类，则分类后直接加流水号举例：本文档的编码为：KH_MCP_00_001项目文档命名规范?所有项目文档标题按以下规范命名：项目+文档主题+文档性质，如本文档的标题为：项目文档管理规范，文档主题为文档管理，文档性质为规范?所有项目文档的电子文档命名规范为：文档标题+版本号，如本文档的电子文档名称为：文档管理规范v1.0文档版本管理?文档完成第一稿时，起始版本为v1.0，在文档未完成第一稿之

请问项目文档（word）是怎样做的？（随便什么项目都可以）

文档管理制度 文档管理制度 一、职能部门文档资料管理： 1．职能部门文档资料管理范围：公司内部重要文件；公司对外往来的各类公文；公司内部重大活动、事件记录；物业管理相关条例、政策、法规；管理人员档案；重要资料及文档资料的电脑备份等。

2．文档资料收集及整理：行政部负责文档资料的统一登记、编号、归档，并编制存放目录索引，档案存放应有明确标识，以便查找，并保证政府公布之各类相关条例、法规的有效性。

(1)物业管理相关政策、法规：行政部内勤负责每天从报刊杂志及政府来文中剪辑，统一归入条例、法规类文件夹，并每季度核对或动议更改《重要资料一览表》汇德/ZY4.2.3-01文件。

(2)公司内部重大活动、事件记录：重大事件通常包括：国家、省、市领导来访接待；公司领导重要活动；招投标项目及委托管理、代理等业务的开展；重要管理活动的开展及重要管理举措；公司所获国际、国家、省、市级颁发的各项荣誉、奖励；公司内部发生的重大质量事故等。

由行政部内勤负责每月月底编辑公司内部重大事件，报行政部经理审批后，统一归入重大事件类文件夹； (3)重要资料：由行政部内勤负责收集，主要包括：公司营业执照、资质证书、荣誉证书等。

(4)公司及本部门重要文件，主要包括： A、以公司或本部门名义发出的文件。

B、质量体系文件。

C、行政管理制度汇编。

D、公司会议纪要。

F、以公司名义签定的各类合同、协议书、意向书等。

G、各部门呈报的工作计划(年度／半年度工作计划、筹建计划、经营活动计划)、总结(年度总结、活动总结等)、申请(采购申请除外)、报告及管理规章制度等。

(5)公司对外往来的各类公文：主要包括政府部门往来文、上级公司往来文、相关业务单位往来文、外来商函及复函等。

(6)人员档案：行政部负责全公司人员档案登记和管理，档案内容包括甄选表或个人简历、体检表、相关岗位证书复印件等。

3、文档资料查阅或复印：物业管理政策、法规及重要资料的查阅或复印，需在行政部办理登记手续；各类文件的查阅或复印需填写相关记录，并经行政部经理批准后，方可查阅或复印。

4、文档资料的报废：根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需填写《文件销毁申请单》汇德/BG4.2.3-03，报行政部经理批准后销毁。

二、各部门文档资料管理： 1、各部门文件编制要求见xx 2、各物业服务中心应保管的资料： (1)开发商提供的资料： A．产权资料； B．技术资料(含图纸)； C．竣工资料； D．交接手续及清单等。

(2)部门建立的资料： A．物业资料； B．业主资料； C．出租屋资料； D．车辆资料； E．设备资料； F．员工电子档案； G．收费资料； H．荣誉资料； I．业委会资料等。

3、文档资料收集及整理：各部门须指定专人负责文档资料的收集、登记、编目、归档，并编制存放目录索引，存放应有明确标识，并妥善保管。

4、文档资料查阅或复印：各类文件资料的查阅或复印需进行登记，必要时报经部门负责人批准。

5、文档资料的报废：根据文档资料管理实际需要报废某些文档，需由责任人填写《文件销毁申请单》报经部门负责人批准后，由专人负责销毁。

三、各类文件更改要求： 各类文件张贴或下发后如须更改，必须由原文件签署人审批后，方可执行，并须即刻作废旧文件，同时在新文件上注明“以此文件为准”。

四、各类文件发放要求： 1、文件的发放应办理签收手续。

2、有关公司的重要政策、决议、经营合同(协议书)、人事行政制度、质量体系文件等属机要文件，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。

3、文件通常张贴一周后收回存档，内部管理文件须加强保密工作，禁止外来人员拍摄或抄录。

五、电脑及电子文档管理： 1、各部门应指定专人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。

2、电脑文档须按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类文件，重要文件(xx制度汇编、质量体系文件、合同、协议书、重要会议纪要等)须加密，且以光盘或软盘备份，备份件应交各部门指定人员进行管理。

3、与相关单位签署的合同、协议书及经客户确认的文件，除以电脑文档储存打印原稿外，还必须存档签名文件。

六、剪报管理： 各部门指定人员负责剪报及管理，剪报选材范围主要来源于所有有关物业管理行业的信息；与物业管理相关专业知识；安全、保健小常识；经营管理知识、信息；最新出的各种法规、条例等。

负责根据剪报选材范围分类做好简报编辑工作，编辑时需注明摘自XX报第X版XX年XX月XX日，并以年度为单位进行归档。

七、音像制品管理规定 l、音像制品管理范围： 照片、录音带、录像带、摄像带。

2、照相、摄像要求： 须由指定专人负责拍摄以公司名义组织的重大活动、培训、参观考察内容、重大工程遗留问题、突发事件及公司各部门承办的重大活动等。

3、照片归档要求： 凡公司组织的各类活动照片需统一交行政部存档，各部门自行拍摄的照片须指定专人存档。

行政部须对收集到的各类照片分类进行挑选，选出具代表性的照片，在照片后面注明拍照日期、地点、活动主题，并将每张照片、底片对应编号入册。

4、音像制品归档要求： (1) 凡公司组织的各类活动录音带、录像带、摄像带或其他培训用录音带、录像带及摄像带等，需统一交行政部存档。

(2) 各部门组织的各类活动录音带、录像带及摄像带等需指定专人保管。

(3) 行政部须对收集到的各类录音带、录像带、摄像带进行标识。

并在一周内安排时间观看审核，挑选精彩片段进行转录保存，并须注明时间、地点、活动主题。

(4) 从外购进的音像物品须及时编目归档，并知会相关人士。

各部门外租影带应制定相应管理规定，对放映时间、责任人、音量及内容予以明确规定。

5、音像制品借阅要求： 音像制品的借阅应经行政部经理批准，并办理登记借阅手续。

6、音像制品报废须经行政部经理审批

如何做好项目资料管理工作

姜桂洲, 陈建文 ( 中南电力设计院, 湖北 武汉 430071) 摘要: 本文通过工程总承包项目档案管理的实践, 介绍了在工程总承包项目中相关单位的档案管理职责、管理方式, 文件材料的收集范围以及整理方法, 指出了做好工程总承包项目档案管理工作应注意的问题。

关键词: 工程总承包; 档案收集范围; 管理方法. 中图分类号: TM621 文献标识码: B 文章编号: 1671 9913 ( 2005) 03 0078 03 How to Work Well the File Management in the Engineering General Contract Project JIANG Gui zhou, CHEN Jian wen ( Cent ral Souther n Chi na El ectr ic Power Desi gn I nsti t ut e, Wuhan 430071, Chi na) Abstract: T hough the practice of the f ile management in the engineer ing gener al contract project, this paper expands the duty and the way of the file management of all involve parties, and the collect ion scope and the arr anging method of recor d materials in the engineering general contr act project. Which w ill be helpful to managing the files in the engineering general contract project. Key words: the engineering general cont ract; the s...姜桂洲, 陈建文 ( 中南电力设计院, 湖北 武汉 430071) 摘要: 本文通过工程总承包项目档案管理的实践, 介绍了在工程总承包项目中相关单位的档案管理职责、管理方式, 文件材料的收集范围以及整理方法, 指出了做好工程总承包项目档案管理工作应注意的问题。

关键词: 工程总承包; 档案收集范围; 管理方法. 中图分类号: TM621 文献标识码: B 文章编号: 1671 9913 ( 2005) 03 0078 03 How to Work Well the File Management in the Engineering General Contract Project JIANG Gui zhou, CHEN Jian wen ( Cent ral Souther n Chi na El ectr ic Power Desi gn I nsti t ut e, Wuhan 430071, Chi na) Abstract: T hough the practice of the f ile management in the engineer ing gener al contract project, this paper expands the duty and the way of the file management of all involve parties, and the collect ion scope and the arr anging method of recor d materials in the engineering general contr act project. Which w ill be helpful to managing the files in the engineering general contract project. Key words: the engineering general cont ract; the scope of file collection; t he management method. 随着电力设计行业业务范围的不断扩大, 电力设计院普遍开展了工程总承包工作, 而且所占的业务份额越来越大。

工程总承包的档案内容完全不同于单纯的勘测设计档案, 它除了有保存价值的文件材料自己要留存归档外, 通常在总承包合同中还包含了向业主整体移交工程档案的内容, 因此工程总承包的档案管理有着自己的特殊性。

工程总承包项目档案从收集、归档、整理编目、到妥善保管及向业主移交, 需要总承包商、设计、施工、设备供应、安装、调试、试运行、监理等工程参建单位共同来完成, 它是一项需要各方密切配合的工作, 参与的各方存在着一种互动的关系。

总承包商是建设项目档案工作的组织核心, 对整个项目档案负有组织、协调和指导的责任, 只有总承包商做好参建单位的组织协调和管理, 使他们明确各自在建设项目档案中的责任, 并给予积极配合, 才能保证整个项目档案工作的顺利进行。

现就近年我们参加火电厂工程总承包项目档案工作的实践, 对工程总承包项目档案的管理谈几点看法: 1 总承包商的档案管理职责国家档案局中央档案馆关于认真贯彻落实 * 收稿日期: 2005 05 24 作者简介: 姜桂洲 ( 1945 ) , 男, 湖北人, 高级工程师。

78 档案管理 国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理, 进一步加强建设项目档案工作的通知 中要求: 各建设单位档案部门除做好自身的项目档案工作外, 要负责对参建单位项目档案领导人责任制进行监督。

因此工程总承包商在项目档案管理中负有两方面的职责: 一是对分包商档案工作的业务监督 、指导的职责; 二是档案收集、整理、存档及向业主移交的职责。

( 一) 档案业务监督、指导工作: 1 将工程总承包项目档案工作纳入工程负责人的责任制; 项目文件材料的收集, 管理纳入工程建设计划, 纳入各部门的职责范围和岗位责任制, 并定期进行检查考核; 将档案管理纳入到合同管理之中, 将档案是否移交完整与工程结算挂勾。

2 整个工程总承包项目建立档案管理网络, 建立建全统一的档案管理制度标准和规范; 配备统一的管理软件, 实现档案的现代化管理。

3 监督、指导各分包商, 将工程档案管理工作与工程建设同步进行; 统一执行档案分类办法和档案整编标准。

( 二) 档案的收集、整理、移交工作: 1 指导工程总承包项目各部门收集、整理工程建设的前期文件和有关设备、工艺、涉外、试运行、竣工验收等文件, 及时向档案部门归档。

2 接收分包商文件材料的归档, 并进行审核、验收。

对全部建设项目档案进行汇总整理。

3 按国家有关规定, 在建设项目竣工验收后三个月内向业主移交建设项目竣工档案。

2 工程总承包项目中的文件材料的归档范围和整理方法工程总承包项目涉及面广, 产生文件材料的环节比较多, 因此, 作为总承包商对建设项目归档的内容一定要心中有数, 以保证收集档案的完整性。

同时提交给业主的档案应按电力企业分类办法进行整理移交, 以保证电力企业档案管理的一致性。

( 一) 工程总承包项目中文件材料的归档范围 1 工程管理性文件: ( 1) 与设计、施工、制造、安装调试、监理质检等单位的合同、协议。

( 2) 招标、投标文件。

( 3) 与分包商的来往文件。

( 4) 工程会议文件。

( 5) 工程统计报表。

2 设计文件。

3 采购文件 ( 含订货合同、设备文件等) 。

4 施工文件: ( 1) 开竣工报告; 技术要求、图纸会审、施工记录、施工勘测、岩土试验报告、混凝土、原材料试验报告、基础处理、质量验评等。

( 2) 原材料证书。

( 3) 设计变更、工程联系单。

( 4) 观测记录。

5 安装、调试文件: ( 1) 开竣工报告、技术交底、技术要求、图纸会审、施工组织设计、原材料证书、设计变更、事故缺陷处理报告等。

( 2) 安装、验收记录, 质量评定。

( 3) 交接试验记录、调校记录。

( 4) 系统调试方案、报告等。

6 竣工文件: ( 1) 竣工验收文件。

( 2) 工程遗留问题。

( 3) 竣工验收会议决议、交接证书等。

( 4) 工程决算。

7 试生产文件: ( 1) 启动试运文件。

( 2) 试运行记录。

8 工程监理、质量监督文件。

( 二) 文件材料的整理方法 1 移交业主的档案按原国家电力公司总文档 [ 2002] 29 号文 !火电企业档案分类表 ( 6 9) 大类66 进行整理。

2 以电力设计院为总承包商的工程建设项目向本院归档的文件材料的整理, 按 !电力工程勘测设计科技档案分类编号办法66 执行, 其档案分类编号的基本模式如下: 分类编号办法中未设定工程总承包项目分类代字, 各单位可自行设定。

3 坚持档案工作与工程建设同步进行文件收集工作是档案工作最基础、最重要 79 档案管理 的工作, 也是难度较大的一项工作, 特别是总承包工程子项目多、工程周期长, 一般 2 # 300MW 火电厂施工周期二年左右; 施工安装调试单位多, 有的达几十家, 而且工作交叉多, 你中有我, 我中有你, 工程进程经常要穿插进行; 工程建设中产生的文件庞杂, 客观上给总承包工程档案的收集工作带来了一定困难。

如果等到整个工程竣工时再进行档案的收集, 一起算总账, 恐怕就会积重难返了。

由于有的施工单位先期撤离, 施工现场较乱, 时间长了文件很可能丢失。

为了确保工程总承包项目档案收集齐全、完整, 坚持档案工作与工程建设同步进行是一条切实可行的措施。

坚持同步管理就是要求项目文件的收集, 整理、归档和项目档案的验收, 要与项目的勘测设计、建设施工和竣工验收同步进行。

同步管理要从以下几个方面着手: 从开展工程总承包项目一开始, 建档工作即应开始。

完整的前期文件很重要, 尤其是在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据和凭证作用, 也是工程竣工验收时检查的重点内容之一; 在工程建设各阶段中, 档案的形成、收集、整理都要同时跟上; 工程项目竣工时, 竣工档案的收集、整编、审定工作要与工程竣工验收准备工作同步进行。

实践证明, 为了有效的实现在工程总承包项目中档案工作与工程建设同步, 采取单项工程分步移交的方式是有效可行的, 也就是说某一个单项工程完成后, 及时对该单项工程的档案整理归档。

否则由于时间紧、档案数量大, 集中归档很难保证整理、审核的质量, 造成工程档案的完整率和合格率下降。

4 做好工程总承包项目档案的验收工作做好工程总承包项目档案的验收工作是工程竣工验收的基础。

原国家电力公司 !火电机组达标投产考核标准66 中工程档案是六项考核标准之一, 并明确各项考核项目的考评得分均要求在 80 分以上, 否则达标投产考核不预通过。

为了使所承建的火电机组顺利达标, 做好工程总承包项目档案的验收工作至关重要。

一般各分包商所承建工程形成的档案均由分包商收集、整理并向总承包商归档。

总承包商应认真的按档案管理标准对归档的文件材料进行审查, 审查的重点是: 1 各专业、各阶段档案的内容是否齐全, 应归原件的是否为原件。

2 检查有关责任者的签字、盖章手续是否完备。

3 检查字迹图表质量是否符合归档要求, 是否满足今后计算机扫描等现代化管理的需要。

4 是否按规定的分类方案进行系统化的整理和编目。

总之, 总承包商只有在档案接收时严把验收关, 才能保证在机组达标时档案管理顺利通过考核。

5 工程总承包项目中档案管理应注意的几个问题工程总承包工作在电力设计系统开展时间不长, 工程总承包项目的档案管理也是一个新的课题, 还在不断探讨之中。

从实践中, 我们认为在工程总承包项目档案管理中特别要注意以下几个问题: ( 一) 工程总承包项目初期总承包商一定要把档案管理提到领导议事日程上来, 并要明确一位负责人分管档案工作。

( 二) 要按照国家档案局和行业有关档案管理标准, 制定本工程的档案管理制度, 明确各自的职责、并与经济责任制挂钩, 如: 文件材料未按要求归档, 不进行工程结算等。

( 三) 由于工程总承包项目参建单位多, 且分包商基本无专职档案人员, 因此总承包商应对分包商的专兼职档案人员进行培训, 以提高他们的业务素质, 为以后档案整理、归档打好基础。

( 四) 工程总承包项目要统一规定档案分类办法、案卷格式、档案装具和档案管理软件, 以保证整个工程总承包项目档案管理的一致性, 实现档案管理的标准化。

80 档案管理

项目文档管理的文档管理在项目进程中的重要作用

作为管理完善的项目文档，管理者完全可以依顺它的轨迹看清整个项目进展的脉络，同时通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控。

制定一套完整有序的项目文档管理规定十分必要，其作用有以下6个方面。

其一，它是项目管理者了解开发进度、存在的问题和预期目标的管理依据。

第二，大多数软件开发项目会被划分成若干个任务，并由不同的组去完成。

文档管理则是不同小组任务之间联系的重要凭证。

第三，可提供完整的文档，保证了项目开发的质量。

第四，项目文档是系统管理员、操作员、用户、管理者和其他相关人员了解系统如何工作的培训与参考资料；第五，项目文档将为系统维护人员提供维护支持；第六，项目文档作为重要的历史档案将成为新项目的开发资源。

现在大多数金融、通信企业为了更好的服务客户、准确掌握自身数据，都在不遗余力地建立数据仓库系统。

企业数据仓库(EDW)从筹建项目组到软件开发建设再到系统上线维护，基本涉及了软件项目建设的所有环节，对文档管理提出了比较全面的要求。

以下就EDW建设为例做作进一步探讨。

首先要借助VSS软件建立项目文档管理服务器以保存所有的项目文档。

其次，项目保存的文档要涵盖项目管理、项目调研、项目开发、项目应用、系统管理、系统测试验收、项目培训、版本控制、数据质量管理、用户手册、系统上线等整个项目周期。

然而从项目管理者的亲身体会来讲，这些文档的保存往往是混乱无序，无法快捷地获得所需信息。

究其原因，项目组在系统开发过程中虽然重视了文档的保存，但却忽视了文档的管理。

文档归档没有正式的管理要求，缺少文档提交的依据和规则。

最后是建立文档管理规定。

以EDW项目为例，未建立文档管理的情况如图1所示。

由于没有统一的文档管理规定，项目小组只对自己负责的项目文档熟悉。

此外，无论是项目小组成员还是项目经理都对自己需要的其他文档的保存地点、文档名称等信息缺乏了解，无法及时获取重要文档。

因此，项目经理根本无法从项目文档把握项目进展情况。

制定了文档管理规定后的情况如图2所示。

由于项目文档管理员按照规定对文档进行管理，因此项目经理及小组成员都能快速得到自己所需的各类文档。

同时，项目经理还可以很清晰地透过项目文档把握项目进展情况。

公司的土建文档管理，如何管理啊？

我们公司也是做工程的。

总类就是工程建设吧，其实这也不复杂。

包括以下一部分： 一，工程办公管理：办公管理功能，如文件管理、合同管理、规章制度管理、安全管理、档案管理等。

二，工程前期管理：包括工程设计的跟踪管理、资金筹集管理、工程审批的跟踪管理、工程招投标管理、工程施工的筹备管理等。

三，工程质量管理：包括工程材料的质量、施工操作的监督与管理、成品的检验、质量验收管理、质量公文管理等。

工程进度管理：包括计划、实施过程的检查、监督与控制、计划的协调与调整等。

工程投资管理：包括投资计划、计量支付、投资的变更与控制、贷款、工程结算等。

工程合同管理：包括合同的起草、实施过程及控制、合同变更、合同纠纷与索赔等。

征地拆迁与地方协调管理：包括征地拆迁计划、征地拆迁的报批与跟进、补偿费用的支付、地方关系与协调等。

协作单位信息管理：对设计单位、施工单位、监理单位的相关信息进行管理，内容包括协作单位的基本信息、关键设备、主要人员等管理。

工程科研管理：包括科研计划、科研进度、科研资金、科研设备、科研人员、协作单位等管理。

现在公司用一套叫3Hmis软件在管理。

还有很许细节问题，都可以做到。

土建的话，应该没问题。

项目文档管理的项目文档管理的概述

首先要了解文档管理的行业标准。

目前ISO认证的企业通用管理规范为软件系统开发提供了通用的管理规定和行业标准，它涉及文档管理的整个生命周期。

细分文档的生命周期，一般包括：创建、审批、发布、修改、分发、签收、追缴、归档、废止与恢复这样几个环节。

那么当企业需要按照ISO建立标准的文档管理规范时，将从何入手昵? 对此，首先要将文档分为普通纸质文档和电子文档两类来讨论。

通常情况，在一个项目中都会确定专门或兼职的项目文档管理员。

对于纸质文档，文档管理员只需要关心如何将其较好地分类归档并保存，而之前的各个环节则要由整个项目组共同把握。

就目前业界项目的开发情况来看，电子文档使用较纸质文档更为方便、灵活、广泛。

对于电子文档，我们大可不必头疼如何管理其整个生命周期。

VSS(Visual Source Safe)作为一种电子文档管理工具给我们提供了完整的文档管理功能，它覆盖了文档管理全生命周期各环节的管理要求。

VSS通过客户端/服务器(C/S)架构收集整个项目组成员的各类文档，通过管理员合理规划管理，将电子文档按目录保存并同时提供给整个项目组的不同成员使用。

除了VSS，目前可共享的电子文档软件还有IBM公司的Lotus® Quickr、HFS（Http File Server）、DOC-search（道思奇）、TeamOffice、Microsoft Office SharePoint Server 2007等。

因此对于文档管理，重要的是如何规划并制定出一套适合于自身项目的文档管理规则。