档案怎么接受离线文件

ICS03.
160A14备案号:44958-2015DB22吉林省地方标准DB22/T2237—2015质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作及管理规范Standardsofelectronicfilespreparationandmanagementforadministrativepunishmentinqualityandtechnologysupervision2015-02-01发布2015-03-01实施吉林省质量技术监督局发布本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印DB22/T2237—2015I前言本标准按照GB/T1.
1—2009给出的规则起草.
本标准由吉林省质量技术监督局提出并归口.
本标准起草单位长春市标准研究院、长春市标准化协会.
本标准主要起草人:刘天琪、孙佳纯、曹楠、庄茜、郭彬、董建、张晓明、刘涵、庞光伟.
本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印DB22/T2237—20151质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作及管理规范1范围本标准规定了质量技术监督行政处罚案卷电子档案制作的基本要求、分类、制作、交接、归档、存储、保管、查阅、销毁.
本标准适用于各级质量技术监督行政处罚案卷电子档案(以下简称电子档案)的制作和管理.
2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的.
凡是注日期的引用文件,仅所注日期的版本适用于本文件.
凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件.
GB/T15418档案分类标引规则GB/T18894—2002电子文件归档与管理规范DA/T13档号编制规则DA/T18档案著录规则DA/T19档案主题标引规则DA/T22归档文件整理规则DA/T31—2005纸质档案数字化技术规范DB22/T2236质量技术监督行政处罚案卷纸制档案制作及管理规范3术语与定义下列术语和定义适用于本文件.
3.
1行政处罚administrativepunishment国家行政机关依法对违反行政管理法规的行为给予的制载措施.
3.
2电子档案electronicarchive在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、移动硬盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的电子文件.
3.
3行政处罚电子档案administrativepunishmentelectronicarchive在行政执法中直接形成的并经数字化设备转化、以数码形式记录于磁带、移动硬盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的档案.
本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印DB22/T2237—201523.
4物理归档physicalfiling把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上,向档案管理机构移交的过程.
3.
5逻辑归档logicalfiling在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案管理机构移交的过程.
3.
6档案交接archivetransferring按照国家规定,档案馆、档案室接收和移交档案的过程.
4基本要求4.
1加强安全保密管理,防止涉密或不开放的电子档案信息泄露.
4.
2建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施,从电子文件形成开始实行全过程管理与监控,及时对有关处理操作进行登记.
4.
3在纸质档案转化为电子档案的过程中,保持全宗、目录、案卷等档案组成单位的完整性,不宜进行随意分割,应避免或减少对纸质档案实体的破坏,最大程度地维持纸质档案的原貌.
4.
4应具备可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性.
4.
5应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求.
4.
6电子档案的真实性、完整性和有效性的保证措施按照GB/T18894—2002中第5章的规定执行.
4.
7归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致.
4.
8具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如果没有纸质版本的,应制成纸质文件或缩微品等.
归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品.
4.
9对具有凭证作用电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章.
5分类5.
1电子档案的分类应与纸质档案相一致.
5.
2电子档案按文件类型分为文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件、程序文件、数据文件.
6制作6.
1工作环境本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印DB22/T2237—201536.
1.
1电子档案的制作现场应具备防火、防水、防潮、防尘、防窃、防鼠等设施.
6.
1.
2电子档案的制作工作场地内不得有吸烟、进食、饮水等可能对档案造成损毁的行为.
6.
1.
3每日电子档案的制作工作完成后,应清理现场,临时存放的档案应类别清晰、码放整齐.
6.
1.
4工作区域采用内部局域网传输交换数据,不得存在对外数据连接方式;未经行政执法机关许可,不得将档案带离工作区域;不得在计算机上连接任何与电子档案的制作工作无关的设备,安装任何与电子档案的制作工作无关的程序.
6.
2前期准备6.
2.
1对拟制成电子档案的纸质档案应进行核对.
6.
2.
2电子档案制作人员与纸质档案管理人员办理档案的交接工作,由移交单位、接收单位填写《档案交接文据》见附录A.
6.
2.
3将纸质档案收集齐全,并依顺序排列,不得将不同案卷的档案混淆在一起.
按照DA/T31-2005第5章的规定对纸质档案进行整理.
6.
3案卷扫描6.
3.
1扫描范围扫描的范围与形成纸质档案要求的范围相同.
6.
3.
2扫描方式、色彩模式、分辨率按照DA/T31—2005第6章的规定执行.
6.
3.
3图像的存储图像存储按照DA/T31—2005第8章的规定执行.
6.
3.
4图像处理6.
3.
4.
1按照DA/T31—2005第8章的规定进行图像数据质量检验和图像的纠偏、去污、拼接、裁边处理.
纠偏后的图像偏斜的角度不得大于0.
5°,裁边处理后的图像四周不得有宽于0.
5㎝的黑边或灰边.
6.
3.
4.
2应通过调整所选择的亮度、对比度、饱和度、色阶平衡等参数类型和力度,使图像达到最清晰效果.
6.
3.
4.
3核对卷内文件的件数及件内文件的页数和影像数,做到不漏扫、不重扫.
6.
4电子档案的整理6.
4.
1应按照本标准第5章规定的分类进行处理,以件为单位按DA/T22的规定进行整理.
6.
4.
2档案分类标引按GB/T15418的规定执行、档号编制按DA/T13的规定执行、档案著录按DA/T18的规定执行、档案主题标引按DA/T19的规定执行.
按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充文件特有的著录项目和其他标识.
6.
4.
3应将著录信息录入计算机形成机读目录信息,建立机读目录数据库.
机读目录信息内容可由行政执法机关确定.
7交接、归档本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印DB22/T2237—201547.
1交接7.
1.
1档案管理机构在接收电子档案之前,应对归档的每套载体及其技术环境进行检验.
7.
1.
2检验项目包括:a)载体有无损坏,是否清洁,有无病毒;b)核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性的审核手续;c)核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;d)排序是否正确,图像质量是否合格;e)对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整.
7.
1.
3档案管理机构应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收.
检验结果分别由移交单位、接收单位填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》见附录B.
登记表一式2份,分别由文件形成单位和档案管理机构保存.
对检验不合格者,应退回形成单位重新制作,并再次对其进行检验.
7.
1.
4对电子档案数据的验收按照GB/T18894的规定执行.
备份数据也应进行检验,内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等.
7.
1.
5电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致.
7.
1.
6符合归档条件的电子档案向档案管理机构移交,移交清单一式两份,交接双方签字后各执一份.
电子档案移交不少于二套,一套封存保管,一套查阅利用.
有必要的制作第三套,实行异地保存.
归档完毕,电子档案形成机构应将存有归档前电子档案的载体保存至少1年.
7.
2归档7.
2.
1归档内容电子文件的归档范围应按纸质档案归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据,将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档,对需要长期保存的电子文件,应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录.
7.
2.
2归档时间档案管理部门应在每年六月底前完成上年度行政处罚案卷电子档案的归档工作.
7.
2.
3归档方式与要求7.
2.
3.
1逻辑归档具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施的单位可以实施逻辑归档.
应符合下列要求:a)设定查询归档电子案卷的权限;b)归档电子档案的物理地址存放于指定的计算机服务器上,服务器必须采取磁盘镜像、双机热备份等可靠的备份措施;c)归档的电子案卷要有该电子案卷产生及运行过程的元数据;d)具有安全可靠的防范措施;e)系统设备更新时,应制定严密的数据转换办法;f)档案管理人员应参与设备更新时的数据转换工作,并做好更新记录;g)电子案卷归档后,应及时清理计算机上重复的电子文件;h)凡在网络中予以逻辑归档的电子文件,均应定期完成物理归档.
7.
2.
3.
2物理归档本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印DB22/T2237—20155不具备网络传输条件的单位,其电子档案可采用物理归档方式.
应符合下列要求:a)档案管理机构与电子档案制作机构应一同制定电子档案的归档计划;b)制作机构根据归档计划,在电子档案产生时标注一定的标记;c)将电子档案制作过程中的情况随时记录在相应的案卷中;d)标准推荐采用的载体,按优先顺序依次为,只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等;e)对光盘、移动硬盘、磁带等介质的电子档案应标注查毒和清毒标记;f)按年度、机构、保管期限、文件格式、文件类型、存储载体类型、进行分类;g)编制简要检索工具,其基本著录项目为序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境;h)存储电子文件的载体或装具上应贴有标签,标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等;i)归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态.
8存储8.
1存储内容形成的电子图像、相应的著录信息;由纸质档案扫描成的电子案卷;对纸质档案上没有而补充的著录信息.
8.
2存储方式应根据电子档案数量、利用状况、自身条件等选择相应的存储方式.
在线存储、直接连接存储、网络附属存储、存储区域网络等存储架构中确定一种或几种构建自身所需的存储体系.
8.
3存储介质应采用磁盘阵列或服务器磁盘作为存储介质.
8.
4备份8.
4.
1经验收合格的完整数据应及时、定期进行备份.
8.
4.
2备份载体的选择应多样化,可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份,并注意异地保存.
8.
4.
3备份数据也应进行检验.
备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等.
8.
4.
4数据备份后应在相应的备份载体装具的封面上标注名称、数据的时间跨度、数据量;填写《纸质档案数字化备份管理登记表》见附录C.
9保管9.
1电子档案应由专人负责保管,严格执行管理制度.
9.
2电子档案的管理按GB/T18894的规定执行.
9.
3磁带宜每一年以正常速度绕带一次.
对磁性载体上的归档电子文件,应每4年转存一次.
原载体同时保留时间不少于4年.
本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印DB22/T2237—201569.
4每年应对磁带或光盘等归档载体进行一次抽样机读检验,抽检比率不低于20%,发现信息丢失、失真等问题时,应及时恢复信息,不可恢复时,重新采集.
光盘和磁带每五年重新拷贝一次,原载体应再保存五年.
9.
5每年应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记.
设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行载体转换工作,原载体保留时间不少于3年.
9.
6归档载体不得擦洗、划刻、弯曲、挤压、摔打、触摸记录涂层,防止载体沾染灰尘和污垢,避免阳光直射.
归档载体应作防写处理.
单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压.
9.
7库存电子档案应随着计算机技术和设备的发展更新,同步更新复制.
复制新版后,旧版载体仍需保存三年.
9.
8对电子档案的复制可采用相同载体的原样复制和不同载体的转换复制.
相同条件下,应优先选择载体的可靠性和先进性.
9.
9磁性载体电子档案应每4年复制一次,原载体保留时间不少于4年.
9.
10档案管理人员应及时对电子档案进行登记、建档,档案建目中要注意相应纸质档案的档号,同时建立机读目录.
9.
11由电子档案转换成的纸质档案要及时归入相应档案门类的纸质档案中,按纸质档案管理要求进行管理,并在登记档中注明其所在的载体编号及档案名.
10查阅按DB22/T2236的规定执行.
11销毁按DB22/T2236的规定执行.
本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印DB22/T2237—20157AA附录A(规范性附录)档案交接文据档案交接文据格式见表A.
1表A.
1档案交接文据移出单位名称接收单位名称交接性质档案所属年度年月至年月数量档案类别永久长期短期合计移出说明接受意见移出单位(印章)领导人:经办人:移除日期年月日接受单位(印章)领导人:经办人:接受日期年月日本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印DB22/T2237—20158BB附录B(规范性附录)归档电子文件移交、接收检验登记表归档电子文件移交、接收检验登记表见表B.
1.
表B.
1归档电子文件移交、接收检验登记表电子文件名称:检验项目检验情况载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验排序、图像质量检验情况技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验检验结论:移交人:(签字)接收单位:(盖章)年月日接交人:(签字)接单位:(盖章)年月日注:登记表一式二份,由文件形成单位和档案管理机构保存.
C本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印DB22/T2237—20159附录C(规范性附录)电子档案数字化备份管理登记表电子档案数字化备份管理登记表见表C.
1.
表C.
1电子档案数字化备份管理登记表备份载体名称载体编号载体类型文件特征载体说明硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)操作系统数据库系统设备环境特征软件环境(型号、版本等)相关软件(文字处理工具、文字浏览器、压缩或解密软件等)文件载体型号:数理:备份:文件记录特征载体类型光盘:张磁带:张移动硬盘:张存储方式一件一盘一件多盘多件一盘多件多盘一件一带一件多带多件一带多件多带载体外观检验可靠性检验备份数据检验情况完整性检验形成单位经办人形成时间形成特征地址电话备注本标准仅供内部使用不得翻印本标准仅供内部使用不得翻印