mergefield如何自动生成准考证和批量打印,请高手们指教

mergefield  时间:2021-06-14  阅读:()

我要做一个借阅证,里边要用邮件合并插入照片,但生成新文档后照片显示不出来,不知道是怎么回事

WORD与EXCEL联袂使用邮件合并可以完成大批量类似信函填写的工作,但若遇到合并照片的要求,却不是单凭邮件合并就能完成的,几经周折,终于找到直接使用WORD功能完成合并要求的方法,记录如下。

一、 准备工作 为了操作的方便,将照片、EXCEL文档、WORD文档存放在同一目录中(并非必要,仅为方便)。

二、 邮件合并 邮件合并的方法比较简单,插入文字域等直观易用,不再多述。

主要就照片的导入作详细解释。

1、 EXCEL表内容如下: 2、 WORD主文档如下: 3、 合并照片到主文档中: 1) 光标移至“照片:”后→插入→域→左边选中域名“IncludePictrue”→在文件名中输入“1”(可任意输入,随后将修改)→确定。

2) 主文档中将出现照片显示位置,点击此位置→按SHIFT+F9显示域代码→拖黑代码中的1→单击邮件合并工具栏中“插入域”按钮→选中“照片”,此时完整的域代码应为:{IncludePictrue “{MergeField”照片”}” * MERGEFORMAT}(如果不同可手工修改)→主文档中按CTRL+A选中所有文本→按F9显示域结果。

如果上述操作确认无误,照片却没有正确显示,请将照片文件的绝对路径加进去,注意:平常路径中使用的”” 必须用“\”代替。

如:{IncludePictrue “d:\photo\{MergeField”照片”}” * MERGEFORMAT}。

特别注意表示路径的一对引号中不能有空格,否则会不显示照片。

提示:SHIFT+F9:显示域代码;F9:显示域结果。

注:完成之后必须要将WORD文件退出重进一下,才能正确显示结果

如何自动生成准考证和批量打印,请高手们指教

工作证上面要求打印每个人的照片。

经过了解,具体工作要求是,打印一批工作证,员工基本信息来自excel表格,包含员工信息的“员工数据库.xls”中的“员工库”表如图①: 员工照片放在e:photo文件夹里,每位员工的照片文件名和编号相对应。

比如张三的照片名就是001.jpg。

马上想到了用Word邮件合并可以批量打印员工基本信息 使用邮件合并也能实现此要求的方法。

实现思路: 使用过邮件合并的人都知道实质上邮件合并使用的是域,那么要想实现照片的自动处理应该从域上找突破口。

在Word中插入图片可以用IncludePicture 域来实现,具体语法为IncludePicture "文件名"。

插入照片的功能解决之后,问题就转换为如何实现自动转换文件名的问题。

而照片的名称为了管理的方便通常都是使用编号作为文件名,这样使用编号域即可解决问题。

那么怎么实现文件名的自动转换呢?方法就是——把两个域嵌套起来! 操作步骤: 1.打开word,从视图菜单选择“工具栏”,“邮件合并”; 2.从邮件合并工具栏上依次选择按钮,设置文档类型为“信函”; 3.单击打开数据源按钮浏览选取准备好的数据库; 4.然后设计主文档、排版、设置纸张,并通过邮件合并插入只包含文字的域,排版结果如图②。

5.下面是关键的一步:就是照片域的实现: 先把光标定位在要插入照片的地方,按Ctrl+F9插入一个域,输入“IncludePicture "e:\photo\”再按Ctrl+F9插入一个域,输入“MergeField "编号"”,光标定位到这个域之后输入“.jpg"”,最后看到的结果应该是: {IncludePicture "e:\photo\{MergeField "编号"}.jpg"}。

6.然后单击合并到新文档按钮,切换到生成的新文档里,咦,怎么照片处什么都没有?不会是上当了吧? 别急,保存生成文件,按Ctrl+A全选,再按F9,哈哈,每位员工对应的照片是不是全出来了。

如图③: 注意事项: 1. Word中IncludePicture 域中文件名的路径用“\”代替“”。

2. IncludePicture域同样支持长文件名。

比如可以写: {IncludePicture "D:\Documents and Settings\Administrator\桌面\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\邮件合并\photo\005.jpg"} 3. IncludePicture域中的文件名路径可以使用相对路径和绝对路径。

比如可以写: {IncludePicture "邮件合并\photo\005.jpg"},文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。

4. 特别注意,引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行,否则Word将找不到图片文件,只会出现一个红叉。

比如不能写成: {IncludePicture " e:\photo\{MergeField "编号"}.jpg"},因为e:前多加了空格。

小结: 实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e:\photo\001.jpg"},插入编号域用的是{MergeField "编号"},而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\photo\{MergeField "编号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求。

拓展: 本文提到的方法既省去了麻烦的程序代码,也不需要一分钱的的共享软件费用。

只要稍加变通就可广泛应用在打印学籍、证件、准考证、档案上。

总体来说,邮件合并的功能,对于需要生成成千上万个格式一样,仅是变更里面某些特定内容的文档是最好不过的方法了。

另外建议用wps进行邮件合并,因为经测试office的word在邮件合并中不支持文本框的插入下一条记录,而wps就可以。

最后提示一下,如果邮件合并到不同的文档中,那么这些图片要正确显示出来,就必须一个一个的打开文档全选后更新域,这非常麻烦,所以请用下面这个宏命令来更新所有文档中的域:“批量更新多个word中的所有域——解决邮件合并后图片不能正确显示的问题”

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