公司级电子邮箱管理规定
主导部门 IT部 支持部门
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审 批 IT部
文档编号 IT-V03
生效日期
公司级电子邮箱管理规定
版 本 发布日期 发布原因Issuance 生效日期Effective Date
1.0 新版本发布
会签批准人Approval(s) 签名Signatures 签署日期Date Signed起草人Editor
IT经理ITManager
VPIT总监IT Dire ctor
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公司级电子邮箱管理规定
1.目的
为进一步规范和加强公司的信息化管理水平体现公司制度、流程、人力资源通知、生产运营等重要信息发布的权威性加强各部门的交流与合作确保员工仅将电子邮件运用于与工作相关的业务并遵守公司相关的规定。
2.范围
本规定适用于公司所有使用邮件客户端的员工以及管理邮箱系统的管理员。
3.定义
电子邮件系统用于提供电子邮件的存取、存储、转发服务的系统我司使用的邮件系统软件为O ffic e
365Exchange server online 2016 。
Microsoft Outlook个人信息管理系统软件包括收发电子邮件、行事历等。是Office365互相搭配的客户端软件。
个人邮件账户员工入职时由邮件系统管理员按照《入职流程》创建的员工邮件账户。业务邮箱账户因某种业务需求而创建的邮箱账户。
通讯组即邮件分发列表可设置包含特定的收件人方便进行邮件群发。
接收域是Office 365组织为其发送或接收电子邮件的任何SMTP命名空间。公司现有Boston-power.com接收域。
通讯薄策略通讯簿策略(ABP)可以将不同公司的用户划分到特定组从而有针对性的提供通讯簿的访问权限。
4.职责和权限包括但不限于
阐述本规定涉及的IT部门角色职责与权限。
4.1 IT部的职责和权限
1、 协助及指导公司级邮箱信息的检索、 备份及归档工作
2、 支持公司级邮箱的新建、更新及维护
3、 协助及指导公司级邮箱日常管理工作
4、 设置公司级邮箱及其权限设置并提供技术支持
5、 负责监控与管理所有相关电子邮件的使用
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6、 负责确保提供电子邮件的可用性以提供相关访问互联网的服务
7、 负责安全策略的统一规划制定终端的技术安全规范定期检查公司终端的安全情况。
4.2邮箱系统管理员的职责和权限
1、 信息部邮件系统管理员负责公司邮件账户的创建、变更、注销邮件系统的收发、存档、安全管理日常邮件系统服务器的维护等。
2、 邮箱系统管理员应根据要求严格执行邮箱系统配置的安全操作规范并确保安全性
5.管理内容
5.1使用电子邮件的目的
Boston-power提供的电子邮件系统目的是为了企业间因生产运营需求的业务往来使用我们的Exchange server Online电子邮件系统就像电话系统一样协助我们进行内部例如与分公司间、企业员工及外部厂商、客户与媒体的沟通。
5.2商业价值
电子邮件是公司商业资源应当仅被用于办公目的。所有包含电子文档中的信息都是Boston-power的财产Boston-power有充分理由依据公司的《保密协议》和当地法律检查任何电子文档。
5.3邮箱的使用管理
密码管理5.3.1
邮箱的使用者绝不得将自己的账户信息及密码泄露给任何人共享密码或使用其他人的密码都属于违反了《用户账号管理流程规定》以及技术信息安全策略。使用者有责任使用密码保护好自己的计算机必须遵循正确的保护方式以便其他人除非拥有账户否则无法连接到相应的数据、工作站或网络。无论如何使用者有责任管理好自己的邮箱账户因使用其账户而产生的责任均应有其负责。建议员工每90天更换一次密码并根据《用户账号管理流程规定》中的“用户密码管理”方式变更其账户密码。
安全规定5.3.2
?Boston-power的员工不得通过邮件系统发送或是转发包含具有攻击性、猥亵的及可能系违法内容如违反著作权法信息的电子邮件。
?为规范公司邮件使用规范和避免垃圾邮件的产生Boston-power的员工不得将自己的邮箱地址注册第三方社交论坛、微博、淘宝购物、移动A PP或文档订阅等作为客户端授权或收取与发送邮件。
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?Boston-power的员工应对其经公司电子邮件账户而发送或是转发的邮件内容负责。因此在某些情况下还应符合与之发生商业往来的其他人所在地区或国家政策法律规定。?发现疑似病毒或垃圾邮件禁止双击或打开邮件附件如确认为病毒或垃圾邮件可按“Shift+Del”将邮件直接删除无法自行解决或不确定的请直接与IT Helpdesk工程师联系并协助解决。
?未经公司相关人员授权的情况下严禁外发包含公司商业机密的邮件确因工作需要外发包含公司涉密信息的邮件发件人必须先经部门分管领导审批同意绝密级别信息需经公司VP级别以上领导审批 并将涉密信息做加密处理和设定过期时间处理后方可外发未按规定外发涉密信息的追究违者的法律责任
注释
1)公司商业秘密包括但不限于保密文档、软件代码、邮件系统内容、通讯录信息
2)公司涉密信息的密集参考《保密制度》
账户管理5.3.3
公司邮件账户的管理1)
?公司邮件账户有IT部邮件系统管理员统一创建邮件账户的命名规则详见附件。?公司邮件账户仅限工作用途不得用于私人事务不得因非工作原因将公司邮件账户公开在外部Internet 参考本规定中的5.3.2节《安全规定》 。
?公司所有邮件账户仅限用户本人使用禁止将本人账户转借他人或借用他人的邮件账户进行收发邮件。
?为防止邮箱被盗所有员工建议在每季度最后一周定期修改个人邮箱的账户密码因邮件账户密码泄露造成的后果由员工自行承担参考本规定中的5.3. 1节《密码管理》
注释公司邮箱账户与域账户为同一账户可在登陆公司电脑时按“Ctrl+A lt+Del”键点击更改密码。
2)个人邮件账户的生命周期管理
?申请个人邮件账户的申请有人事部门在员工入职前邮件告知IT邮件系统管理员参考已发布的《波士顿入职IT处理流程规定》进行申请开通。
?变更员工在公司内部调动或职务变动时邮件系统管理员依据人力资源专员通知或公司发文调整该员工的邮件账户所属通讯组邮件账户的用户名保持不变。
?注销员工离职时邮件系统管理员依据“员工离职流程”对邮件账户保留3个月并将该邮件账户设置转发到其直接领导(或由直接领导指定的工作交接人)的邮件账户。到
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个月的期限后将该邮件账户删除。
?禁用邮件系统管理员检查3个月未使用邮件或确定其邮件账户发送大量的垃圾邮件时则电话通知其邮件当事人或直属领导告知其原因如在约定的时间内还未使用邮箱则将该邮箱账户禁用直至账户删除。
3)业务邮件账户的生命周期管理
?申请公司各部门申请业务邮箱必须说明用途和指定专人负责并经部门分管主管及信息部IT总监审批同意邮件系统管理员开通账户并做好登记备案工作。
?变更公司各部门的业务邮箱的管理人变更时并经过直接领导或部门分管主管需及信息部IT总监审批同意通知IT邮件系统管理员进行登记调整。
?注销
公司各部门业务邮箱需注销时应及时通知信息部邮件系统管理员
对于长期超过3个月无人管理的业务邮箱邮件系统管理员有权直接删除收发管理5.3.4
?公司统一使用o utlook客户端收发邮件。
?为避免公司邮件域名被列入黑名单不得使用公司邮箱长时间对外发送广告邮件如因个人邮件使用原因造成公司邮件收发问题将通知其直接上级并在公司做通报。
?邮箱初始容量为50G,单封邮件大小限制为35M如需要发送较大附件建议将文件压缩拆分后分开发送单日情况下本域内用户收发邮件不限制次数发送域外邮件时限制每天最多200封。
?基于公司内外部网络带宽因素如需群发邮件建议发件人将群发邮件中的附件大小控制在10M以内超过10M附件的邮件应只发送内网链接地址及内容简介附件内容放置在内网文件服务器、内部站点 严禁群发与工作无关的邮件。
存档管理5.3.5
?基于安全策略的考虑使用2年以上的邮件用户历史邮件会自动存档在云端所有员工在每月最后一个工作日检查邮箱邮件存量防止邮箱超过限额影响使用如需要将云端邮件存档库下载至本地PC时请与ITHelpdesk工程师联系并予以技术支持。?禁止将个人存档邮件文件拷贝至非公司电脑。
6.参考文件
6.1 《用户账户管理流程规定》
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6.2 《信息安全事件管理程序》
6.3 《保密制度》
6.4 《波士顿入职IT处理流程规定》
7.更改历史记录
新版本发布
8.附则
本规定由IT部每年复审一次根据复审结果进行修订并颁布执行。本制度的解释权归IT部。本规定自发布的日起生效凡有与该规定冲突的以此规定为准。
9.附件
邮件账户命名规则
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