现在企业经常要召开各种各样的会议,有企业内部会议,也有企业外部会议;有定期的例会,也有不定期的临时性会议。
作为企业内部的会议,主要有股东大会、董事会、经理会议和一些业务会等等。
企业外部的会议也很多,如行业开发战略研讨会、联合开发新产品讨论会等等。
会议的筹备工作属于秘书的职责范围。
如上所述这些会议,出席的人员都比较多,而且会议日程要安排得比较紧凑,因此,要保证会议善始善终,收到预期的效果,31会议网建议您要做好以下会务准备。
1、 筹备会议
秘书在筹备会议的时候,要对会议的一些关键地方作慎密的安排,设想可能出现的问题,以及补救的措施。
在筹备会议的过程中,最可怕的是以下两种态度:一是掉以轻心,“上次开会就是在这里开的,没什么问题,这次大概也不会出什么问题……”所以,在开会之前,根本没有想到要去检查一下麦克风、投影仪等这类会议的关键设备是否完好;如果老是这样,非捅出漏子不可!要是捅了娄子,董事长、总经理和其他领导都在场,这个板子打下来,谁也受不了!另一种态度是将就凑合:“时间来不及了,干脆就用上次会议的代表证好了……”如果秘书在筹备会议过程有这两种作风,哪怕是其中的任何一种,会议非出漏洞不可,出了问题,就是秘书的失职。
当然,有些偶然的事故不是秘书能预料到的,但是,秘书作为会议的筹备者,要尽量减少各种事故,至少在主观上不能采取掉以轻心和将就凑合的态度。
秘书一旦接受会议筹备的任务,首先就要把握会议的内容、主题和形式,并着手准备以下几项工作:
确定会议的时间和地点
确定会议的参加人选
草拟会议日程表
起草会议通知
准备会议资料和各种会议用具
2、筹备会议的步骤
公司的司务会、每周一的业务会等定期的例行会议,由于参加人员、会议地点、会议时间基本上是固定的,所以这种例行会议的日程安排、会议用具、签到表也是固定的,因此,对于一般的秘书来说,这种会议的筹备工作并不是很难。
全国政协十一届四次会议日程
3月3日(星期四)
下午3时政协十一届四次会议开幕会
1.审议通过政协第十一届全国委员会第四次会议议程
2.听取贾庆林主席作政协全国委员会常务委员会工作报告
3.听取王志珍副主席作政协全国委员会常务委员会关于政协十一届三次会议以来提案工作情况的报告
3月4日(星期五)
上午9时小组讨论(常委会工作报告和提案工作情况报告)
下午3时小组讨论(常委会工作报告和提案工作情况报告)
3月5日(星期六)
上午9时列席十一届全国人大四次会议开幕会,听取国务院总理温家宝作政府工作报告
下午3时小组讨论(政府工作报告)
3月6日(星期日)
上午9时小组讨论(政府工作报告)
下午3时小组讨论(国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要草案)
3月7日(星期一)
上午9时小组讨论(国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要草案)
下午3时小组、界别联组讨论(有一个以上小组的界别安排联组形式,联系本界别实际讨论政府工作报告、国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要草案)
3月8日(星期二)
上午9时小组讨论(计划报告和预算报告)
下午3时政协十一届四次会议第二次全体会议大会发言
3月9日(星期三)
上午9时政协十一届四次会议第三次全体会议大会发言
下 午 委员休息
3月10日(星期四)
上午9时小组讨论(结合常委会工作报告讨论政协工作)
下午3时政协十一届四次会议第四次全体会议大会发言
3月11日(星期五)
上午9时小组讨论(结合履行职责实践讨论政协工作)
下午3时列席十一届全国人大四次会议第三次全体会议
1.听取最高人民法院院长王胜俊作最高人民法院工作报告
2.听取最高人民检察院检察长曹建明作最高人民检察院工作报告
3月12日(星期六)
上午9时小组讨论(“两高”工作报告和各项决议草案)
10时30分 主席会议
1.听取小组讨论情况的综合汇报
2.审议提交政协第十一届全国委员会常务委员会第十三次会议审议的有关文件
下午 委员机动
3时政协第十一届全国委员会常务委员会第十三次会议
1.通过政协第十一届全国委员会第四次会议关于常务委员会工作报告的决议(草案)
2.审议通过政协第十一届全国委员会提案委员会关于政协十一届四次会议提案审查情况的报告(草案)
3.通过政协第十一届全国委员会第四次会议政治决议(草案)
3月13日(星期日)
上午9时政协十一届四次会议闭幕会
1.通过政协第十一届全国委员会第四次会议关于常务委员会工作报告的决议
2.通过政协第十一届全国委员会提案委员会关于政协十一届四次会议提案审查情况的报告
3.通过政协第十一届全国委员会第四次会议政治决议
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